Александр Смирнов - Практический тайм-менеджмент для топ-менеджеров

Впрочем, если бы Вас не интересовало повышение эффективности использования времени, вряд ли Вы бы начали читать эту книгу…

Нашу жизнь окружает множество процессов, поглощающих наше время, но мы эти процессы часто не замечаем. Без выделения этих процессов невозможно выстроить эффективную систему управления временем.

Иногда эти поглотители времени находятся у Вас на виду, и Вы будете поражаться тому, какое количество времени занимают совершенно ненужные Вам процессы.

Поясню на примере: что может быть лучше, чем выпить с коллегами по чашечке кофе? Это и отдых, и переключение, и времени занимает совсем немного… Однако, если Вы подсчитаете, сколько времени может занять безобидное «кофепитие», Вы можете ужаснуться.

Во время работы в ТНК-ВР у нас была традиция с коллегой спуститься пару раз в течение дня в кафетерий на втором этаже и выпить кофе. Давайте рассмотрим тайминг данного процесса подробно (в идеале именно с такой подробностью нужно готовить фотографию своего дня, чтобы найти временны́е резервы):

– Договориться с коллегой о времени – 2 минуты;

– Дойти до лифта – 1 минута;

– Дождаться лифта – в среднем 4 минуты;

– Спуститься на лифте – 1 минута;

– Дойти от лифта до кафе – 1 минута;

– Выбрать кофе и пирожные + очередь – 2 минуты;

– Дождаться кофе – 1 минута;

– Дойти до столика – 1 минута;

– Не торопясь, выпить кофе с пирожным – 20 минут;

– Проделать обратный путь – 4+1+1+1 = 7 минут.

Итого один раз выпить кофе = 40 минут. Дважды в день – 80 минут. В течение рабочей недели мы тратили на кофе 80*5 = 400 минут = 6 часов 40 минут! Сравниваем это с длительностью рабочего дня – 8 часов. Трудно поверить, но каждую рабочую неделю мы теряли почти целый рабочий день на кофе, совершенно не отдавая себе в этом отчёта.

На самом деле все было не так страшно, так как во время кофе мы обычно обсуждали рабочие вопросы, статус проектов, делились опытом, но хочу Вас заранее приготовить к тому, что когда Вы начнёте делать точные расчёты, количество времени, использованного неэффективно в течение дня, может Вас неприятно удивить.

Чтобы Вам было проще искать свои поглотители времени, изучите список стандартных поглотителей, которые встречаются достаточно часто:

– Длительные телефонные разговоры;

– Время в дороге;

– Ожидание в очередях;

– Ожидание «за компанию»;

– Алкоголь, включая время низкой работоспособности на следующий день;

– Принятие пищи;

– Телевизор;

– Социальные сети;

– Новости;

– Игры;

– Выполнение чужих обязанностей;

– Общение с неприятными/ненужными людьми;

– Выполнение действий, не приносящих результата или удовольствия от процесса.

Для начала удалите все игры со всех устройств. Компьютерные игры забирают огромное количество времени, ничего не давая взамен. Когда-то давно, на заре компьютеризации, считалось, что игры позволяют детям развиваться, улучшать реакцию, отдыхать и прочее. На самом деле, игры только отнимают наше время, ухудшают здоровье, отупляют мозг. Просто возьмите и почистите все Ваши устройства от игр, и не устанавливайте их больше. Никогда.

Можно сделать исключение для интеллектуальных игр типа шахмат… Но Angry Birds, Pokémon Go и Танкам точно не место в Вашей жизни.

Задачка, которую я обычно предлагаю решить на тренингах по тайм-менеджменту (основана на реальном примере):

«Ивану 33 года, он работает коммерческим директором небольшой торговой компании в Москве, и с 28-и лет играет в World of Tanks каждый день в среднем по 3 часа, а в выходные по 11 часов. Вопрос: если Иван бросит игру в 40 лет, сколько времени он потеряет за игрой? Какой автомобиль он мог бы купить, если бы потратил это время на работу? Зарплата Ивана составляет 100 тыс. рублей в месяц и напрямую зависит от затраченного на работу времени».

Участники тренинга почти всегда занижают итоговую сумму. Однако несложный расчёт даёт впечатляющие результаты – дополнительного заработка Ивану хватило бы на один Ламборджини, или две квартиры в Москве не в самом плохом районе.

Огромное количество времени «съедают» различные социальные сети. Задумайтесь – а так ли они все Вам нужны? И нужно ли проводить в них так много времени? Отказаться от всех социальных сетей в современном мире вряд ли возможно, но вполне реально общаться только с наиболее близкими друзьями в одной из социальных сетей.

Я, например, оставил себе только Facebook и захожу в него несколько раз в неделю на 5—10 минут. Также у меня есть профиль в LinkedIn, но в него я вообще не захожу, кроме случаев, когда мне приходит из LinkedIn какое-то сообщение (и тогда приходит оповещение на почту). Во всех остальных социальных сетях мой аккаунт либо отсутствует, либо неактивен. И обязательно удалите все мобильные приложения с социальными сетями.

Ещё один пожиратель времени – телевизор. 19 лет назад я от него полностью отказался, и ни разу не пожалел. Очень советую поступить так же. Что касается новостей – иногда трудно от них отказаться, и какие-то новости действительно могут оказаться для Вас важны. Однако имейте в виду, что около 97% новостей для Вас никакого значения иметь не будут, а потери времени могут составить десятки и даже сотни часов в год. Поверьте, о самом важном Вы всё равно узнаете.

Лучше понять этот принцип поможет история из жизни: в пятом классе наш учитель музыки загорелся идеей создания, как бы её сейчас назвали, «модной мальчуковой группы», а точнее, чего-то типа «хора мальчиков», каждый из которых пел бы и играл на каком-то музыкальном инструменте.

В течение месяца прошли «пробы», в рамках которых все подведомственные ему ученики проблеяли каждый по разу «Во поле берёзка стояла», а также рассказали, на каких музыкальных инструментах уже умеют играть или учатся. Как человек, которому медведь оттоптал не только уши, но и все остальные места, я коротко пропищал нужный текст, вежливо сообщил, что никакими музыкальными инструментами не владею и обучением не интересуюсь, и был, к моему удовольствию, отчислен из претендентов в участники «хора».

После того, как было набрано требуемое количество кандидатов – 10 мальчиков основных +2 запасных (мало ли что случится – наш учитель пения, оказывается, уже в то время управлял рисками!), начались репетиции, которые продолжались в течение полугода. То есть 2 раза в неделю собирались эти мальчики и пели, играли – в общем, готовились к мероприятию. Изюминкой хора учитель сделал разнообразие музыкальных инструментов – флейта, гитара, труба, скрипка, барабаны, баян, ложки, дудки какие-то – в общем, практически симфонический оркестр с народным уклоном.