Александр Смирнов - Практический тайм-менеджмент для топ-менеджеров

– Заметки о прошедших или планируемых событиях;

– Описания ощущений, эмоций;

– Выбор лучшего события дня, недели, месяца, года;

– Выводы, решения.

Дополнительно дневник может содержать:

– Чек-листы (например, сколько выпито бутылок воды, сделано отжиманий или съедена ли с утра «лягушка» – про «лягушку расскажу чуть позже);

– Финансовые траты;

– Идеи, планы;

– Советы (лайфхаки);

– Фотографии.

Теперь необходимо определиться с форматом дневника (бумажный или электронный). Любой из вариантов должен быть удобен для ежедневного использования. Не выбирайте излишне навороченные многофункциональные варианты электронных дневников – чаще всего достаточно самого простого, сохраняющего дату и текст заметки. Однако Вам может понравиться и сложный вариант, позволяющий подгружать фотографии, погоду, смайлики и так далее.

Электронных дневников огромное множество, для всех мобильных платформ; также Вы можете вести дневник в Word, например, или в Excel. Из приложений выделю Day One для iPhone/iPad/MacBook – мне он понравился больше всего своей универсальностью, простотой и широкими возможностями. А также тем, что беспроблемно синхронизируется между всеми iOS устройствами. Как и всё качественное, этот дневник не бесплатен, но своих двух долларов стоит. Самый простой способ выбрать дневник – скачать на смартфон десяток, и попробовать сделать первую запись. Обычно уже после ввода первой записи становится понятно, нравится Вам дневник, или нет.

Если душа лежит к бумажному дневнику – купите ежедневник удобного формата. Обязательно красивый, приятный на вид и на ощупь, чтобы к нему хотелось прикоснуться и чаще открывать, чтобы сделать запись. Мои эксперименты показали, что самым удобным является дневник небольшого формата, умещающийся в кармане, формата А6.

Теперь сделайте первую оптимистичную запись – достаточно короткую. Важный момент – лучше писать по 3 строки ежедневно, чем один раз написать опус на 2 страницы и потом неделю дневник не открывать. Если первая запись будет слишком длинная (а такой соблазн всегда возникает), вторую Вы подсознательно также захотите сделать объёмной. А потом быстро устанете и перестанете заполнять дневник.

Итак, нужна короткая, но обязательно оптимистичная первая запись. Поэтому сейчас самое время сделать паузу, выбрать дневник и сделать первую запись. Сделайте это прямо сейчас, отложите книгу – я подожду!

Для внедрения привычки ежедневного ведения дневника Вам понадобится от 2-х до 3-х месяцев ежедневных записей. Это не самая простая привычка для внедрения, но абсолютно необходимая.

Постарайтесь отмечать в дневнике самые важные, приятные, мотивирующие события. Выбирайте лучшее событие дня и отмечайте его в дневнике. В конце недели выберите лучшее событие недели. В конце месяца – лучшее событие месяца. Это «конкурсы» позволят Вам лучше узнать Ваши истинные ценности и в соответствии с ними определить Вашу Миссию и цели.

Посмотрите замечательный фильм, посвящённый тайм-менеджменту, который называется «Время» (в оригинале «In Time»). В далёком будущем больше нет денег – есть только время, заменяющее деньги. Богач может жить вечно, имея миллионы лет на банковском счёте, а бедняк живёт буквально «одним днём».

Не обязательно вдаваться в хитросплетения взаимоотношений главных героев и политические интриги. Фильм наглядно показывает, какова на самом деле ценность времени, и замечательным образом мотивирует изучать методики повышения эффективности использования времени. После вдумчивого просмотра этого фильма Ваше отношение к ценности времени изменится.

Задание:

Представьте себе, что завтра вдруг бессмертие станет доступным – и часы, дни и года можно будет купить, они будут выставляться на аукционах.

Как Вы думаете, сколько бы стоило это время? Сколько лично Вы были бы готовы заплатить за год жизни плюсом к основному времени? Подумайте об этом.

А теперь представьте, что у Вас, как у главного героя этого фильма, всего сутки времени. Чем бы Вы хотели заняться в течение этих суток? Впишите на следующей странице полный план действий на эти сутки.

Такие размышления чрезвычайно помогут Вам в формировании Вашей Миссии на следующем шаге. Инвестируйте два часа Вашего времени в этот фильм – проведите время с пользой и удовольствием!

Мало кто из тех, кто озаботился попытками повысить эффективность использования времени, сразу признаётся в том, что у него есть свободное время. В 95% случаев человек искренне верит в то, что свободного времени у него нет ни минуты в течение дня, и сократить 12-часовой рабочий день вряд ли удастся. Этот миф необходимо развеять как можно раньше, и самостоятельно убедиться в том, что свободного времени у Вас немало. Необходимо лишь вычислить «пожирателей времени» и ликвидировать их.

А для этого, прежде всего, необходимо определить, чем Вы занимаетесь в течение дня. Этот шаг является обязательным, и без него двигаться дальше невозможно. Ведь пока Вы не убедитесь в наличии временны́х резервов, у Вас не будет веры в то, что можно повысить эффективность использования времени.

Итак, для поиска временны́х резервов необходимо записать, что Вы делали в течение одного стандартного дня. Самый простой способ – положить в карман блокнот и ручку и делать записи в течение всего дня, максимально подробно, по минутам. Как показывает практика, автоматизация данного процесса (вести учёт дня в Excel или в заметках смартфона) только ухудшает результаты.

Необходимо скрупулёзно записать абсолютно всё, что Вы делали в течение дня. Возможно, с первого раза это сделать не получится. Вы будете забывать доставать блокнотик и делать записи. Ничего страшного, на следующий день начните снова. И только после того, как удастся собрать записи за целый день, перенесите записи в Excel и проанализируйте. Подсчитайте, сколько свободного времени у Вас (оказывается!) есть в течение дня. В это невозможно поверить, но – в течение самого загруженного рабочего дня, оказывается, есть время, которое используется непродуктивно.

У Вас должна получиться так называемая «фотография дня», на которой будут видны все пожиратели времени и резервы времени.

После того, как Вы зафиксировали стандартный рабочий день, сделайте то же самое с выходным или праздничным днём. Отметьте, какое количество временны́х резервов у Вас есть в течение стандартного рабочего дня, в выходные. Далее это Вам пригодится.

Хотелось бы сразу отметить, что далеко не всем нужен тайм-менеджмент (сюрприз!). Если Вы и так всё успеваете, что запланировали, и ещё остаётся куча свободного времени, то никакой тайм-менеджмент Вам не нужен. Более того, для некоторых профессий тайм-менеджмент чрезвычайно вреден! Представьте себе художника, который поставил себе жёсткий дедлайн по сроку готовности картины, избегает перфекционизма и применяет другие модные ТМ-практики. Вряд ли он создаст шедевр.