Лео Бабаута - Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего

Самые важные задачи (свз)

Сила ограничений работает на уровне задач путем выбора только трех самых важных задач (СВЗ), на которых вы сконцентрируетесь в течение дня.

Это очень просто: ваши СВЗ – это задачи, которые нужно решить за день. Я выбираю три СВЗ каждый день, но для вас, возможно, будет удобнее работать с двумя, а возможно – с четырьмя. Я предлагаю начать с трех и посмотреть, как это работает.

Каждый день я делаю больше, чем три дела? Конечно. Но главное – что бы я ни делал в течение дня, я должен сделать эти три дела. Итак, СВЗ – это первое, что я делаю каждый день, сразу после того как выпиваю стакан воды, чтобы проснуться.

А как же остальные дела, которые мне нужно сделать сегодня? Обычно это более мелкие дела, не столь важные, но с ними все равно нужно разобраться. Вот в чем прелесть СВЗ: обычно небольшие, неважные дела, которыми мы занимаемся ежедневно (электронная почта, телефонные звонки, бумажная работа, поручения, встречи, поиск в Интернете и т. д.) занимают место наших важных долговременных задач. Но если СВЗ станут приоритетом на каждый день, вы будете делать важные дела вместо неважных.

Как только я заканчиваю СВЗ, я приступаю к мелочам, объединяя их в группы (я называю их «группа задач», об этом – в следующей главе).

Для меня главное в СВЗ то, что минимум одна из них должна иметь отношение к одной из моих целей. Оставшиеся две могут иметь отношение к работе (обычно так и бывает), но одна – помогает в достижении цели. Так я обеспечиваю себе ежедневное продвижение к своим целям.

Это ведет к существенным переменам. Каждый день я делал что-то для того, чтобы реализовать свои мечты. Это стало частью моей ежедневной рутины: поставить себе задачу для достижения одной из своих целей. И так каждый день, автоматически.

Еще одна ключевая вещь: делайте СВЗ в первую очередь, с утра, дома или сразу же по приходе на работу. Если отложите их на потом, то займетесь чем-то другим, и у вас не останется времени. Выполните их в первую очередь, а все, что вы будете делать на протяжении оставшегося дня – лишь дополнение.

Казалось бы, такая малость, но для многих людей это настоящее откровение. Иногда малое ведет к большим переменам.

Итак, вот ключевые принципы, которые заставят СВЗ работать на вас:

♦ Поставьте их на первое место в своем распорядке дня.

♦ Ограничьте их до трех.

♦ Убедитесь, что одна из СВЗ относится к вашей цели или к одному из трех ваших самых важных проектов.

♦ Сосредоточьтесь на выполнении этих заданий более всех прочих.

♦ Работайте над СВЗ в первой половине дня, прежде чем приметесь за что-то еще.

♦ Работая над одной из СВЗ, придерживайтесь принципа однозадачности – концентрируйтесь только на одной задаче (см. Принцип 4).

Малые задачи

Важно концентрироваться на малом количестве важных задач, но чтобы по-настоящему упростить задачи, нужно также обсудить объем этих задач. Сегодня мы можем сосредоточиться только на одной задаче, но она огромная и всеобъемлющая, поэтому мы быстро истощаемся и не выполняем ее. Ограничение количества задач не поможет, если эти задачи будут слишком велики.

Вместо этого разбейте дела на небольшие задачи, которые можно выполнить в течение часа и менее – лучше даже за 20–30 или даже за 10–15 минут. Чем меньше, тем лучше, потому что вырастет вероятность того, что мы действительно с ней справимся.

Например, перед нами огромная задача – «Написать ежегодный отчет». Мы смотрим на нее и знаем, что нужно ее решить, но продолжаем смотреть на нее еще какое-то время. Потом мы проверяем почту или свой банковский счет («Баланс все еще отрицательный?»), заходим на форум или на любимый сайт, звоним другу или коллеге. Большая задача не решается.

Вместо этого положите конец прокрастинации [1] , уменьшив объем своей задачи. «Составить план отчета», или «Продумать темы отчета», или «Написать первую часть отчета» – гораздо лучше, потому что это дела, которые можно сделать довольно быстро. Они не такие устрашающие. Мы можем начать и закончить их за 10–20 минут.

Каждый раз, когда вы ловите себя на откладывании на потом важной задачи, подумайте, как разбить ее на несколько небольших задач. И затем начинайте работу. Не откладывайте – просто начинайте. Стоит начать, и вы обретете движущую силу и пробьетесь через барьер первичного сопротивления. И тогда вы наверняка вскоре перейдете к следующей малой задаче, затем к следующей и т. д., пока полностью не решите большую задачу.

Малые задачи всегда лучше, чем большие.

Все мы делимся на редко встречающихся суперорганизованных людей – они расписывают каждую свою минуту и придерживаются плана до последней буквы, и всех прочих. Мы планируем свой распорядок дня, но наши реальные дни редко совпадают с этими планами.

Конечно, что-то меняется, и нам приходится корректировать свои планы. Распределение времени, или тайм-менеджмент, особенно в условиях подвижного графика, по которому в наше время работают очень многие, не должно быть жестким или времяемким процессом.

Распределяйте свое время просто и избегайте жестких, сложных схем.

Открытый подход

Для тех, чей график перегружен, и кто хотел бы это изменить, я предлагаю минималистскую схему тайм-менеджмента. Пусть вашей жизнью управляет не календарь, а настоящий момент.

Как это сделать? Во-первых, не назначайте встреч. Многим это покажется слишком радикально, но этот метод часто срабатывал. Если кто-то просит вас назначить ему встречу, скажите, что вы не назначаете встреч заранее. Попросите этого человека позвонить вам незадолго до того, как он хотел бы с вами встретиться, и узнать, свободны ли вы. Если да – проведите встречу. Я советую вам свести совещания и встречи до минимума, если хотите успеть сделать больше. Затем переходим к заметкам в вашем календаре (я использую календарь Google, он доступен из любой точки при наличии Интернета). В вашем календаре отмечены события, которые вы хотели бы посетить, но делать это необязательно. Календарь, таким образом, служит для того, чтобы знать, что там у вас, а не для того, чтобы руководить вашей жизнью. Впрочем, я советую не заносить в календарь слишком много событий.

Что заменит вам расписание дня? Знание своих приоритетов (см. следующий абзац). Каждый раз решайте, что вы должны делать, основываясь на своих приоритетах, на количестве имеющегося у вас времени, на своих силах в данный момент.

Учитесь чувствовать момент, сосредоточиваться на одной задаче за раз и полностью погружаться в работу. Если какая-то работа вас не слишком вдохновляет, позвольте себе перейти к чему-то более интересному. Чем больше души вы вкладываете в задачу или проект, тем больше вы вкладываете в них энергии – и тем лучше вы с ними справляетесь.