Маартен Ваннесте - Архитектура делового мероприятия. манифест

Во-первых, мы наладили базовые аспекты – отличный звук, отличный свет, профессиональная сцена и декорации, а также высококачественные презентации. Все это делала команда из 5—6 квалифицированных и узких специалистов технического профиля. Дирк был первым, кто попросил нас в дополнение к 35-миллиметровым слайдам использовать презентации PowerPoint. Я направился прямиком в компьютерный магазин и купил свою самую первую программу PowerPoint версии 2.0.

Кроме внимания к этим базовым аспектам, мы делали много креативных и новаторских вещей. Задолго до появления цифровой камеры мы на месте делали персонализированные сертификаты о посещении с фотографиями участников. В то время мы фотографировали на 35мм-ую зеркалку и отвозили пленку проявителю в город. Фото печатали и быстренько доставляли обратно в отель, после чего печатали полученный документ на красивой бумаге и отдавали на подпись организаторам мероприятия. В конце финальной сессии каждый, кто был там, с восторгом получал сертификат. Большинство людей вешало их в своем офисе на стену как минимум на год.

Другой идеей, которую мы реализовали для Дирка, было использование приветственных записей в Барселоне. Кассета с записью приветственного слова Дирка и музыкальным сопровождением по теме мероприятия проигрывалась участникам во время их поездки в такси из аэропорта в отель. Это был простой и недорогой прием, но какой эффект он произвел! Участники не только были удивлены тем, что на полпути получали сообщение, но и прибывали в пункт назначения воодушевленные и подготовленные, услышав от организатора мероприятия об основных темах мероприятия. Полученный опыт был воодушевляющим (мотивирующий) и информативным (образовательным).

Как только видеомонтаж стал возможен на месте проведения мероприятия, мы начали делать видео для заключительного этапа мероприятия. Интервью с участниками были частью этих видео с самого начала. Вскоре мы уже делали ежедневный новостной выпуск о предыдущем дне – отличный способ пробудиться ото сна и начать новый день. Еще одно практическое применение монтажа на месте проведения заключалось в том, что представитель каждой страны мог записать 30-секундное видео рекламного характера, «продающее» маркетинговые материалы этой страны другим странам. Такое совместное творчество и взаимное обучение было экстраординарным явлением в дни, когда среднестатистический спикер, использующий слайды, отводил на вопросы-ответы 3 минуты, и на этом весь интерактив заканчивался.

«Клуб продвижения продукта» стал еще одним замечательным способом вовлечения и мотивации аудитории, поощрения совместного обучения и стимулирования неформального делового общения. В рамках «клуба продвижения» каждая страна получала стол и панель для демонстрации своих промо-материалов. Через небольшой промежуток времени каждый присутствующий мог открыть для себя замечательные идеи других стран и познакомиться с людьми из той или иной страны. Таким образом реализовывались все ключевые цели:

Обучение: знакомство с интересными идеями других стран и их обсуждение

Нетворкинг: знакомство с коллегами из других стран

Мотивация: возможность для специалистов продемонстрировать свой продукт, поделиться им и быть услышанным.

Это был один из самых ценных моментов мероприятия.

Эти и еще многие другие яркие и креативные идеи были представлены в логотипе мероприятия, который лишь немного трансформировался год от года, сохраняя цвета и основные формы и превращаясь в узнаваемый бренд. Основной целью был определенный уровень продаж к 2000, году и, поскольку первое мероприятие было проведено на Кипре, встречи назвали Olympus 2000 в честь греческого бога и горы.

Основным посылом в течение всех этих лет неизменно оставались «4 C» 3 3 Каждое из четырех слов в английском варианте начинается с буквы С. Прим. пер. : (культура, креатив, целостность, приверженность). Эти четыре слова присутствовали всегда и служили основой при обсуждении всех тем.

Это приводит нас на более стратегический уровень. Дирк организовывал эти съезды как серию мероприятий. У этой серии была конечная цель и даже дата завершения. По каждому съезду создавался отчет о ходе работы, и каждый съезд создавался с четкой ориентацией на конечную цель. Каждый съезд был плацдармом для следующего – так достигался постепенный прогресс. Такое по-настоящему перспективное виденье при создании серии мероприятий до сих пор редко встречается. Само собой, долгосрочное сотрудничество с поставщиками и поддержка руководства были жизненно важными моментами.

Дирк Рейн добился запланированных результатов еще до планируемой даты, а мы горды тем, что были частью процесса, в котором деловые мероприятия действительно были движущей силой и цементом, на котором все держалось. Он совершил переворот в моем сознании, хотя я и осознал это несколько лет спустя. Целеустремленность, энергия и творческие способности Дирка – вот что посеяло зерно концепции обеспечения делового мероприятия, матрицы целей делового мероприятия® и, в конечном итоге, архитектуры делового мероприятия. Если кого и можно назвать самым настоящим архитектором контента делового мероприятия, так это Дирка. И поныне редко можно встретить «инициатора» делового мероприятия, который был бы так вовлечен – всесторонне вовлечен – в анализ, проектирование и реализацию делового мероприятия.

В мае 1998-го Abbit организовала свое первое внутреннее деловое мероприятие под названием X-tra («Экстра»), темой которого стала «Акцент на деловые мероприятия». Это было в тот год, когда мы официально решили полностью сконцентрироваться на рынке деловых встреч и конференций. У нас появилось нечто стоящее, что мы могли предложить, нам нравился продукт, и мы чувствовали, что это жизнеспособный рынок.

Незадолго до этого я решил встретиться с агентствами в районе Брюсселя, который числились среди организаторов конференций в желтых страницах. Одним таким агентством было Nikitra и, ожидая в приемной, я листал бельгийские журналы о деловых мероприятиях и встречах. До этого я понятия не имел о том, что такие журналы существуют, поэтому я тут же подписался, и вскоре был приглашён владельцем журнала Эриком де Риддером (Eric De Ridder) в фокус-группу, посвященную направленности и будущему журнала. Поскольку я был убежден, что деловые мероприятия – это будущее нашей компании, я без колебаний согласился. Там я познакомился с президентом бельгийского отделения ассоциации MPI. MPI (Meeting Professionals International) означает «международное объединение специалистов по организации деловых мероприятий»; это ассоциация, которая в то время насчитывала около 16 000 членов, а на данный момент (2008 год) – более 23 000. Я сразу же вступил в нее, стал членом совета, а три года спустя стал президентом бельгийского отделения. Сейчас я являюсь активным членом, сторонником и спонсором бельгийского отделения. MPI – это крупнейшая международная ассоциация прекрасной индустрии, молодой индустрии. К настоящему моменту MPI функционирует уже около 40 лет, и за это время индустрия существенно выросла, став по-настоящему профессиональной отраслью.