Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Обычно мы стараемся всегда прийти на помощь, потому что хотим приносить пользу. Но при этом именно перегруженность заданиями – особенно теми, выполнение которых мы считаем пустой тратой времени, – и делает нас бесполезными.

Если просьба организовать встречу не прошла тест, ответьте отказом. Получив не стоящее внимания письмо, просто удалите его. Протестируйте, прежде чем прочесть, презентацию объемом 50 страниц и, даже если она пройдет тест, уточните у автора, каким страницам следует уделить особое внимание.

Спустя несколько недель после того, как я рассказал об этом тесте Нейту, я решил позвонить ему, чтобы узнать, как обстоят дела. Около шести вечера я набрал его рабочий номер. Похоже, у Нейта все хорошо, потому что я ему не дозвонился. Очевидно, он уже ушел домой.

Если входящие сообщения вашей электронной почты похожи на мои – сплошные заявки да приглашения, обещающие новые перспективные проекты, большую клиентскую базу и новые поручения, – вам, несомненно, приятны исходящие от них возбуждение и волнение. Однако помните: грань здесь очень тонка. Вам придется быть избирательным во всем, за что вы беретесь. Приготовьтесь избавиться от накопившихся дел, чтобы высвободить время для новых. Вы должны научиться говорить «нет». Быстро, вежливо и конструктивно.

Спешу сообщить вам хорошую новость: то же самое, что вынуждает вас соглашаться выполнять разные поручения и перегружает рабочий день, поможет вам сказать «нет». И вот как это делается.

Прежде чем отказаться от чего-либо, подумайте, за что вы могли бы взяться. На таких сайтах, как 43Things.comи SuperViva.com [13], вы сможете составить список дел, которые вам хотелось бы завершить, и навыков, которые хотелось бы приобрести. Четко сформулировав свои цели, вы поймете, что для вас по-настоящему важно, а что не стоит внимания. Кроме того, вы заручитесь общественной поддержкой в деле их достижения.

С помощью простейшей программы Excel определите, справитесь ли вы с тем, за что уже взялись, прежде чем соглашаться на большее. Пометьте каждый проект, над которым работаете или только собираетесь, а затем внесите их в колонку А – по одной строке на каждое задание. Расставьте проекты по степени важности в колонке В, оценивая каждый по шкале от 1 до 5. В колонке С перечислите имена всех, кто вам поможет или возьмет на себя решение той или иной задачи. Таким образом вы распределите проекты исходя из их срочности.

Первоочередные задания, выполнение которых, с вашей точки зрения, можно перепоручить, передайте лично или по электронной почте тем, кто будет ими заниматься. Пересмотрите с руководителем список наиболее важных задач, справиться с которыми можете только вы. Соответствуют ли они его и вашим целям? Если нет, снова пересмотрите список, чтобы выяснить, нужно ли вам менять приоритеты, делегировать значительную часть проектов либо же стоит отсрочить их на более позднее время.

Ваш почтовый ящик переполнен сообщениями, на которые вы не удосужились ответить? Даже не сомневайтесь: на подобные письма следует отвечать отказом. Хотя я сама иногда долго не могу на это решиться. Чтобы облегчить задачу, я создала в почтовой программе «дежурные» тексты, содержащие вежливый отказ со ссылкой на различные обстоятельства: «Я бы с удовольствием встретилась с Вами, но мой график на этот месяц полностью расписан», или «Спасибо, что не забываете о нас, но, к сожалению, сейчас мы работаем только с постоянными клиентами», или «Предложение поучаствовать в Вашем проекте звучит заманчиво, однако мой график работы на общественных началах расписан уже на весь квартал». Такой простой прием позволит безболезненно отказаться от неинтересных предложений.

Отказывайтесь от всех приглашений и предложений, которые не соответствуют определенному набору требований. Например, меня интересуют конференции, посвященные коммерческому (привлечению новых клиентов) и личностному развитию (духовному и личностному росту), а также профессиональной подготовке (повышению квалификации), поэтому я посещаю лишь те мероприятия, которые представляют для меня интерес по крайней мере по двум из перечисленных критериев. Изложите свои требования на стикере и приклейте на монитор либо создайте соответствующую запись на цифровых носителях.

Ни один из упомянутых методов не избавит вас от волнения и боязни упустить потрясающую возможность. Но поскольку сказать «нет» сложно, мы нуждаемся в инструментах и системах, упрощающих эту задачу. Чем чаще мы говорим «нет», тем легче нам сконцентрироваться на наиболее важной работе.

Всем нам знакома ситуация, когда дел накопилось столько, что справиться с ними невозможно. И уж тем более нереально все успеть сделать вовремя. В настоящий момент мой список дел просто чрезмерный.

Два дня я пытался работать, но так ничего и не сделал. Только за что-то возьмусь, как отвлекаюсь на интернет. Или на телефонный звонок. Или на очередное письмо в электронном ящике. Сейчас, когда нужна максимальная производительность, у меня опускаются руки и я становлюсь как никогда неэффективным.

А ведь все должно происходить совсем наоборот: если дел много, производительность должна повышаться, чтобы можно было все успеть. Иногда бывает и так, но зачастую внимание распыляется на множество задач, ты не знаешь, с чего начать, и в результате так и не начинаешь.

В следующий раз, столкнувшись с подобной проблемой, попробуйте такой подход.

1. Запишите все, что нужно сделать, на листе бумаги . Не используйте для этого новые технологии. Почему? Не знаю, как это работает, но написанный на бумаге план и последующее вычеркивание выполненных пунктов играют роль стимула.

2. За первые 15 минут постарайтесь выполнить как можно больше самых простых заданий из своего списка. Сделайте короткие телефонные звонки. Отправьте небольшие письма по электронной почте. Не обращайте внимания на степень важности задач. Вы продвигаетесь вперед. Цель этого метода – вычеркнуть из списка как можно больше пунктов за кратчайший промежуток времени. Чтобы сохранить концентрацию внимания, включите таймер.

3. Следующие 35 минут посвятите работе над самым сложным заданием . Не отвлекайтесь. Отключите телефон. Закройте все ненужные приложения и выберите из списка ту задачу, которая внушает вам страх, повергает в стресс и при этом считается самой приоритетной. Затем работайте над ней, и только над ней, ни в чем не сомневаясь и ни на что не обращая внимания, на протяжении 35 минут.