Маартен Ваннесте - Архитектура делового мероприятия. манифест

Координатор делового мероприятия для группы из 950 человек тратит 5 евро в день на человека на все: аудиовизуальные услуги, производство, ИКТ и т. п.

Инициатор делового мероприятия для меньшей группы тратит 250 евро на человека в день, включая декорации, приветственное видео, идеальный набор аудиовизуального оборудования, лучшую технологию для презентации, эффектный свет, замечательную поддержку для спикеров, фасилитацию и так далее. Разница по затратам колоссальна – 4 900%, тем не менее, оба инициатора считают, что хорошо справляются со своей задачей.

Интересное наблюдение в этом случае вот какое: обе группы проживают в одном и том же пятизвездочном отеле в Лондоне, и тратится от 300 до 400 евро на человека в день на пакет участника, питание и гостиничный номер. Обе стороны понимают значение соответствующего уровня гостеприимства для деловых мероприятий, но колоссально расходятся в подходе к разработке и обеспечению целей своего делового мероприятия.

Расчет стоимости на человека в день – это не то, что касается содержательной стороны делового мероприятия. Приветственное видео стоит 5 000 евро и его, как правило, не делят на 120 участников. То, что относится к гостеприимству, калькулируется, предлагается и рассчитывается на одного человека как стоимость за авиабилеты, номер и питание.

Если мы назовем содержание делового мероприятия мозгом делового мероприятия (обучение, нетворкинг и мотивация, в основном, относится к мозговой деятельности), а гостеприимство назовем телом (поездки, ночевки и еда относятся, по большому счету, к функциям тела), то можно проанализировать ресурсы, которые мы отводим телу и мозгу на деловом мероприятии. Для конкретного делового мероприятия, или конкретной компании или ассоциации, баланс будет достигаться на определенном уровне, который подходит этому мероприятию и этой организации.

Мы называем это «предусмотренный бюджетом баланс между телом и мозгом» (BBBBB 7 7 BBBBB – аббревиатура от англ. Budgetary Balance Between Body and Brain. Прим. пер. ).

BBBBB

Сравнивая различные деловые мероприятия, можно увидеть, что на одном мероприятии мозгу не уделяется никакого внимания, и соотношение составляет 90/10, тогда как на другом соотношение достигает почти равного баланса 50/50. Можем ли мы назвать деловым мероприятием то, 90% бюджета которого тратится на гостеприимство? Или мы должны называть его поощрительной поездкой? Каков ваш приемлемый бюджетный баланс между телом и мозгом? Каков правильный баланс, способствующий максимизации потенциала делового мероприятия?

Конечно, все не так черное и белое, как я обрисовал. Прекрасное гостеприимство тоже положительно влияет на обучение, нетворкинг и особенно на мотивацию.

Понятно, что хорошее гостеприимство – это основа. Без этой основы невозможно построить деловое мероприятие. Оно должна быть хорошим, иначе участники начнут день в плохом настроении, и все остальное будет пустой тратой времени. С другой стороны, нельзя забывать о построении равнозначно хорошего мероприятия на этой замечательной основе. Обеим частям надо уделять должное внимание, а для достижения наилучших результатов, ведущих к успешному деловому мероприятию, ресурсы должны распределяться сбалансированно.

Чтобы добиться продуктивности делового мероприятия, необходимо уделять внимание балансу между двумя ключевыми сторонами делового мероприятия.

Я считаю деловую встречу или конференцию наиболее полноценным типом в индустрии MICE 8 8 MICE (англ. Meetings, Incentives, Conferences and Events/Exhibitions) – деловые встречи, поощрительные поездки, конференции и иные мероприятия/выставки. Прим. пер . . Аббревиатура MICE обозначает деловые встречи, поощрительные мероприятия (инсентив-туры), конференции и иные события. Многим англоязычным специалистам не нравится этот термин, поскольку по-английски это множественное число от слова «мышь», а им больше бы понравилась текущая тенденция использовать универсальный термин «индустрия деловых мероприятий».

Я считаю, что хорошее деловое мероприятие содержит в себе все элементы MICE. Элементы действа (E) и поощрительного мероприятия (I) всегда присутствуют в хорошем деловом мероприятии – например, как во время поощрительной поездки с целью стимуляции производительности сотрудников. Инсентив-тур – это интересное место, замечательное помещение, развлечения, вкусная еда. Зачастую это путешествие в экзотические места и размещение в великолепном отеле. Это элементы, относящиеся исключительно к туризму и гостеприимству, призванные в сочетании подарить незабываемые впечатления. В любой хорошей конференции прикладывают все усилия – и пользуются помощью координатора деловых мероприятий – для того чтобы эти элементы как можно более способствовали хорошему самочувствию участников. Хорошее деловое мероприятие в этом смысле является частично поощрительным мероприятием, а, следовательно, побудительный эффект – это одна из трех ключевых целей в деловых мероприятиях, помимо образования и нетворкинга.

Мероприятие-действо – это, как правило, не выездное мероприятие, действие, сосредоточенное на сцене. Группа людей, обычно в рамках одной страны (поэтому не требуется длительных перемещений), собирается вместе на какой-либо площадке для представления, развлекательного действа и презентации какого-то продукта. Постановка, производство и создание особого «опыта» – это основные, центральные элементы мероприятия-действа. В любой хорошей конференции они также присутствуют, в сочетании с приветственной и/или заключительной сессиями. Представление на сцене, впечатляющее шоу или видео на открытии и масштаб – это некоторые из элементов, присутствующие как в развлекательных мероприятиях, так и в первоклассных деловых мероприятиях. Мотивация, опять же, – это самая важная, ключевая цель, которая сочетается с некоторой долей нетворкинга и обучения.

Как реальный участник деловых встреч и конференций, я склонен считать, что поощрительное или развлекательное мероприятие, фактически являются деловыми мероприятиями, у которых отсутствует несколько вещей.

Поощрительное мероприятие – это деловое мероприятие без обучения.

Мероприятие-действо – это короткое деловое мероприятие, которое в основном состоит из развлечений.

Это не значит, что поощрительные или развлекательные мероприятия должны стать деловыми, однако они содержат в себе элементы деловых мероприятий. Деловые встречи и конференции также должны уделять внимание тем своим аспектам, которые относятся к развлечению и поощрению, чтобы стать лучше и полноценнее. Кроме элементов поощрительных и развлекательных мероприятий, деловое мероприятие обладает различными уникальными особенностями, которое и делает его деловым мероприятием. Эти элементы в основном относятся к образованию и нетворкингу, а также, в весьма специфичном виде, к мотивации. Видео на открытии, впечатляющие декорации, замечательное основное выступление, грамотно организованный нетворкинг, подлинный интерактив и участие всех вовлеченных сторон – все это мотивационные элементы.