Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Каким же образом менеджеры развивают в себе чувство защищенности и ментальность «изобилия», помогающие им контролировать ситуацию и искренне радоваться успехам других людей? Мой опыт работы со множеством организаций показывает, что к делегированию полномочий склонны в первую очередь руководители, живущие в гармонии со своей системой ценностей, по-настоящему цельные натуры.

Учитывая время написания статьи, неудивительно, что послание Онкена вызвало резонанс среди управляющего персонала. Популярность теории подкреплялась и присущим автору даром рассказчика. В 1970-х я не раз присутствовал на его лекциях, и меня поражало умение докладчика красочно, в ярких деталях преподносить свои мысли. Ироничный стиль помог Онкену задеть менеджеров за живое, и им захотелось вернуть себе контроль над временем. Кстати, обезьяна была для Онкена не просто метафорой – она была его личным талисманом. Несколько раз я видел его в аэропортах с плюшевой обезьянкой на плече. Неудивительно, что эта статья – один из двух самых популярных бестселлеров HBR.

Сегодня, когда о делегировании, казалось бы, знает каждый, смысл послания Онкена не менее актуален, чем двадцать пять лет назад. Его концепция легла в основу моей работы по тайм-менеджменту, в которой я разделяю деятельность людей по принципу срочности и степени важности. Снова и снова я слышу от руководителей компаний, что бóльшую часть своего времени они тратят на срочную, но не стратегически важную работу. Они до сих пор не могут избавиться от необходимости думать о чужих мартышках и с неохотой передают инициативу в руки сотрудников. Вследствие чего такие руководители не успевают уделить время гориллам, то есть по-настоящему серьезным проблемам своей компании. Статья Онкена до сих пор служит «звоночком» для всех, кто хочет научиться эффективно делегировать полномочия.

Предположим, все четыре вышеописанных сотрудника ценят время своего начальника и внимательно следят за тем, чтобы не одарить его более чем тремя обезьянами за день. Таким образом, к концу рабочей недели менеджера облепят шестьдесят орущих животных – слишком много, чтобы справиться с ними в одиночку. Ему придется «жонглировать» своими приоритетами.

В пятницу вечером, закрывшись в кабинете, менеджер с тоской перебирает варианты решения проблем, а недовольные подчиненные ждут за дверью, чтобы до выходных еще раз напомнить ему о необходимости действовать не откладывая в долгий ящик. Представьте, как они будут отзываться о своем шефе: «Вот где у нас слабое звено! Он просто не способен ничего придумать. Непонятно, почему люди, не умеющие принимать решения, занимают столь высокие должности».

Хуже всего, что менеджер не может сделать «следующий шаг», поскольку ему просто-напросто не хватает времени, ведь он выполняет требования собственного начальника и системы. Чтобы разобраться с делами, ему необходимо хоть немного свободного времени. Но он никак не может его выкроить, потому что вынужден заниматься всеми этими обезьянами. Так менеджер попадает в замкнутый круг. Он просит своего секретаря передать всем четверым, что сможет встретиться с ними только в понедельник утром. В семь вечера он уезжает домой с твердым намерением вернуться в офис на следующий день, чтобы за выходные разгрести накопившуюся гору дел. В субботу, с утра пораньше, полный сил он приезжает на работу и в окно видит, как на поле для гольфа играют четверо. Догадались, кто эти люди?

Все, хватит. Наконец до него доходит, кто на самом деле на кого работает. Более того, теперь он понимает, что, если действительно разберется с делами за выходные, это очень понравится его подчиненным и впоследствии они будут с удовольствием вешать на него все больше и больше своих рабочих обязанностей. Только сейчас менеджер осознал: чем активнее он пытается наверстать упущенное, тем сильнее отстает.

Он вылетает из офиса как угорелый. Каков его план действий? Он решил наверстывать упущенное в том, чего не успевает уже много лет, то есть провести уик-энд с семьей. (Кстати, это один из вариантов потратить время по собственному усмотрению.)

В воскресенье менеджер наслаждается крепким и спокойным десятичасовым сном. Он уже выработал четкий план действий на понедельник, решив больше не позволять подчиненным распоряжаться его временем. Отныне он будет тратить время по собственному усмотрению. Конечно, сначала ему придется понаблюдать за сотрудниками: нужно ведь убедиться, что они в полной мере овладели трудным, но необходимым искусством «полноценного ухода за обезьянами».

Из высвободившегося времени менеджер сможет выкроить пару часов на то, чтобы лучше управляться с требованиями своего непосредственного руководителя и системы. Вероятно, на это уйдет не один месяц, но преимущества перехода на новую систему работы быстро дадут о себе знать. Теперь первоочередная цель менеджера – управлять своим временем.

В понедельник менеджер приходит на работу достаточно поздно. Четверо подчиненных уже собрались у дверей его кабинета, горя желанием напомнить о своих обезьянах. Он вызывает их по одному. Взяв очередную обезьяну, менеджер сажает ее на стол и сообщает подчиненному, что следующий ход – за ним. С некоторыми проблемами не так-то просто разобраться. В особо сложных случаях менеджер может даже отложить принятие решения: пусть обезьяна подремлет на спине у подчиненного, а завтра тот снова зайдет к боссу, и они продолжат совместные поиски правильного хода. (На спинах подчиненных обезьяны спят так же крепко, как и на спинах начальников.)

Завершив беседу, руководитель с удовольствием наблюдает, как очередная обезьянка, удобно устроившись на плече подчиненного, покидает кабинет. В течение следующих двадцати четырех часов сотрудники уже не будут ждать менеджера под дверью. Теперь он ждет, когда кто-то обратится к нему.

Впрочем, словно напоминая себе о том, что ему не запрещено конструктивное вмешательство, проходя мимо кабинета подчиненного, руководитель нет-нет да и заглянет, чтобы добродушно поинтересоваться: «Ну как продвигаются наши дела?» (Причем менеджер расходует время по собственному усмотрению, а вот подчиненный – в соответствии с требованиями начальника.)

На следующий день, когда в назначенный час сотрудник с обезьяной на спине явится к руководителю, тот изложит ему новые правила игры.

Пока я помогаю вам решить какую-то проблему, она ни на секунду не перестает быть вашей и не становится моей. Ведь если она все-таки станет моей, значит, у вас проблем больше не будет. А я никак не могу помочь человеку, у которого нет проблем.