Иван Феоктистов - Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

Таким образом, среднедневной заработок сотрудницы равен:

79 548 руб.: (29,4 дн. х 10 мес. + 28 дн. + 18,2 дн.) = = 233,83 руб.

За время отпуска работнице начислят:

233,83 руб. х 28 дн. = 6547,24 руб.

Если за расчетный период сотрудник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с пунктом 4 Положения о средней зарплате, то средний заработок считают исходя из заработной платы, начисленной за предыдущий расчетный период.

Если работник за расчетный период и до расчетного периода не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, средний заработок определяется исходя из зарплаты, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце, когда он пошел в отпуск.

В пункте 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что отпускные относятся к расходам на оплату труда. Они уменьшают налогооблагаемый доход организации. Причем это относится к оплате как основных отпусков, так и дополнительных.

Однако в отношении дополнительного отпуска нужно сделать оговорку. Если такие отпуска предусмотрены коллективными договорами, то деньги, выплаченные за эти дни, будут учитываться при налогообложении прибыли как расходы на оплату труда. С этим согласны и специалисты Минфина России (см., например, письмо от 27 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/143).

Момент включения отпускных в расходы зависит от того, каким методом организация определяет доходы и расходы. Если используется метод начисления, то расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Если отпуск попадает на разные месяцы, то отпускные будут включаться в расходы этих месяцев в той доле, которая на них приходится. Например, если отпускные рассчитаны для целей бухгалтерского учета и выплачены в октябре, а отпуск полностью предоставлен в ноябре, то отпускные включаются в расходы ноября. Если часть отпуска приходится на ноябрь, а часть – на декабрь, то сумма отпускных, относящаяся к ноябрю, включается в расходы ноября, а часть отпускных, приходящаяся на дни отпуска, попадающие на декабрь, включается в расходы декабря. Так сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 января 2004 г. № 26–12/05495.

Если налогоплательщик использует кассовый метод, то отпускные включаются в состав расходов, принимаемых при определении налоговой базы, в момент фактической выплаты денежных средств.

Резерв на оплату отпусков и вознаграждений можно создавать и в налоговом учете. В статье 324.1 Налогового кодекса РФ сказано, что в учетной политике организация должна зафиксировать способ резервирования, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений. Эти показатели определяют в смете.

Сначала рассчитывают ежемесячный процент отчислений. Его находят делением предполагаемой суммы отпускных (с учетом ЕСН) на предполагаемый фонд оплаты труда. А ежемесячные отчисления определяют так: зарплату текущего месяца (с учетом ЕСН) умножают на процент ежемесячных отчислений.

Если в конце года резерв не использован, возникает вопрос: можно ли его перенести на следующий год? С одной стороны, в пункте 3 статьи 324.1 сказано: «Недоиспользованные… суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода». С другой стороны, в пункте 5 этой же статьи говорится, что остатки учитываются в составе внереализационных доходов, лишь если организация сочтет нецелесообразным формировать резерв на следующий год. Налицо противоречие. Однако Минфин России в письме от 12 апреля 2004 г. № 04-02-05/1/26 разъяснил, что неиспользованный в текущем году резерв можно перенести на следующий период.

Единственное условие: предприятие должно предусмотреть создание нового резерва в учетной политике на следующий год. С мнением сотрудников финансового ведомства согласны и налоговики. Так УМНС России по Московской области высказало аналогичную точку зрения в письме от 6 апреля 2004 г. № 04–27/06365.

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается не только при увольнении работника, но и в том случае, если работающий сотрудник решил заменить часть отпуска деньгами.

Компенсация при увольнении

Если работник увольняется, не отгуляв свой основной или дополнительный отпуск полностью, в последний день работы ему надо выплатить компенсацию. Отметим, что это касается и людей, работающих по совместительству. Компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают так же, как и отпускные, то есть исходя из среднего заработка работника (ст. 139 Трудового кодекса РФ).

А как определить количество календарных дней отпуска, за которые необходимо заплатить компенсацию? В соответствии со статьей 423 Трудового кодекса РФ следует руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 г.). В пункте 28 этого документа сказано, что если сотрудник отработал в организации не менее 11 месяцев, то ему положена полная компенсация – за 28 календарных дней. В остальных случаях выплачивается пропорциональная компенсация. При этом на каждый полный месяц работы приходится 2,33 календарных дня отпуска (28 дн.: 12 мес.).

А нужно ли округлять полученное количество дней до целого значения? Да, нужно. Но если такой порядок вы прописали в коллективном договоре. С этим согласны и в Минсоцздравразвития (см. письмо от 7 декабря 2005 г. № 4334-17). Там сказано, что вообще законодательство не обязывает организации округлять количество дней неиспользованного отпуска. Однако такое решение фирма может принять самостоятельно, закрепив его в коллективном договоре или Положении об оплате труда (если таковое имеется). При этом округлять нужно не по правилам математики, а в большую сторону – в пользу сотрудника.

Расчет среднего заработка для оплаты компенсаций за неиспользованный отпуск аналогичен тому, который применяется при определении размера отпускных.

ПРИМЕР

Сотрудница предприятия работает с 1 декабря 2005 года.

А 14 ноября 2006 года она написала заявление об увольнении по собственному желанию. В отпуск она не ходила, поэтому ей надо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Фактически сотрудница отработала на предприятии не менее 11 месяцев. Поэтому ей выплатят компенсацию за весь год (п. 28 Правил). То есть компенсацию надо начислить за 28 дней.

Средний заработок для расчета компенсации определяется исходя из 12 предшествующих календарных месяцев. То есть расчетный период для определения среднедневного заработка сотрудницы – с 1 ноября 2005 года по 31 октября 2006 года.