Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Клянусь, я не испытывал в тот момент сонливости и не курил – ничего подобного. Однако мое состояние было таким, словно я делал и то и другое. Исследования показывают, что у людей, которые постоянно отвлекаются на входящие сообщения или телефонные звонки, уровень IQ снижается на 10 пунктов. Вдвое больше, чем если курить марихуану. При этом человек чувствует себя так, будто он не выспался.

Одновременное выполнение сразу нескольких заданий может сыграть с нами злую шутку. Нам кажется, что так мы успеем больше. На самом деле в эти моменты наша продуктивность снижается более чем на 40 процентов. В итоге мы не делаем одновременно несколько дел, а переключаемся между ними, мешая самим себе и теряя время.

Возможно, вы считаете, что вас это не касается. Вы так давно применяете подобную практику, что уже освоили ее. Однако исследования показывают, что именно сторонники режима многозадачности хуже справляются с выполнением нескольких дел сразу, чем те, кто прибегает к нему лишь изредка. В отличие от многих других случаев чем больше вы распыляетесь, тем хуже работаете. Опыт в данном случае играет против вас.

Итак, я решил провести эксперимент: в течение недели не работать одновременно над несколькими задачами, чтобы в итоге посмотреть, что из этого получится. Какие методики сработают? Смогу ли я удерживать внимание на чем-то одном длительный период времени?

По большому счету, я справился. Если я говорил по телефону, то ничего другого при этом не делал. В ходе встреч я полностью сосредотачивался на презентациях и обсуждениях. Работая за столом, не отвлекался ни на что постороннее (входящее письмо, стук в дверь), пока не завершал начатого дела. И вот что я обнаружил.

1. Работать не отвлекаясь – сплошное удовольствие . Отключив мобильный телефон, я полностью погружался в выполнение задачи. Вам только кажется, что набор сообщения под столом во время встречи займет всего несколько секунд. На самом деле вы отвлекаетесь гораздо дольше: вначале на продумывание текста, затем на его набор, после этого на то, чтобы представить, какой ответ даст адресат, потом периодически заглядывая в почту, чтобы проверить, не пришел ли ответ. И так продолжается до тех пор, пока вы не обнаруживаете, что пропустили всю встречу.

2. Я добился значительных успехов в выполнении сложных проектов . Такие виды деятельности, как написание текстов и работа над стратегией, требуют больших умственных усилий и упорства. Именно от подобных заданий я раньше пытался уклониться. Но теперь, если в ходе работы над проектом возникают трудности, я успешно их преодолеваю и добиваюсь весомых результатов.

3. Уровень стресса значительно снизился . Многозадачный режим не просто неэффективен, он вызывает стресс. Каким же облегчением было сосредоточиться на чем-то одном! Полное завершение одного задания до начала работы над другим обнадеживало и приносило удовольствие.

4. Меня раздражала пустая трата времени . Я стал сосредотачиваться на достижении своей цели. Часовые встречи для меня тянулись вечность, а пустые разговоры очень утомляли.

5. Когда я занимался чем-нибудь приятным и полезным, мое терпение не имело границ . Общаясь по телефону с клиентом, я вставал из-за компьютера, закрывал глаза и полностью погружался в беседу. Я различал едва уловимые эмоции и интонации голоса. Решая сложную задачу, я усердно работал над ней. Ничто не отвлекало моего внимания, поэтому я мог полностью сконцентрироваться на деле.

6. Я не обнаружил в этой тактике ни одного изъяна . Перестав выполнять множество заданий одновременно, я ничего не потерял. Ни один проект не остался незавершенным. Ни одного человека я не подвел. Я отвечал на все телефонные звонки и электронные письма сразу же после их получения.

Но как удержаться от соблазна делать множество дел одновременно?

Зачастую я пишу около шести часов утра, потому что в это время ничто меня не отвлекает. Я отключаю беспроводное интернет-соединение и телефон. В машине кладу телефон в бардачок. Слишком радикально? Возможно. Но большинству из нас не стоит безоговорочно доверять самим себе.

Предположим, вы единственный человек в команде, обладающий нужной информацией для реализации срочного проекта, но вас пригласили поучаствовать в важной конференц-связи. Что делать? Решите, какое задание важнее, а какое может подождать. Осознанно прервать выполнение одной задачи ради работы над другой лучше, чем пытаться решить обе одновременно. Поэтому или извинитесь и прервите на время конференц-связь, или попросите свою команду подождать окончания совещания.

Устанавливайте себе нереально короткие сроки. Сократите время встреч наполовину. Выделите на выполнение задания треть того времени, которое на это в действительности требуется.

Чтобы постоянно поддерживать свою деятельность, нет ничего лучше конечного срока. Когда вокруг все вертится с невероятной скоростью, не остается ничего другого, как сосредоточиться на делах. Оказывается, провести презентацию можно и за 30 минут вместо запланированного часа. Вы действительно собираетесь ответить на этот телефонный звонок?

Режим многозадачности вызывает сильный стресс. Выполняя одно задание в строго установленный срок, вы сбережете нервы свои и окружающих. Выделяя меньше времени на работу, мы становимся продуктивнее и спокойнее.

Большинство из нас распределяют свое рабочее время, реагируя на срочные потребности или сосредотачиваясь на делах, заранее признанных первостепенно важными. Самый лучший способ работать продуктивно – отдавать предпочтение важным заданиям, а не срочным.

Какова же разница между срочным и важным? Срочные задачи включают в себя:

• безумно большое количество электронных писем, на которые необходимо ответить «прямо сейчас»;

• внезапные просьбы, которые, на первый взгляд, потребуют двух минут, а на деле отнимут целый час;

• «тушение пожаров», особенно чужих;

• ежедневное устранение повторяющихся симптомов проблемы вместо ее искоренения;

• задания, которые вы предпочли бы выполнить в первую очередь, потому что они пугают вас меньше, чем дела первостепенной важности.

Мы втянуты в выполнение этих, на первый взгляд, срочных дел, потому что они не дают нам сидеть сложа руки и помогают чувствовать себя нужными и важными. Относя проект к категории срочных, мы оправдываем затраченное на него время и внимание.