Дмитрий Белостоцкий - Гений решений!

Не подконтрольные Вам содействующие силы – это то, что нужно творчески искать и «подключать к системе», пусть помогают! Как правило, их подключение не требует от Вас затрат, нужно лишь придумать способ их задействовать.

Предлагаемый Вам для освоения метод анализа внешних факторов и действующих сила нужен для того, чтобы:

лучше понять какие силы действуют в системе, в рамках которой будет осуществляться решение

оценить баланс сил на данный момент

выяснить, на какие силы можно повлиять в нужную сторону и как это можно сделать

сделать более осмысленным выбор из имеющихся вариантов решения

Суть метода заключается в том, что Вы стараетесь, по возможности, выявить все факторы или силы – как помогающие, так и мешающие задуманным изменениям, (или являющиеся причинами «за» и «против» осуществления выбранного варианта решения) и производите их анализ с целью сместить баланс в сторону осуществления Вашего варианта решения.

Этапы анализа внешних сил

Этап первый

На этом этапе очень важно найти и записать как можно больше таких сил и факторов! Нужно понять – в каком масштабе действует принимаемое решение, кого и что оно затрагивает и какова может быть реакция. При необходимости, подключайте других участников к процессу обсуждения, чтобы получить максимально полное понимание ситуации и взглянуть на систему с разных точек зрения.

Этап второй

На этом этапе Вы численно оцениваете степень влияния каждого фактора (силы) по степени его влияния и графически отображаете результаты на схеме, например цифрами от 1 до 5 и стрелками соответствующего масштаба.

Этап третий

На этом шаге Вы суммируете общее влияние сил с каждой стороны. Результатом такого вычисления становится соотношение «помощников» и «помех», степень «давления» с обеих сторон на решение и итоговый «баланс сил». После этого становится ясно: нужно ли предпринимать какие-то меры по усилению «содействующих» и ослаблению «мешающих». Выявляются ключевые элементы, на которые нужно обратить наибольшее внимание.

Этап четвертый

На этом этапе необходимо провести процесс генерации и последующей оценки идей, с целью найти удачные пути для внесения необходимых корректив в Ваш план осуществления решения. Здесь же можно подобрать аргументы для Вашей коммуникации с другими людьми относительно этого решения.

Проведя подобный анализ, Вы можете использовать его тремя разными способами, чтобы:

…решить: продвигать ли дальше этот вариант решения или изменений или выбрать другой путь?

…найти способы укрепить силы, содействующие изменениям и ослабить силы мешающие, чтобы повысить шансы на успех

…подготовить хорошую аргументацию для коммуникации с другими относительно этого решения

Вот примерный вариант того, как может выглядеть результат такого анализа:

(если вдруг Вы здесь не видите иллюстрацию, то её можно скачать в высоком качестве, зарегистрировавшись здесь: http://www.facilitator.ru/navbook-free-info)

Как Вы можете видеть в приведенном примере, на момент составления диаграммы, баланс сил складывается не в пользу этого решения.

При этом мы видим, что баланс не катастрофический: соотношение сил всего лишь 16:19 в пользу «сопротивляющихся». В большинстве ситуаций критическим можно считать перевес более 20—25%. В рассматриваемом случае такой баланс означает, что при данном соотношении сил осуществить такое решение хоть и очень трудно, но можно.

Однако легко можно предположить, что уже при обсуждении в коллективе этого варианта решения, появится достаточно много возражений и сомнений в его целесообразности со стороны сотрудников и руководства. Придется преодолевать большое сопротивление.

Ещё больше проблем возникнет на этапе осуществления этого решения, что может привести к конфликтам и неоправданным издержкам, повышению рисков. Всё это в совокупности может отрицательно повлиять на обстановку вокруг самого решения, поставив под угрозу его исполнение и ухудшить положение компании в целом.

Если взять приведенный пример, то очевидно, что потребуется внести какие-то изменения в план осуществления решения, сместить баланс сил на сторону содействия изменениям – для того, чтобы решение оказалось более успешным.

Как изменить баланс сил в пользу Вашего решения?

Если обратиться к приведённому примеру, то Вы можете ещё ДО начала обсуждения такого варианта решения:

Пойти на увеличение фактора стоимости, заказав для сотрудников тренинг, повышающий их мотивацию к обучению и освоению новых технологий. Да, это увеличит затраты (+1 к силам сопротивления), но значительно ослабит силу «Сотрудники опасаются нововведений» (-2) и уже позже это ослабит силу «Увеличение нагрузки на переобучение сотрудников» (-1). Кроме того, такой тренинг укрепит силу «Повышение скорости обучения новых сотрудников» (+1) за счет дополнительной их мотивации со стороны уже давно работающих и прошедших тренинг.

Провести презентацию для сотрудников, рассказывающую о возможностях современных технологий и программного обеспечения, которые в частности: уменьшают нагрузку на сотрудников при обработке заказов, снимают груз рутинных операций и позволяют полноценно работать удалённо даже тем сотрудникам, которые не находятся в офисе (декретный отпуск, болезнь, командировка). Это может с большой вероятностью еще больше уменьшить влияние сил «Сотрудники опасаются нововведений» (-1) и в большей степени ослабит силу «Сотрудников пугает возможное сокращение штата» (-3).

Посмотрим, что может получиться в результате всего лишь этих двух действий:

Как видим, соотношение сил «За»/«Против» с 16:19 изменяется на 17:13 – более чем в 20% в сторону сил «за»! Это значит, что то же самое решение теперь имеет очень хорошие шансы на успешное претворение в жизнь! Оно будет более экологичным, с большой вероятностью получит поддержку внутри компании. И в будущем – обеспечит и другие улучшения.

Как правильно пользоваться этим инструментом

Для того, чтобы провести этот анализ, Вам понадобится лист бумаги, на котором будет осуществляться процесс. Можно сделать это и на компьютере, но на бумаге обычно оказывается результативнее и быстрее.

В центре запишите свой вариант решения, который Вы хотите проанализировать.

Слева от него обозначьте колонку «За», справа – «Против»

Впишите в левую колонку все возможные действующие силы и факторы, содействующие изменениям, связанным с таким решением