Маартен Ваннесте - Архитектура делового мероприятия. манифест

Пример: Члены конгресс-бюро Антверпена

Эта таблица показывает закономерную лидирующую позицию организаций сферы туризма/индустрии гостеприимства в структуре конгресс-бюро.

Координаторы деловых мероприятий – это специалисты, получившие высшее образование в области управления деловыми мероприятиями, посещающие отраслевые выставки и читающие профильные журналы. Они являются целевой аудиторией отельной индустрии и дестинаций, стремящихся привлечь группы людей в конкретный город или отели.

У координаторов деловых мероприятий непростая работа. В среднем они чрезвычайно заняты, много времени проводят в разъездах и работают в условиях постоянного стресса вследствие бескомпромиссных и критических дедлайнов, с одной стороны, а с другой стороны – вследствие ограничений в бюджете.

Примерно 75% координаторов деловых мероприятий, работающих в фармацевтической отрасли, утверждают, что у них совсем нет или очень мало возможностей влияния на содержательную сторону деловых мероприятий. При этом, однако, их голос имеет большой вес в том, что касается аспектов гостеприимства в связи с организуемыми мероприятиями. Координаторы деловых мероприятий ищут подходящую площадку, резервируют и заключают контракт с местом проведения мероприятия, бронируют номера и билеты, организуют трансфер, питание, кофе-брейки, ищут и бронируют специальные помещения для заключительного ужина, резервируют рестораны для участников в их свободные дни и т. д. И все это для разношерстной группы людей, со всевозможными требованиями и ограничениями по питанию и иными индивидуальными потребностями. А еще есть приглашения, регистрация, оплата, бейджи, администраторы, информационные стойки и т. п.

На международном уровне такая работа требует огромного багажа знаний о культурных особенностях в таких вещах, как еда, привычки, время, этикет, безопасность, перевозка грузов, таможня, финансы и тому подобное.

Многие координаторы деловых мероприятий организуют для своей компании, ассоциации или клиентов большое количество мероприятий подряд. Они разъезжают по миру, чтобы самим осмотреть место проведения и оказать поддержку в организуемом мероприятии. Путешествий в жизни многих координаторов так много, что бесплатная поездка в Лиссабон не слишком их воодушевляет.

Дедлайны для координаторов деловых мероприятий – вещь бескомпромиссная: это означает, что они не могут отложить приветственный прием на день, какова бы не была причина. Дедлайн для возведения нового здания не критичен. Если здание готово месяц спустя, мы все равно его получим. Если деловое мероприятие начинается на день позже, все потеряно. Более того, как правило, те, на кого работают координаторы, – «инициаторы» мероприятия – не отводят им достаточно времени на подготовку. Работа по поиску и переговорам с площадкой, планирование всего того, что должно быть сделано, в большинстве случаев серьезно недооценивается. Вот почему координаторы деловых мероприятий – это специалисты, которые много работают, переключаются между множеством задач, устойчивы к стрессу и дисциплинированы. Почти 75% из них – женщины, судя по данным о членстве в ассоциации MPI. И все их время, внимание и энергия требуется для организации тех вещей, которые связаны с логистикой и гостеприимством одного делового мероприятия за другим. При такой нагрузке кажется естественным, что многие из таких организаторов не ищут дополнительной работы в виде формирования содержания делового мероприятия.

Большинство координаторов удовлетворены тем, что могут сосредоточиться на вещах, относящихся к гостеприимству. Некоторые хотели бы переключиться на содержательные аспекты и заниматься сущностью делового мероприятия, принимать более активное участие в достижении целей мероприятия.

Вот эта вторая категория обладает потенциалом стать теми, о ком вся эта книга – архитекторами делового мероприятия.

Большинство координаторов деловых мероприятий всеми мыслями, а что, вероятно, еще важнее, всем сердцем, привязаны к гостеприимству. Они любят этим заниматься: собирать людей вместе, делать так, чтобы каждый хорошо проводил время, чувствовал заботу – это истинный менталитет гостеприимства, принципиальный для индустрии деловых мероприятий.

Большинство координаторов деловых мероприятий не слишком компетентны в технических вопросах вроде аудио/видеооборудование или ИКТ. Многие координаторы, однако, получают запросы на бронирование аудиовизуального оборудования для делового мероприятия и занимаются этим, поскольку это часть их работы, а не потому, что их воодушевляют микшерные пульты, микрофоны, диммеры, LCD-экраны, интернет кабели, системы для голосования, технологии нетворкинга и прочее.

Не всем нравятся кнопки, и для деловых мероприятий

это хорошо

В таких обстоятельствах производственной или технологической компании сложно иметь дело с клиентом, который, по существу, не сильно ценит технические штуки и всем своим сердцем, и душой предан не заключительной презентации, а ужину из пяти смен блюд. Это нелегкое сотрудничество с продуктом, который представляет собой неосязаемую услугу и который трудно продемонстрировать, в отличие от площадки, помещения для встречи и даже от ужина. Показать, что же такое это заключительное видео, просто невозможно до тех пор, пока не наступит момент заключительной сессии.

В этих условиях вполне естественно и приемлемо, что содержание, цели делового мероприятия остаются нетронутыми организаторами. Инициатор мероприятия, который является директором по маркетингу или продажам, остается один на один с содержанием мероприятия; в некоторых случаях ему помогает специалист по маркетингу или коммуникациям. Многим основополагающим элементам делового мероприятия и вовсе не уделяется внимание: необходимости проектирования программы, выбору подходящих форматов, обучению спикеров, привлечению фасилитаторов, поиску и выбору подходящих инструментов неформального делового общения, максимизации потенциала стадий «до» и «после» мероприятия. Единицы из инициаторов мероприятия действительно отводят время на эти ключевые вопросы, и еще меньше тех, кто может полагаться на полностью компетентных и специализирующихся на этом профессионалов.