Юрий Бедулин - Букварь продвинутого продавца, или К демократии через финансовую независимость

– подготовка и распечатка статистических данных деятельности отдела,

– согласование макетов рекламы с заказчиком,

– прочие коммуникации по факсу, почте, E-mail;

– отбор заказов в № по всем видам рекламы,

– вывод статистических данных (в т. ч. финансовых) сотрудничества с клиентами,

– упорядочивание документов, материалов, информации в отделе,

– поддержание порядка на рабочих местах и в отделе,

– ведение подшивок газеты и иной прессы,

– сбор (из СМИ, по телефону и других источников) и фиксирование предварительной (адресно-именной) информации о возможных клиентах,

– расчет показателей деятельности отдела и конкретных сотрудников.

Пример 5. Классификация и последовательность технической работы

1. Подготовка к контактам с клиентами:

– выбор потенциальных клиентов на основе систем сбора информации, в соответствии с реализацией проектов а) бывшие, б) новые, в) оптовики;

– подготовка писем-предложений по заранее определенным формам;

– регистрация результатов проведения переговоров, внесение их в информационную базу данных;

– отправка газет по почте и соответствующая подготовка.

2. Принятие заказа на рекламу:

– составление договора;

– прием гарантийного письма с содержанием макета (файлы, пленка);

– выписка счет-фактуры на оплату;

– отправка/выдача счет-фактуры.

3. Выполнение заказа на рекламу:

– согласование размещения макета с заместителем главного редактора (редактором);

– подготовка документов для передачи на верстку (перечень особых замечаний, непосредственно макеты, реестр, файлы макетов, пленки);

– передача документов на верстку.

4. Выполнение заказа на Classified:

– корректировка информации в базе данных,

– составление сопроводительных документов,

– передача на верстку.

5. Выставление счет-фактур:

– выписка счет-фактур,

– отправка счет-фактур по факсу, почтой, курьером.

6. Обеспечение оплаты по просроченным платежам:

– внесение банковской выписки в информационную систему для верстки;

– наведение/поддержка порядка в учете,

– определение фирм (создание выборки) и их сотрудников для контакта по результатам анализа кредитных историй,

– работа с компаниями в соответствии с выборкой:

а) повторное выставление счет-фактур (выписка, отправка),

б) переговоры с клиентами*),

в) подготовка актов сверки выхода и оплаты,

г) отправка актов сверки выхода и оплаты,

д) продолжение переговоров с клиентами *),

е) подготовка п/т по актам сверки (при наличии договора),

ж) продолжение переговоров с клиентами *).

*)переговоры с клиентами по вопросам оплаты в любой из части – работа повышенной ответственности и аккуратности, поэтому может проводиться только под пристальным контролем менеджера финансовых вопросов и с его разрешения.

7. Предоставление отчетности и документов в бухгалтерию

– подготовка отчетности в отдельных ее составляющих под руководством ответственных за предоставление сотрудников.

В рассматриваемом нами условном отделе всего 5 сотрудников. Нет пока в отделе дизайнеров, курьеров. Потому что в сбытовой политике этого условного отдела не используются аргументы «сделаем хороший макет» и «к вам приедет наш курьер». Но такие должности могут быть в более сложных структурах, например как на стр. () или в составе самой редакции. Пока рассматривается основной минимум из сотрудников ведущих переговоры и выполняющих сопутствующую техническую работу.

Как и говорилось, разложение на составляющие работы отдела требовалось не только для более детального рассмотрения, но и для создания вертикальной структуры с горизонтальной прошивкой, как одной из наиболее эффективных в таких небольших отделах, способных выполнять много творческой работы, гибко адаптироваться, быстро расширяться и развиваться.

Однако несмотря на проверенную эффективность такой структуры, информация о ее создании, равно как и вся книга, являются не более чем только пищей для ума. Не пропустив через себя новый метод, его внедрение не принесет должного результата. А вот наблюдение за своей системой и дозированное добавление в нее новых технологий может стать более эффективной, чем революция в работающей структуре. Даже создавая службу с белого листа достаточно начать с очень простой конструкции и затем постепенно двигаться к созданному в воображении образу.

Исходя из названия «вертикальная структура с горизонтальной прошивкой» стоит так и поступить: вначале построить обычную вертикальную структуру, затем прошить проектами, сформированными из обычных на первый взгляд и дополнительных производственных функций. И только затем подвести под это должностные обязанности в соответствии со штатным расписанием, фактически себя изжившим или низкоэффективным элементом кадрового менеджмента. Так будет достигнуто реальное применение утверждаемых бумаг, которые кроме как для формального учета может ранее и не применялись.

Все, что не вместится в рамки формального учета, может быть оговорено документами внутреннего применения в отделе. Что вполне нормально: как устные распоряжения могут быть разными, так и письменные.

Описывая линейную структура, устанавливаются основные моменты, определяется вертикальная подчиненность. Уже на этом этапе можно построить структуру принципиально отличающуюся от той, которая приводилась на стр. ().

Установив подчиненность как приведено на достигаются ряд существенных моментов.

Рис. 5. Структура отдела рекламы из 5 человек

Отчетливо видно разделение работ, трехуровневая организация, где менеджеры второго уровня руководят сотрудниками третьего уровня. Руководя другими они независимо от собственных взглядов на свои возможности учатся управлению, учатся учить других. Чтобы научить кого-либо необходимо себе отдавать отчет в собственных действиях и умениях, приобрести навыки кодирования информации в доступную другим форму, научиться отчетливо и доходчиво изъясняться, самостоятельно принимать решения и организовывать свою и чужую работу, планировать и достигать намеченного. То есть приобретаются все те навыки, которые так необходимы рекламщику-газетчику.