Екатерина Бузукова - Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице

Сотрудники отдела закупок осуществляют закупочную логистику, заказывая товар у поставщика и передавая информацию о заказе в транспортный отдел. Транспортный отдел берет на себя функцию физического перемещения груза от поставщика до складов компании, где по прибытии передает груз в распоряжение склада. Склад осуществляет хранение товара. Отдел оперативного учета берет на себя информационную и распределительную логистику.

Вся информация о движении и поступлении товара передается в отдел оперативного учета [9] Этот отдел может иметь различные аббревиатуры: ОУ (отдел оперативного учета), ОУДТ (отдел управления движением товара), ДОУ (департамент оперативного учета), ОТД (отдел товародвижения) и т. д. Здесь мы будем называть его ОУ. . Если такого подразделения в компании нет, то информационные потоки собираются в отделе закупок – в таком случае менеджеры по закупкам могут выполнять также функцию операционистов (внесение товара в базу данных, оприходование, списание, перемещение по складам и т. д. – подробнее о функционале отдела ОУ см. ниже, рис. 3.1).

Комментарий к данной схеме.Мы встречали множество различных компаний, где отдел закупок также входил в департамент логистики или где склад был отдельной структурной единицей, не входящей в отдел логистики. Какая у компании структура, в данный момент не имеет значения – в данной книге мы не касаемся темы организационного построения компании.

Важно, что существуют различные логистические функции и эти функции могут быть переданы разным отделам. На приведенной схеме обозначен оптимальный вариант структуры, но в вашей компании может быть другая схема.

Кто владеет информацией – тот правит миром.

Информационная логистика представляет собой потоки информации, которые являются связующими нитями всех звеньев логической цепочки (закупка – поставка – приемка – хранение – перемещение – распределение – продажа).

По сути, это нервная система компании. Ее цель – обеспечить нужной информацией в нужное время все звенья логистической цепочки (отдел торговой компании закупок, склады, РЦ, магазины, бухгалтерию, КРО и т. д.). Такой информационный поток генерируется материальным потоком (т. е. сначала происходит поставка товара, и на основе документов все данные заносятся в систему). Информационная логистика отражается в информационной системе, которая и связывает физически все данные воедино.

Рис. 3.1.Возможная схема распределения функций логистики в

Важно учесть при работе с любой информационной системой (независимо от того, с каким именно программным продуктом приходится иметь дело), чтобы она могла обеспечивать движение своевременной и достоверной информации для всех отделов:

✓ многоуровневая система (т. е. наличие различных уровней обобщения информации – от самого общего (направления или класса) до товарной позиции);

✓ аналитика на разных уровнях – необходимо уметь делать аналитические срезы и по товарам, и по складам, и по магазинам, и по поставщикам, и по статусу товара в системе и т. д.;

✓ построение с учетом не только текущих, но и будущих задач (т. е. возможность системы усложнять уровни, добавлять новые срезы по аналитике);

✓ конфиденциальность и различные уровни доступа сотрудников к системе;

✓ возможность дописывать или удалять модули, т. е. адаптивность к ситуации;

✓ согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы кодов и знаков, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и ввод дублирующейся информации).

Рабочим звеном информационной системы могут быть специалисты, которые заносят все данные по товародвижению, – как в составе отдела закупок, так и отдельное подразделение. Такое звено носит название отдел оперативного учета (или менеджеры по оперативному учету).

Почему мы так много внимания уделяем отделу оперативного учета? Потому что эта функция в компании существует независимо от того, выделен ли под нее специальный отдел или сотрудник или нет. Если отдела или специалиста нет, то эту функцию выполняют менеджеры по закупкам (часто выполняют ее не совсем правильно – сказываются нехватка времени и общая нагрузка на людей). В таком случае в компании со значительным товарооборотом в учетной системе наступает хаос: товары вводятся в базу бессистемно, каждый менеджер имеет свое собственное представление о том, как правильно должен быть представлен товар в базе, за правильностью складских операций никто не следит, инвентаризации проводятся неправильно или не проводятся вообще. Последствия очевидны: пересортица, недостачи, злоупотребления, воровство, финансовые и товарные потери.

Поэтому правильно, если отдел ОУ в компании выделен как отдельная структурная единица в составе отдела закупок (особенно если товарооборот в компании превышает 1 млн руб. в месяц) [10] В итоге все зависит даже не от товарооборота, а от количества товаров, которое приходится «перерабатывать» отделу логистики. Как показывает наша личная практика, если число поставок превышает 20 партий в месяц, такой отдел в компании нужен. . Это подразделение становится ответственным за точность и своевременность занесения данных в систему, т. е. за информационную логистику. Это – нервная система всей компании; от ее правильной работы зависит сохранение средств.

Так как все движение товаров требует периодических ревизий и постоянного контроля, то отдел ОУ тесно взаимодействует с подразделением компании, ведущим учет и контроль денежных и информационных потоков (это может быть контрольно-ревизионный отдел КРО или – реже – бухгалтерия или финансовая служба).

Основные функции отдела оперативного учета.

✓ Оформление приходных накладных на товары в информационной системе.

✓ Ведение внутренней документации (акты излишков, недостачи, пересортицы, перемещения на другие склады компании).

✓ Введение новых товарных позиций и закупочных цен в информационную систему.

✓ Расчет закупочных цен после получения информации от отдела закупок.

✓ Подготовка и проводка результатов промежуточных и плановых инвентаризаций.

✓ Ведение и контроль товарооборота на всех складах компании в информационной системе при приходовании прямых поставок на эти склады.

✓ Контроль, координация и консультирование сотрудниками ООУ ведения всех складов в магазинах и филиалах компании.