Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

3. И наконец, отрицание. Такое поведение включает составление перечня поступков, которых вы не будете совершать в будущем. Включите в список вредную привычку, от которой желаете избавиться («Если я иду в торговый центр, то не буду покупать ничего лишнего»).

Наиболее эффективный способ достижения целей – замена. Поставив себе задачу, сосредоточьтесь на том, что следует предпринять для ее решения, а не на том, от чего нужно отказаться.

Дэвид Аллен – консультант по вопросам продуктивности и автор бестселлера «Как привести дела в порядок» [7], в котором изложена система последовательного повышения личной эффективности. Тони Шварц, автор бестселлера Be Excellent at Anything («Быть идеальным во всем» [8]), СЕО [9]компании The Energy Project, которая помогает людям и организациям поддерживать вовлеченность и производительность методами высокой эффективности.

В интервью, данном Harvard Business Review (далее – HBR), они рассуждают о том, почему электронная почта отвлекает от работы и почему с утра в первую очередь следует выполнять самые важные задания (несмотря на то что так поступает только один из них).

HBR . Давайте начнем с простого вопроса. Чем вы занимаетесь?

Аллен . Я помогаю людям и организациям производить больше, затрачивая при этом меньше усилий. Я привожу самые лучшие примеры из практики и предлагаю методы, позволяющие работать с повышенными сосредоточенностью и самоконтролем.

Шварц . Мы учим отдельных людей и организации правильно управлять своей энергией. Такой навык позволяет за меньшее время выполнить больший объем работы, причем весьма эффективно. Все, что для этого нужно, – сочетать периоды максимальной сосредоточенности и восстановления энергии.

HBR . Вы оба написали несколько книг, в которых излагаете свою методику. Расскажите о ней в двух словах.

Аллен . Я называю свою теорию «стратегической ценностью свободного пространства». Предположим, вы собираетесь приготовить для гостей ужин. Сейчас уже пять часов вечера, а гости придут в шесть. Вам нужны только определенные ингредиенты и кое-какая утварь. Вы хотите, чтобы кухня была уютной и чистой. Для этого вам необходима свобода. Я учу людей обретать эту свободу путем постепенных и конкретных шагов: составление списка всех задач и проектов, концентрация на последующих действиях и анализ содержания работы, которая должна быть сделана в офисе, по телефону или на компьютере.

И вам не придется изменять себя. Понадобится лишь простая, но очень эффективная техника.

Шварц . Мы сосредотачиваемся на четырех основных измерениях энергии, необходимой для идеального выполнения работы. Нижний уровень – физический: физическая нагрузка, сон, питание и отдых. На эмоциональном уровне речь идет о поддержании положительного настроя, причем лидеру нужно еще и передавать его другим. Интеллектуальный уровень предусматривает получение большего контроля над вниманием, что достигается как путем развития способности концентрироваться на чем-то одном, так и умением переключиться на нужную волну для выполнения более креативной работы. И наконец, на духовном уровне определяется цель, ведь тому, что имеет для нас значение, отдается гораздо больше сил и энергии. Лишь немногие [менеджеры и] лидеры, которых я встречал, в полной мере осознают, насколько важно сочетание всех этих умений – в себе и других – для достижения постоянной высокой эффективности. Они отлично справляются со своими обязанностями, за что их поощряют – еще больше увеличивая объем работы. Но в какой-то момент количество заданий превышает возможности сотрудников. Они перестают воспринимать все эти письма, поручения и другую поступающую информацию. Тогда приходится учить их делать шаг назад и спрашивать себя: «Что я действительно хочу делать? Каков правильный выбор? Какова цена этого выбора?»

HBR . Давайте поговорим о конкретных принципах, которым вы обучаете. Тони, объясните, почему вы считаете, что к работе следует подходить как к серии спринтерских забегов, а не как к марафону длиной в день.

Шварц . Большинство людей сегодня неверно трактуют выражение «выложиться по полной». Они полагают, что нужно работать как компьютер: на высокой скорости, без остановок, длительный период времени, выполняя множество задач одновременно. Но это неправильно. Люди созданы быть ритмичными. Сердце пульсирует, мышцы сокращаются и расслабляются. Максимальной эффективности мы достигаем, когда чередуем периоды траты и восстановления энергии. Нам нужно поучиться у спортсменов способности сочетать нагрузки с отдыхом. Мы предлагаем людям интенсивно работать в течение 90 минут, а затем делать перерыв, чтобы пополнить силы. Мы учим их есть высокоэнергетическую пищу небольшими порциями каждые пару часов, а не наедаться до отвала три раза в день. Мы считаем, что короткий сон повышает продуктивность, хотя эта идея по-прежнему непопулярна во многих компаниях. Однако реальность такова, что производительность человека, непрерывно работающего на протяжении дня, будет ниже, чем у человека тех же способностей, чередующего интенсивный труд с отдыхом. (Подробнее эта методика изложена в главах 18 «Поделите свой день на полуторачасовые циклы»и 22 «Управляйте своей энергией, а не временем».)

Аллен . Кроме того, важно правильно выбрать работу. Питер Друкер говорил, что самая сложная задача для интеллектуальных работников – определить фронт работ. Всего сто лет назад 80 процентов рабочих всего мира производили и перевозили товары. Они работали до упаду, спали, вставали и снова работали. Им не нужно было определять приоритеты или принимать ответственные решения. Сегодня намного сложнее быть продуктивным, потому что работа стала комплексной.

HBR . Дэвид, а что мешает производительности труда? Каковы главные препятствия?

Аллен . Люди не замечают проблем, действительно требующих внимания. А поскольку они их не осознают, то, соответственно, не могут и выявить. Эти проблемы сказываются на организационном климате, а также на психике каждого сотрудника, отнимая энергию и оставляя неприятный психологический осадок. Люди говорят, что собираются сделать что-то, но ничего не делают, и задание словно проваливается в черную дыру. И все бы ничего, если б это касалось только одного дела, но ведь их сотни! Сотрудники не могут точно определить свою роль в выполнении конкретного поручения: какой результат они хотят получить, какие действия необходимо предпринять потом.

Мозг дан нам для генерации идей, а не для их хранения. Выбросить все лишнее из головы и реализовать идеи – огромный шаг, способный дать поразительный эффект.