Екатерина Бузукова - Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице

Цикл движения товара в закупочной цепочке закончен.

Важно отметить, что часто между моментом поступления товара на склад и моментом приходования его (т. е. попадания в продажу) проходит иногда от одного до трех (а то и больше!) дней.

По сути, это означает, что товар мы имеем, но получать прибыль от его продажи не можем, т. е. оборотные средства компании заморожены. Опять же при открытой кредитной линии от поставщика мы должны за товар, который еще не поступил в продажу, причем исключительно по нашей собственной вине.

Поэтому суть всех действий закупщика на предыдущих этапах (подготовка товара для внесения его в базу, ввод предварительных данных в систему об ожидаемом приходе и т. д.) – это ускорение цепочки «поставка – оприходование». Товар должен быть оприходован так быстро, как позволяет информационная система, – это оборотные средства компании.

Инструмент: накладные, ТТН, акт приемки, регламент установления претензий при транспортировке груза.

Пример.Внутренняя инструкция о порядке приема товара от представителя поставщика.

Данная инструкция регламентирует прием товара от поставщиков на складе компании.

Инструкция о порядке действий на центральном складе (ЦС) компании «Азимут» при получении товаров от поставщиков

1. Обязанности заведующего ЦС

1.1. Получить от менеджера по закупкам информацию о планируемых поступлениях товара.

1.2. Организовать прием товара по количеству и качеству и оформление документов в соответствии с процедурой приема товара от поставщиков.

2. Действия заведующего ЦС при доставке представителем поставщика товара на склад

2.1. Проверить документы, сопровождающие груз, в соответствии с критериями, указанными в процедуре приема.

2.2. Проверить наличие в базе данных соответствующей приходной накладной. При отсутствии приходной накладной – немедленно связаться с менеджером по закупкам, ответственным за ввод приходной накладной в базу, выяснить причины отсутствия приходной накладной.

2.3. Обеспечить прием товара по расходным накладным поставщика согласно п. 3 настоящей инструкции.

2.4. Проверить полученный товар на соответствие приходной накладной в базе данных.

2.5. В случае отсутствия расхождений – организовать перемещение принятого товара в зону хранения и размещение по местам хранения.

2.6. При наличии расхождений – поставить в известность менеджера по закупкам и действовать согласно п. 3.4 настоящей инструкции.

3. Прием товара по накладным поставщика работниками склада

3.1. Прием товара производят назначенные заведующим складом работники склада.

3.2. Работник склада, принимающий товар, обязан:

– проверить товар по количеству и наименованиям, указанным в накладной поставщика;

– проверить внешний вид товара, отсутствие повреждений и загрязнений упаковки;

– проверить комплектацию товара в соответствии с данными о комплектации, указанными в инструкции по эксплуатации товара (инструкция по эксплуатации предоставляется менеджером по закупкам).

3.3. При отсутствии расхождений по количеству и качеству принятого товара с расходной накладной поставщика заведующий ЦС обязан передать представителю поставщика подписанный лицом, ответственным за прием, 1-й экз. накладной и доверенность.

3.4. В случае обнаружения расхождений по количеству, качеству и комплектации заведующий ЦС или ответственный за прием сотрудник склада не имеют права ставить подписи на накладных поставщика и возвращать поставщику документы. В этом случае представителю поставщика передается акт приема товара, подписанный всеми членами комиссии по приему и заверенный печатью склада. В акте приема указываются все расхождения по количеству, качеству и комплектации товара.

3.5. Акт приема товара также пересылается менеджеру по закупкам по электронной почте.

3.6. Несоответствующий по качеству и комплектации товар должен быть размещен в зоне ответственного хранения в условиях, не допускающих его дальнейших повреждений, до принятия решения менеджером по закупкам о замене товара или возврате товара поставщику.

4. Проверка приходной накладной и размещение товара на хранение

4.1. После приема товара по документам поставщика заведующий ЦС обязан организовать проверку полученного товара по приходной накладной и размещение товара на места хранения.

4.2. Работник склада, выполняющий проверку товара по приходной накладной и размещение товара на места хранения, обязан подписать приходную накладную, подтверждая выполнение задания и соответствие поступившего на склад товара приходной накладной.

4.3. В случае обнаружения расхождений принятого по документам поставщика товара с приходной накладной в базе данных заведующий складом обязан составить акт приема товара и отправить его по электронной почте менеджеру по закупкам для устранения несоответствий приходной накладной.

5. Подтверждение приема товара в базе данных

5.1. После проверки соответствия полученного товара и приходной накладной заведующий складом обязан подтвердить получение товара в базе данных и провести приходную накладную.

5.2. Полученные от поставщика документы с подписью работника склада, принимавшего товар, передаются менеджеру по закупкам.

5.3. На складе должна храниться приходная накладная с подписью работника, проверившего приходную накладную и переместившего товар в зону хранения.

Согласовано:

Заведующий центральным складом _________________________

Начальник отдела закупок _________________________________

Руководитель отдела логистики ______________________________

Пример.Акт приемки товара, являющийся приложением к Инструкции о приеме товара

АКТ № ___

приемки ТМЦ по качеству и количеству

от «____» ________ 200__ г.

Время начала приемки

«_____» _________ 200___ г. «____» час ______мин.

Время окончания приемки

«______» ____________ 200___ г. «_____» час ___ мин.

Поставщик (сдатчик)

___________________________________________________

Приемщик (склад)

______________________________________________________

Причина составления акта

______________________________________________

Комиссия в составе (Ф. И. О., должность):

Председатель _____________________________

Члены комиссии _

_______________________________________________________

с участием представителя, удостоверение представителя поставщика, перевозчика, независимой стороны, (нужное подчеркнуть) № _________, дата «_____» ________________ 200___ г.

Комиссия ознакомлена с инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству.

Комиссия произвела вскрытие вагона (контейнера, автофургона и т. д.) № ___________ и осмотрела