Ирина Андреева - Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента

Затем установите приоритеты. Они состоят из двух компонентов: срочность и важность, которые представлены в различной пропорции. Примером срочного, но не важного дела является ремонт проколотой шины вашего автомобиля. К важным, но не срочным делам можно отнести разработку маркетинговой политики вашей компании. А вот если директор вашей фирмы пригласил вас к нему на совещание в 16.30 для обсуждения новой стратегии отбора персонала – это дело является и срочным и важным одновременно.

Некоторые задачи, которые не являются важными и срочными, тем не менее, приходится выполнять в первую очередь. В качестве критерия здесь можно использовать соотношение время / прибыль. Если прибыль (или польза) велика, а затраченное время мало, то не откладывайте это дело в долгий ящик. Например, перед тем, как вы приступите к написанию письма с деловым предложением вашему основному партнеру (важное дело), вы можете поручить выполнение нескольких второстепенных дел по его подготовке вашим сотрудникам. При этом несколько сэкономленных минут позволят вам более детально обосновать деловое предложение.

Систему приоритетов выполнения дел можно обозначать либо присвоением номера или буквы алфавита, либо использованием каких-либо других пометок. Например:

А – должно быть сделано сегодня

В – следовало бы сделать сегодня

С – возможно сделать сегодня

Дела, требующие уединения, концентрации и созидательного мышления, рекомендуется выполнять до 10 утра. Это самое высокопродуктивное время для большинства людей. Но если вы принадлежите к меньшинству, и вам лучше работается ночью или во второй половине дня, то планируйте наиболее сложные дела на продуктивное для вас время.

Возможно, вы и не сможете выполнить все дела, помещенные на завтрашний листок ежедневника. Однако если вы будете выполнять работу в соответствии с установленными вами приоритетами, то сделаете, по крайней мере, все важные дела.

Проверьте, есть ли в вашем расписании «окна», или небольшие промежутки времени, которые можно заполнить и эффективно использовать. «День имеет сотню карманов, но только в том случае, когда вы способны все эти карманы заполнить», – заметил Ф. Ницше (цит. по: [1, с. 265]). Если вы сможете подобрать для этих «карманов» соответствующие по времени задачи (например, написать письмо, позвонить по телефону), то вы, не торопясь, успеете сделать больше.

Однажды владелец крупной компании поставил сложную задачу перед консультантом в области менеджмента Чарльзом Ли: «Покажите мне, как я могу увеличить свою производительность труда, и я заплачу вам любую сумму в пределах разумного». Ли положил перед ним лист бумаги. «Каждый вечер записывайте все дела, которые вы собираетесь выполнить завтра, – сказал он, – и пронумеруйте их по степени важности. Начните следующее утро с выполнения дела под номером один и продолжайте его до тех пор, пока не закончите. Затем начинайте дело номер два, затем номер три, потом номер четыре… Не беспокойтесь, вы не успеете выполнить их все. Если вы не сможете выполнить ваши дела согласно этой системе, вы не сможете их выполнить ни в какой другой. Используйте эту систему каждый день».

Вскоре Чарльз Ли, вместе с чеком на 25 тысяч долларов, получил признание в том, что это был самый полезный урок, который его собеседник получил за всю свою карьеру бизнесмена.

Если вы обнаружите, что в результате планирования работа идет не очень хорошо, то задайте себе вопрос: «Выполняю ли я дела, которые обладают наивысшим приоритетом?» Если это не так, то Л. Зайверт предлагает ответить на следующие вопросы:

● Пытаюсь ли я выполнить за день максимальное количество дел?

● Может быть, стоит отложить выполнение некоторых задач, поскольку их время еще не пришло?

● Ясно ли сформулирован каждый вопрос и задача?

● Возникают ли трудности при принятии решений?

● Обладаю ли я всей необходимой информацией для принятия решения?

● Возможно, мне пришлось отклониться от плана из-за прессинга руководства или цейтнота в работе?

● Мне пришлось отказаться от задачи, потому что она оказалась слишком трудной или слишком надоедливой?

● Не является ли причиной моих неудач отсутствие уверенности в себе?

Внимательный анализ полученных ответов позволит установить, является ли реальным ваш бюджет времени. Если он реален, тогда источники ваших проблем – в исполнении.

Основной причиной неисполнения бюджета времени являются прерывания. Им могут способствовать отвлекающие телефонные разговоры, посетители, приходящие без дополнительной договоренности.

Для предотвращения неожиданных прерываний можно ввести «красное» и «зеленое» время. Вас можно прервать только в «зеленое» время. В «красное» время вы не отвлекаетесь от работы. Если кто-то попытается отвлечь вас в часы «красного» времени, можете просто сказать: «Извините, сейчас я очень занят одной проблемой. Могу ли я подойти к вам в… (называете временной интервал из вашего «зеленого» периода)?» Большинство людей с пониманием отнесутся к такой вежливой просьбе.

Остерегайтесь людей, отнимающих время. Столкнувшись с ними, можно на время покинуть кабинет или заявить, что вы очень заняты и, к сожалению, у вас нет времени на разговор. Если «пожиратель времени» позвонил вам по телефону, и вы никак не можете от него избавиться, то, не прекращая разговор, свободной рукой прервите связь. Это воспринимается, как будто вас разъединили. Затем оставьте трубку снятой, чтобы до вас не могли дозвониться.

Если вас отвлекают звонки по мобильному телефону, переведите его в режим: «Абонент недоступен». Не стремитесь быть полезным для всех. Вместо того, чтобы тратить время на долгие разговоры, лучше обменивайтесь письмами по электронной почте.

Чтобы по возможности избежать прерываний, нужно научиться говорить «нет». Возьмите за правило никогда не говорить «да» бездумно, автоматически. Учитесь отказывать твердо и тактично. Помните, что чрезмерное количество обязательств – это путь к провалу, перегрузкам и ухудшению здоровья.

Когда вам нужно отказать кому-либо, лучше сделать это быстро и решительно. Такие неопределенные фразы как «Я подумаю об этом» или «Я не знаю» порождают надежду, которая позже превратится в сильное разочарование вами. Лучше расставить точки над i сразу же. Известный психолог Дж. Келли приводит перечень основных прав человека, которые необходимо помнить, чтобы не потерять уверенность в себе. В их числе – право отвечать отказом на просьбу, не чувствуя себя виноватым и эгоистичным.

Ежедневный план не должен превращаться в подобие сторожевой собаки. Ваш список ежедневных дел нужно уважать, но не стоит канонизировать его как Святое писание. Это всего лишь инструмент, но не идол для поклонения. В противном случае не остается времени для того, чтобы помочь тому, кто в этом нуждается, насладиться дружеской беседой на улице или навестить родных. «Наслаждение всегда после: после того, как выполнены все дела, для которых установлен крайний срок, даны ответы на письма, сделаны звонки и т. д. Но все-таки это время никогда не приходит. Потому что появляются новые письма, крайние сроки работы и жизнь опять откладывается до этого после – пока, наконец, не станет слишком поздно. Хомяк на топчане имеет столько же свободы», – писал Дж. Стейнберг о фанатиках планирования времени.