Лео Бабаута - Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего

Главное в практичной системе хранения документов – ее простота. Если система слишком запутанна или сложна в использовании, через некоторое время вы не захотите ею пользоваться. Вот как можно ее организовать:

1. Сократите, прежде чем организовывать.Первое правило организации: прежде чем организовывать, надо избавиться от всего лишнего. Если ваш ящик забит бумагами или они скопились в стопке на столе, организация займет у вас кучу времени, и даже после этого будет трудно что-то найти. Чтобы все упростить:

♦ Сложите все бумаги в одну большую стопку.Если их слишком много, пусть будет несколько стопок, но воспринимайте их как продолжение одной большой стопки. Если у вас несколько папок со сложенными в беспорядке бумагами, вытащите их и добавьте в стопку. Я недавно проделал это со своими домашними бумагами и в результате сократил количество папок на две трети. Это заняло у меня около часа.

♦ Просмотрите каждую папку и документ и решите, что с ними делать.Если вы считаете, что в течение ближайшей пары месяцев бумага вам не понадобится, порвите ее.

♦ Передайте.Если какой-то документ нельзя уничтожать и лучше будет, если его прочтет кто-то другой, адресуйте его этому человеку, чтобы убрать со своего стола.

♦ Сохраните в папке.Если документ очень важен и вы уверены, что он снова вам понадобится, поместите его в папку.

Давайте рассмотрим, как организовать простую систему.

2. Простое хранение бумаг.Все, что нужно, – это простая система папок в алфавитном порядке. Используйте обычные картонные папки с наклейками (если хотите, можно приобрести специальные наклейки), создайте папку для каждого клиента, продавца и/или проекта. Думаю, большинству людей нужно не более одного ящика для хранения папок. Есть работы, которые требуют больше, но для среднестатистического сотрудника офиса (или для того, кто работает дома) одного ящика вполне достаточно. А если вы ограничите себя до одного ящика, вы будете вынуждены выбрасывать ненужные папки, когда он переполнится. Не нужно придумывать ничего нового. Просто создайте папки и разложите их в алфавитном порядке. Пусть все будет просто.

3. Сразу же подшивайте документы.Чтобы система хранения бумаг всегда была актуальной, подшивайте все документы сразу же. Если при проверке входящих документов попадается бумага, которая не требует от вас никаких немедленных действий, но может понадобиться позже, не кладите ее в общую стопку, чтобы подшить позже. Не кладите ее в папку под названием «Подшить» или «Разное». Просто откройте ящик с папками (он всегда должен быть под рукой), выньте из него нужную папку, положите в нее документ и положите папку на место. Это займет у вас не больше пяти секунд. Если вы не сделаете этого сейчас, документ так и будет лежать в общей стопке без работы.

Почему бумаги в стопке не работают: стопка становится все выше, делается немного устрашающей, и незаметно у вас на столе вырастает гора, которую у вас нет никакого желания разбирать. Вы не можете ничего найти в нужный момент, и у вас больше нет системы хранения документов. Я знаю людей, которые считают, что их стопки бумаг организованы в какое-то подобие системы, но они неэффективны, потому что вам постоянно приходится вспоминать, для чего каждая из папок и какие документы в какой из них находятся, и поиск нужной бумаги отнимает слишком много времени. К тому же стопки бумаг загромождают ваш рабочий стол и отвлекают вас от работы.

4. Всегда имейте под рукой пустые папки.У вас должен быть большой запас картонных папок и наклеек. Если вы получили документ, к которому надо обратиться в будущем, но папки для него еще нет, вам придется отложить его, если у вас не найдется под рукой новой папки и наклейки. Вы же не будете покупать картонную папку каждый раз, когда она понадобится. Поэтому вы просто отложите документ. И стопка бумаг на вашем столе будет расти. Держите под рукой запас папок и наклеек. Понадобилась новая папка? Просто возьмите ее, подпишите, подшейте в нее документ и положите в ящик согласно алфавитному порядку.

5. Сокращайте свои потребности в архиве.В течение всего последнего года я сознательно сокращаю свой архив и все реже заглядываю в ящик с папками. Конечно, минимум раз в неделю я открываю ящик, чтобы заглянуть в какую-то из папок, но теперь я храню гораздо меньше документов, чем раньше. Я рекомендую вам сделать то же самое – постепенно и осознанно уменьшить свои потребности в архиве. Вот несколько советов по тому, как это сделать:

♦ Храните справочную информацию в сети.Теперь, когда мне нужно что-то найти, я нажимаю комбинацию «горячих клавиш» и открываю документ с нужной мне информацией в Интернете. Контакты, бюджет, идеи, пароли и многое другое – все находится в сети, поэтому мне больше не нужны бумажные копии этих бумаг, и нет нужды их хранить.

♦ Сокращайте количество входящих бумаг.Просите коллег отправлять вам электронные письма, а не факсы или письма по почте. В наш век все равно все документы создаются на компьютере, бумажные письма устарели. Настаивайте на электронном виде. Делайте шаги к переходу от бумажных версий бюллетеней, журналов и прочих периодических документов и изданий к их электронным версиям.

♦ Не распечатывайте всего.Многие все еще распечатывают письма или документы, которые получают, и даже собственные документы. Но тогда у вас оказывается две копии одного и того же документа, вы уничтожаете деревья, и вам приходится архивировать и бумажную, и электронную версию. К тому же информацию в электронном виде гораздо удобнее искать.

♦ Проанализируйте другие входящие документы.Каждый раз, помещая документ в папку, спросите себя, так ли вам нужна его бумажная версия. Существует ли он в электронном виде? Так ли необходимо вам было его получить? Может, лучше сканировать его и сохранить в электронном виде? Есть ли способ отменить вашу нужду в этом документе? Так, постепенно, один документ за другим, сокращайте свои потребности во входящих бумагах.

Советы по хранению бумаг дома

Пять вышеперечисленных шагов можно применить и к рабочему месту, и к домашнему архиву, но для дома у меня есть специфические советы:

1. Создайте дома единое «почтовое отделение» для писем и всех входящих бумаг.Оно должно состоять из ящика для всех входящих бумаг, корзины для бумаг (главное орудие того, кто хочет упростить свою жизнь!), небольшого архива (несколько картонных папок в ящике стола или большая папка с разделителями – вполне достаточно) и места, где вы будете хранить конверты, печати, вашу чековую книжку, ручки и другие канцелярские принадлежности.