Маартен Ваннесте - Архитектура делового мероприятия. манифест

Словосочетание «инициатор делового мероприятия» встречается в этой книге примерно 130 раз. Некоторые компании назовут такого человека спонсором или принимающей стороной делового мероприятия; не существует официального названия для этой роли. Этот термин обозначает человека, или, в некоторых случаях, небольшую группу людей, которым принадлежит деловое мероприятие в том смысле, что они принимают решение о том, что такое мероприятие необходимо провести, они владеют бюджетом, и они решают, каковы цели мероприятия. Это инициатор мероприятия, а, следовательно, он решает, быть или не быть мероприятию. Хотя их редко встретишь на профильных выставках, они-то и есть наши главные клиенты. Хотя инициаторы деловых мероприятий не читают наши журналы, и редко являются членами ассоциаций индустрии деловых мероприятий, это они в конечном счете принимают решение о самом нашем существовании.

Инициатор мероприятия решает, быть или не быть мероприятию.

Инициатор делового мероприятия может быть кем угодно. В большинстве случаев он является менеджером по маркетингу, но он может быть и HR-менеджером, и директором по продажам, и управляющим, или занимать ряд других должностей. Ни в одном из этих вариантов роль инициатора мероприятия не является в действительности профессией. В большинстве случаев инициаторы мероприятия – это временная роль, а в лучшем случае, – это сотрудники, нанятые на неполный рабочий день на несколько недель. Иными словами, роль инициатора делового мероприятия – это не профессия. Нельзя пойти поучиться на курсы инициаторов делового мероприятия, не существует журнала «Инициатор делового мероприятия», и нет ассоциаций для инициаторов деловых мероприятий.

С кем говорит инициатор делового мероприятия, запуская очередной проект? С координатором и отделом маркетинга. Координатор с ходу начинает заниматься вопросами гостеприимства, логистическими потребностями участников. Содержанием занимается отдел маркетинга, в котором, в большинстве случаев, также не будет специалиста по деловым мероприятиям. Маркетинг будет отвечать за стиль и атмосферу, дизайн, брендинг, печатные материалы и т. д. Большинство инициаторов деловых мероприятий убеждены, что они знают, каковы цели мероприятия и как их достичь. Они убеждены, что они знают все, что необходимо знать о достижении целей и о проектировании делового мероприятия таким образом, который бы способствовал его целям.

Они тратят сотни тысяч или даже миллионы на деловое мероприятие, полагаясь на свой собственный опыт в качестве временного работника.

Огромное количество людей тратит огромное количество времени на огромное количество планов

Они отвлекают от работы сотни специалистов на несколько дней, при этом получая ограниченную помощь в некоторых аспектах организации мероприятия от не специализирующихся в этом людей. Они выходят к обращаются к самым главным 500 клиентам компании, руководствуясь лишь своим внутренним чутьем, а не профессиональной методологией проектирования. Они используют такой же формат, как и в прошлом году, основываясь лишь на положительных отзывах участников. Вот как это происходит с большинством деловых мероприятий. В марте 2008 я нашел подтверждение этому на примере одной из крупнейших нефтяных компаний, у которой не существовало стандартных процедур для организации содержания делового мероприятия. У них организовано обеспечение для того, что связано с затратами на поездки и проживание, но нет стандартных рабочих процедур (SOP) для содержательной стороны.

При строительстве небольшого склада за полмиллиона долларов любая международная организация будет работать по строгим процедурам, тщательно подойдет к выбору архитектора и строительной компании. При затратах на деловое мероприятие в два раза или более, ни один из этих принципов правильного и рачительного управления не соблюдается.

Мне только предстоит познакомиться с инициатором делового мероприятия, у которого была бы методология для построения мероприятия или процедуры по улучшению содержательной части. Инициатор деловых мероприятий – это временная работа, поэтому как можно винить их в этом?

Инициатор деловых мероприятий – это временная работа

Мой опыт показывает, что как только инициаторы делового мероприятия понимают, что могут получить какое-то содействие, они оставляют свою гордость и с радостью принимают всю возможную помощь. Инициаторы делового мероприятия примут помощь, если увидят структурированный, грамотный и системный подход к построению делового мероприятия, основанного на его целях.

Мне еще не встретился тот инициатор делового мероприятия, у которого все цели его мероприятия были бы расписаны в должном порядке. Большинство инициаторов могут устно описать цель мероприятия – единственную, не множественные. Я знаю, что цели делового мероприятия всегда многообразны, но остаются незамеченными и неизвестными. Пара часов, проведенных в организованно мозговом штурме, позволяет большинству инициаторов обнаружить гораздо больше целей, тех, о которых они никогда не подумали бы. Инициаторы деловых мероприятий нуждаются в помощи.

В чьей? Вот вопрос. Нет никого, кто обладал бы всем знанием и навыками, не говоря уже о наличии стандартизированного процесса, который можно было бы применить к организации в целом. Когда я говорю об этом, некоторые участники, например, ведущие координаторы или профессиональные организаторы конференций, говорят, что это их работа, но при этом соглашаются со мной, что не обладают всеми знаниями для того, чтобы выполнять эту работу профессионально. Я изучаю и работаю над этой темой уже несколько лет и убежден, что едва ли затронул 10% всего того, что существует на самом деле. Необходимо провести массу исследований, просто чтобы обнаружить и собрать все имеющиеся знания и инструменты, которые возымеют эффект. После этого необходимо изучить этот материал, и только затем могут появиться профессионалы, которые будут помогать инициаторам деловых мероприятий контролировать содержание своих деловых мероприятий.

Теперь о том, как нам приходится наблюдать модель странного и чрезмерного расходования средств. Сравним два случая, свидетелем которых я был лично. Одна группа состояла из 950-ти высокопоставленных военных сотрудников, а другая – из 120-ти менеджеров по продукции и сотрудников отдела маркетинга фармацевтической компании.

4 900% разницы