Юрий Бедулин - Букварь продвинутого продавца, или К демократии через финансовую независимость

Создавая эффективную структуру столь важного для жизнедеятельности сбытового отдела необходимо применять все последние разработки менеджмента в этой области. Как-то тяжело говорить об одном отделе как бы в отрыве от всей редакции. Однако рассматриваемая ниже структура позволяет отделу быть одновременно органическим, родным звеном редакции, и одновременно не столь сильно зависеть от плохого качества продукта. Да и опыт рекламной службы может распространиться на всю редакцию, показывая консерваторам свою прогрессивность.

Сегодня нам знакомы линейно-функциональная, дивизиональная, проектная, матричная и некоторые другие структуры. Матричная структура появилась в 50—60-е годы и вбирает в себя все достоинства выше названных.

Собственный опыт позволяет к основным достоинствам отнести возможность качественного выполнения большого количества различных работ при минимальном количестве профессиональных кадров благодаря гибкости такой структуры к изменениям внутренней и внешней ситуации.

Матричная структура рекламного отдела позволяет:

– благодаря дивизиональному подходу обеспечить основу фактической автономности от редакции по принятию решений и финансовому учету;

– сохранить совместимость с редакцией, имеющей линейную структуру, стыковку функций различных подразделений в редакции;

– создавать временные группы по рекламным проектам без привлечения новых кадров с сохранением качества всех обычных функций,

– легко и относительно дешево расширять численность отдела,

– быстро осваивать новые рынки и услуги в быстроменяющейся среде.

Однако такая структура является самой сложной, порой даже не понятной. Особая сложность может возникнуть в области межличностных отношений. Но при построении команды из малого числа сотрудников, затем ядра из них при увеличении численности и при эволюционном развитии структуры негатив почти не заметен. Наоборот помогает духу команды.

Структура по вертикали прошивается должностными обязанностями и вертикальным управлением по основным рабочим функциям. По горизонтали же она прошивается конкретными проектами или четко детализированными рабочими процессами, которые координирует конкретный сотрудник. Он получает власть и независимость в рамках реализации проекта.

Об этом мы и поговорим ниже, начиная с детального рассмотрения функций, работы отдела рекламы в целом.

Хотелось бы отметить, что построение столь не простой структуры необходимо проводить постепенно, но и не черепашьими темпами.

Определение и детализация рабочих функций

Создание из 5 сотрудников уже упомянутого ранее конвейера, условно конечно, а также организацию для конвейера сложной структуры начнем с определения основных функций отдела рекламы и группировки работ в рамках этих функций.

Функциональная схема и функции отдела

Рис. 3. Последовательность основных функций

Схема основных функций, их последовательность отражена на. Для детальной расшифровки приведенных блоков использовалась нумерация на схеме и соответствующая нумерации приведенных ниже разделов. Основные функции включают в себя вполне конкретные работы, которые можно описать так:

Привлечение заказа:

Выбор потенциальных клиентов на основе систем сбора информации, в соответствии с реализацией проектов:

бывшие,

новые,

текущие,

оптовики;

Подготовка предложений и переговоров;

Проведение переговоров:

ознакомительных, включая изучение вертикали принятия решения,

постоянных-поддерживающих, с рассылкой газет по вертикали принятия решений,

«выламывающих», включая основанные на эксклюзивных предложениях,

оговаривающих характеристики заказа, его оплаты и способы доставки рекламы (с выездом к клиенту, через курьера, по факсу, по E-mail).

Прием заказа:

составление договора;

заключение договора разового или долгосрочного;

прием гарантийного письма с параметрами заказа, текста или макета (распечатка и файлы или пленки) рекламы;

выписка счет-фактуры на оплату по разовому заказу **);

отправка **)или выдача счет-фактуры.

Выполнение заказа:

согласование размещения макета с зам. гл. редактора или редактором;

составление сопроводительных документов для передачи на верстку, включая перечень особых замечаний, непосредственно макеты, файл реестра, файлы макетов, пленки;

передача документов на верстку **);

{верстка} *)контроль качества и соответствия;

{публикация} *)контроль фактической отгрузки.

Выставление счет-фактур:

выписка счет-фактур на отдельные части крупного заказа **),

отправка счет-фактур по факсу и факс-модему **).

Обеспечение оплаты по просроченным платежам:

ведение учета размещенных заказов;

внесение банковской выписки **);

наведение порядка в учете;

контроль и анализ кредитных историй **)по критериям ***)с целью проведения переговоров или отправки напоминающих документов **);

определение фирм (создание выборки) и их сотрудников для контакта по результатам анализа кредитных историй;

работы с фирмами в соответствии с выборкой:

повторное выставление счет-фактур (выписка, отправка),

проведение переговоров с первым лицом в иерархии принятия решений,

подготовка актов сверки выхода и оплаты **),

отправка актов сверки выхода и оплаты **),

продолжение переговоров с определенным лицом в иерархии,

подготовка платежного требования по актам сверки при наличии договора **),

выставление платежных требований при наличии договора **), рассрочка платежа, бартерное погашение задолженности.

Предоставление отчетности и документов в бухгалтерию:

сбор информации от сотрудников или извлечение из базы данных **),

внесение информации в специальные формы или подготовка отчета,

передача лицу в бухгалтерии, ответственному за прием.

Внутреннее управление:

принятие решений и контроль их выполнения для последующего принятия нового решения,

создание благоприятной личностной среды в коллективе,

мотивация сотрудников:

материальное стимулирование,

придание рабочим функциям привлекательности порождающей интерес и инициативность,

определение вклада каждого сотрудника,

анализ выполнения должностных обязанностей,

анализ выполнения поручений,

анализ взаимодействия и межличностных конфликтов,