Лео Бабаута - Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего

Ограничьте время, которое тратите на почту

Если вы весь день проводите в электронной почте, как заняться чем-то другим? Решите проверять почту только в заранее определенное время, а в оставшиеся часы не трогайте ее – это даст вам возможность работать над более важными делами.

Заранее решите, сколько раз в день проверять почту и в какое время. Вот несколько советов:

♦ Количество раз в день.Количество проверок почты зависит от характера вашей работы. Если вам хватит одного раза в день, это идеально – вы не будете часто отвлекаться, и ваша работа с почтой станет эффективнее. Однако для многих более реальным будет проверять почту дважды в день. Есть и такие, кому нужно проверять почту чаще, потому что они получают задания через электронную почту (например, служба работы с покупателями). Они могут ограничиться проверкой почты раз в час (каждые 10 минут в начале часа). Но существуют и те, кто может проверять почту даже реже чем раз в день – через день, дважды в неделю или даже раз в неделю. Если вы считаете, что это ваш случай, воспользуйтесь своим преимуществом и ограничьте работу в почте до необходимого минимума.

♦ Лучшее время.Я понял для себя, что если проверять почту дважды в день – в 10 и 16 часов, это лучшее время – вы не пропустите срочные утренние сообщения и закончите работу с почтой до ухода с работы. Однако рабочий день у всех устроен по-разному – вы должны, учитывая свои рабочие привычки, график и нужды, решить, какое время будет для вас лучшим. И постараться выдерживать этот график.

♦ Не в первую очередь с утра.Один из способов повысить производительности – не проверять электронную почту в первую очередь по приходе на работу. Это хороший совет. Проверяя почту с утра, вы позволяете письмам влиять на ваш дальнейший график, вместо того чтобы определять самому, какие СВЗ вы будете решать сегодня. Вы подвергаете себя опасности увязнуть в переписке. Однако у многих не всегда получается придерживаться этого правила, потому что они проверяют почту в силу привычки. Это общая проблема, и она решаема. Первый шаг к контролю над своей входящей почтой – остановитесь и подумайте немного, прежде чем открыть ящик входящих сообщений. Следующий – сделать это решение более сознательным. Подумайте, чего вы больше хотите: проверить почту или достичь своей цели? Если вы сконцентрируетесь на важных проектах и на продвижении к Главной Цели и не будете проверять почту, вы приблизитесь к воплощению в жизнь своей мечты.

♦ Отключите оповещения о новых письмах.В большинстве почтовых программ есть способ оповещения (звук, всплывающее окно или мерцание иконки), который дает вам знать, что вы получили новое письмо. Очень советую отключить его. Оповещения прерывают всякую работу и тянут к почте, которая работает в зависимости от графика того, кто посылает вам письмо, а не от времени, которое вы сами определили. Проверяйте почту только в заранее определенное время. Так вы успеете сделать гораздо больше.

♦ Как придерживаться этой привычки.Говорить легко – делать гораздо сложнее, особенно если постоянная проверка почты вошла в привычку! Как обрести новую привычку и проверять почту реже? Сделайте это своим приоритетом на ближайшие неделю-две. Повесьте над столом плакат со словами: «Никакой проверки почты, кроме 10 и 16 часов!» (или любого другого вашего графика). Каждый раз, когда вы по привычке захотите переключиться на почту, остановите себя. Глубоко вдохните. И сосредоточьтесь на работе. Награда: вы успеете сделать гораздо больше.

Сократите поток входящих сообщений

Одна из самых главных частей искусства управления входящей почтой – избавить себя от ненужных писем. Каждый день я получаю сотни писем, но большинство из них так и не доходят до моего инбокса. Они отправляются прямо в спам или в мусорную корзину. В вашем инбоксе должны быть только важные письма, иначе вы будете перегружены.

Вот несколько способов сократить поток входящих сообщений:

1. Спам.Я рекомендую почтовый сервер Gmail – в нем самый лучший спам-фильтр. В моем входящем ящике вообще не бывает спама. Это огромное преимущество по сравнению с бывшими моими адресами на Yahoo, Outlook и Hotmail, на которых мне приходилось без конца помечать десятки писем как спам.

2. Извещения.Я часто получаю извещения от многих онлайновых служб, которыми пользуюсь, – Amazon, WordPress, PayPal и др. Как только я замечаю, что сообщения этого типа начинают переполнять мой инбокс, я создаю фильтр, который автоматически помещает их в отдельную папку и помечает как прочитанные или выбрасывает в корзину. Например, я всегда могу проверить извещения PayPal в своей папке «Платежи», но они никогда не засоряют мой инбокс.

3. Группировка.В течение дня я получаю определенные сообщения, которые не требуют много времени на обработку (от 10 до 15 секунд на каждое). Я хорошо знаю, от кого эти письма, поэтому создал фильтр, который отправляет их в папку «Группа», и занимаюсь ими всеми раз в день. Работа с этими письмами занимает у меня лишь пару минут, и они никогда не попадают в мой ящик входящих сообщений.

4. Дурацкие письма.Если у вас есть друзья или родственники, которые посылают вам «письма счастья», шутки и пр., сообщите им, что вы пытаетесь уменьшить количество своих входящих писем и, хотя цените то, что они вас не забывают, вы не хотели бы получать от них таких посланий. Кто-то обидится. Но это пройдет. Другие будут продолжать «радовать» вас. Я создал фильтр, который отправляет этот вздор прямо в корзину. Я заношу их в «черный список». Если эти люди когда-нибудь напишут мне что-то важное (это бывает редко), они в конце концов позвонят мне и спросят, почему я не ответил. Я скажу им, что их письмо, должно быть, оказалось в моем спам-фолдере.

5. Предупреждайте и устанавливайте правила.Отличный способ сократить количество получаемых писем – предупреждать о том, что вы не хотите получать какие-то сообщения, и указать, куда обратиться за информацией. Большинство людей, которые отправляют мне письма, узнают мой адрес на моем веб-сайте. Я опубликовал на нем ряд правил, которые предназначены для того, чтобы предупредить отправку мне некоторых писем. Если люди последуют этим правилам, я не буду получать от них слишком много писем. Например, вместо того чтобы просить у меня отправить им линк на сайт, они могут сохранить этот линк через сайт. Свои предложения, комментарии и вопросы они могут опубликовать на специально созданных для этого страницах. Я также планирую сделать страницу «Часто задаваемые вопросы». Эти правила снимают с меня обязанность отвечать на каждое письмо – я читаю комментарии и вопросы, но отвечаю, только если у меня есть на это время. Теперь мой инбокс уже не так перегружен. Те, у кого нет своего сайта, могут установить систему правил и страницу часто задаваемых вопросов, опубликовать их в сети или разослать письмо коллегам.