Маартен Ваннесте - Архитектура делового мероприятия. манифест

Баланс бюджета должен приниматься в расчет при анализе того, является ли деловое мероприятие деловым или поощрительным мероприятием. Деловое мероприятие, 90% бюджета которого тратится на гостеприимство, скорее, может считаться инсентив-туром.

Для содержательной стороны деловых мероприятий аудиовизуальный материал – это фундамент, основа. Хорошее аудиовизуальное сопровождение – это обязательное базовое правило организации мероприятия. Понимание спикера и возможность читать слайды на экране – обязательны, поэтому аудио/видео – это важнейший компонент для любого делового мероприятия. Многие компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, находятся на первом уровне цепочки создания ценности. Они получают заказ и делают то, о чем просит координатор делового мероприятия.

Второй уровень цепочки создания ценности начинается тогда, когда такая компания задает вопросы (например: «Сколько человек будет в каждом помещении?»), чтобы оценить, сколько потребуется динамиков. На этом уровне наличие компания, занимающейся аудиовизуальным обеспечением, повышает ценность мероприятия.

Высший уровень приводит нас к ключевым целям делового мероприятия. Как только они проанализированы и осмыслены, компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, может порекомендовать использование системы голосования или системы интерактивного опроса, поскольку она понимает, что целью является сбор мнений или обеспечение более активного участия. Эта компания может порекомендовать расходовать меньше средств на шоу-открытие и больше на помещения для отдыха, поскольку ключевой целью является обучение.

Очень немногие компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, способны на это вследствие различных интересов и отсутствия специализации на деловых встречах и конференциях. Компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, похожи на инициаторов деловых мероприятий: они сфокусированы на деловых мероприятиях лишь ограниченное количество времени.

Большинство компаний, осуществляющих аудиовизуальное обеспечение, делают все для всех, так же, как это делал я в 80-х гг. Сначала они продают оборудование и устанавливают его в помещениях для деловых мероприятий, кафе, театрах и т. п. Затем они сдают оборудование в аренду индивидуальным клиентам, таким как диджеи, организаторы дней рождений; тем, кому требуется плазменный экран на выставку, или отелю, которому нужно два флипчарта. Потом они работают на проектах, например, на мероприятиях, выставочных стендах, вечеринках, концертах и да, иногда на деловых мероприятиях.

Среднестатистическая компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, сочетает все эти весьма разноплановые услуги для всех видов рынков и не концентрируется на чем-то одном.

Тип услуги, требующийся клиенту, покупающему оборудование для зала заседаний, сильно отличается от услуг, востребованных в проектах, например, таких, как деловые мероприятия.

Типы микрофонов, необходимые для выступлений на деловых мероприятиях, сильно отличаются от микрофонов, которые нужны диджею или певцу. Если компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, работает на деловом мероприятии, ей нужно приобрести соответствующие микрофоны. Как правило, однако, для стойки спикера используется сценический микрофон, и это приводит к самым разным проблемам. Техник, отвечающий за аудиовизуальное сопровождение, начинает винить выступающего в том, что тот не умеет правильно пользоваться микрофоном, хотя мы все понимаем, что спикер – это не профессиональный ведущий.

Большинство компаний, осуществляющих аудиовизуальное обеспечение, никогда не вырастают больше, чем в небольшую, очень занятую команду, которая во многих случаях просто выживает и будет делать все для всех, чтобы как-то конкурировать с другими подобными компаниями.

Не требуется диплом или сертификат, поэтому любой может открыть такую компанию.

Неподходящее оборудование и отсутствие специализации, естественно, заставляет большинство компаний, предоставляющих аудиовизуальные услуги, работать на деловых мероприятиях недостаточно оптимально. Если, к тому же, координаторы деловых мероприятий меняют подрядчика, осуществляющего аудиовизуальное обеспечение, от мероприятия к мероприятию, то становится трудно наладить даже базовые моменты. В таких обстоятельствах сложно совершенствовать деловые мероприятия с точки зрения их содержательного аспекта.

Деловые мероприятия требуют и заслуживают такого подрядчика, осуществляющего аудиовизуальное обеспечение, который обладает особым набором средств, необходимым деловому мероприятию. Еще лучше, если подрядчик комбинирует все различные навыки и типы функций, необходимые для делового мероприятия – например, креативный дизайн, аудио/видео, ИТ, презентацию, фасилитацию, указатели, фотографию и т. п.

Только те партнерские компании, занимающиеся аудиовизуальным обеспечением, которые специализируются на деловых мероприятиях, нацелены на инновации и настроены на долгосрочное сотрудничество, могут обеспечить процветание и развитие конференции

Деловому мероприятию также необходимо долгосрочное сотрудничество с таким подрядчиком, чтобы добиться стабильности и слаженности в базовых вещах. Только тогда, опираясь на предыдущее мероприятие и постоянное взаимодействие с участниками, оно может совершенствоваться из года в год.

Только те партнерские компании, занимающиеся аудиовизуальным обеспечением, которые специализируются на деловых мероприятиях, нацелены на инновации и настроены на долгосрочное сотрудничество, могут обеспечить развитие и процветание делового мероприятия. Аудио/видео – это тот аспект содержательной стороны делового мероприятия, которой явно есть еще куда расти.

Координаторы более крупных конференций сотрудничают с компанией-оператором или креативным агентством, которое, в свою очередь, заключает контракт с компанией, предоставляющей аудиовизуальные услуги, и другими подрядчиками.

Такие компании-операторы организуют открытие, создают впечатляющие шоу и замечательную атмосферу на заключительном ужине.

Они создают тему и дизайн, а также креативные элементы на основе темы делового мероприятия. Как правило, они используют комбинацию «артисты (например, танцоры) + аудиовизуальное сопровождение (например, музыка и видео; свет и лазерное шоу) + декорации и сцена». Талантливейшие креативные директоры создавали для деловых мероприятий грандиозные шоу-открытия. Когда ключевая цель конференции – произвести впечатление на участников (мотивация), это, само собой, хороший способ потратить средства. Если, однако, конференция в первую очередь обучающая, во вторую очередь ставит целью неформальное деловое общение и только потом мотивацию, нужно дважды подумать и перераспределить те 100 000 евро, которые идут на шоу-открытие.