Алла Григорьева - Основы деловой риторики, или Король говорит

В довершение к сказанному хочу дать вам несколько оптимизирующих предложенную мной систему советов , а именно:

– если времени до публичного выступления или деловой встречи у вас достаточно , проанализируйте максимальное количество показателей из числа и поверхностных, и глубинных характеристик аудитории; такой подход позволяет заранее познакомиться с собеседником или слушателями, адаптировать свою речь под их интересы, снять напряжение и волнение: осведомлен – значит вооружен (так я обычно поступаю, когда работаю с новым потоком в бизнес-школе, на корпоративных тренингах или в преддверии критически важных встреч);

– если времени минимум , постарайтесь навести справки о намерениях собеседника и уровне его притязаний; если человек готов вас принять без лишних сомнений и его интерес очевиден, то остальные характеристики отходят на второй план и не имеют ключевого значения для развития событий (так я поступаю, когда запрос на выступление приходит в критичный срок или есть вероятность, что на корпоративный тренинг люди попали по приказу руководителя, а не совсем по своей воле);

– если же вас попросили выступить экспромтом , уделите несколько минут прощупывающему разговору с публикой; выигранное время позволит вам сориентироваться в ситуации, понять настрой собравшихся, оценить зрительно гендерный и количественный состав, а этого уже достаточно для начального контакта (в рамках такого подхода я обычно использую так называемые активизирующие вопросы к публике, в какой-то мере даже провоцирующие; главное, чтобы люди заговорили, то есть подключились к процессу).

И еще одно маленькое, но очень важное предостережение: работая над сбором информации о собеседнике, старайтесь использовать официальные источники или мнение лиц, которым можно в этом вопросе доверять. Иначе вы рискуете стать заложником стереотипного мышления, предубеждений и ложных данных. Так было с одной моей клиенткой, которая с ужасом готовилась к встрече с весьма своенравной (по мнению общественности!) госпожой из администрации города, массово отказывающей предпринимателям в своей подписи и гневно выставляющей бизнес-элиту за дверь, лишая последней надежды. Кроме этих эмоционально травмирующих сведений у моей клиентки были только данные о возрасте, должности и половой принадлежности оппонента. Я предложила перестроить систему сбора данных, чтобы получить ответ на один-единственный вопрос: «Почему она всем отказывает?». Иными словами, нам надо было понять модель принятия решения. В результате было установлено, что строптивая госпожа – педант и перфекционист по натуре своей и терпеть не может грязно оформленной документации. Вот и весь секрет! Моя клиентка заранее выверила все бумаги от а до я и вышла из кабинета чиновницы ровно через 15 минут с долгожданной подписью и без нервного тика. Так что доверяйте людской молве, но проверяйте и перепроверяйте!

4. Что говорим?

Время самоанализа и анализа публики позади, а значит, пришло время подумать о тексте, с которым мы перед той самой публикой появимся. Напомню, что ваше высказывание всегда должно быть подчинено двум вещам: вашим целям и запросам аудитории. Только в этом случае баланс интересов будет соблюден, а результат общения удовлетворит обе стороны (хотя бы на уровне компромисса). Иначе паритетный диалог будет под угрозой, поскольку процесс коммуникации скорее напомнит перетягивание каната, а не рабочую встречу.

Как же построить идеальный текст?И возможно ли это? Смело отвечу: да, возможно! А как это сделать – разбираемся.

Логично начать с понимания структуры речи и ее композиционных особенностей. Сразу поясню: структура отвечает за логику изложения материала, его последовательность, а композиция – за пропорции, которые нельзя не соблюдать, иначе перекос в ту или иную сторону не позволит слушателям понять ваш основной замысел, правильно расставить акценты и просто насладиться речью. Со времен любимых мною древних греков в риторической практике сложилась и прочно закрепилась трехчастная структура речи: вступление (введение) – основная часть – заключение (выводы). Новая риторика добавила к этой бессмертной матрице зачин и концовку , сделав структуру пятичастной. Но я предпочту остаться на позиции трех частей, поскольку зачин и концовка в основном содержат этикетные формулировки и служат замедлению старта и финиша, не влияя на последовательность и содержательность базовых частей текста выступления. Представлю все сказанное схематично.

ВСТУПЛЕНИЕ – 10–15 %от общего объема текста

выполняет в первую очередь психологическую функцию настроя слушателей; содержит краткую аннотацию того, о чем будем говорить; акцентирует внимание на практической значимости материала, то есть отвечает на вопрос «зачем нам надо это знать?»; знакомит с общей информацией – регламентами, правилами и т. д.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ – 75–85 %от общего объема текста

самая массивная и тяжелая для восприятия часть выступления; содержит теоретические положения, фактологический материал, разного рода аргументацию, визуальные и цифровые данные; требует интеллектуальных и физических усилий, в связи с чем возможны потери и искажение информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ – 5–10 %от общего объема текста

содержит итоги сказанного, обобщение, краткое повторение, перспективы, задачи и т. п.; должно коррелировать со вступлением и логично возвращать к нему, то есть задачи, поставленные во вступительной части, должны получить свое разрешение в части финальной.

Такой подход к организации текстового материала позволяет вам сделать речь удобной, а изложение мысли – последовательным. Как видно из схемы, особого внимания заслуживает процесс оформления и преподнесения основной части вашего выступления, поскольку ее информационная насыщенность логично утяжеляет и процесс усвоения материала, особенно если выступление длительное, а тема – проблемная и дискуссионная. Отсюда рождается требование деления основного материала на порции : смысловые абзацы, разделы, параграфы, главы и т. п. Облегчает восприятие даже простая маркировка ваших умозаключений вводными словами : во-первых…, во-вторых…, в-третьих… Не менее эффективным приемом поддержания внимания служит визуализация текста, то есть введение в процесс выступления какой-либо сопровождающей графики, слайдов, наглядности иного типа. Если при этом вам удается еще и задействовать в обсуждении материала аудиторию (ввести элементы интерактива), шансы на успех кратно возрастают, ведь публика с большим вниманием относится к тому, что делает сама!