Ирина Андреева - Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента

Семь главных правил планирования дня гласят:

1. Главный принцип планирования – записывать (записывайте в ежедневник все дела, задачи и назначенные встречи).

2. Планируйте новый рабочий день накануне вечером.

3. Цените время и устанавливайте временные лимиты.

4. Не составляйте план на целый день, оставьте буферное время (примерно 40-50 %).

5. Объединяйте сходные дела в рабочие и временные блоки, придайте вашему дню общую структуру, но пусть она остается гибкой.

6. Последовательно сконцентрируйтесь на приоритетах.

7. Начинайте, проживайте и заканчивайте день позитивно. Получайте удовольствие от своих успехов.

Момент, когда можно остановиться и сказать: «Все! Достаточно на сегодня» наступает, когда основная работа выполнена, а все, что остается, это только внешняя отделка.

В конце дня нужно подвести его итоги, сделать выводы и спланировать следующий день. Личные итоги дня поможет подвести следующий опросник:

● Приблизил ли меня сегодняшний день к моим целям?

● Чему я научился сегодня, что я в будущем буду делать по-другому?

● Мог ли я отказаться от некоторых дел?

● Все ли мои идеи и соображения я занес в записную книжку?

● Как я смогу вознаградить и поощрить себя?

● Что самое лучшее из того, что я еще мог бы сделать сегодня?

● Как я спланирую следующий день?

Эффективное планирование времени не должно быть жестким, оно не исключает возможность маневра: нужно иметь некоторый запас времени для непредвиденных дел. Это запасное время позволит выполнить все необходимые дела наиболее экономичным путем. Когда вы не ловите рыбу – чините свои сети.

Эффективный тайм-менеджер – кто он?

Когда мы собираемся что-либо в себе изменить, то очень важно представлять себе тот идеал, ради которого мы стремимся к переменам. Как конкретно вы изменитесь, если научитесь управлять временем?

Один из ведущих специалистов в области управления временем Ф. О’Коннелл описывает портрет эффективного тайм-менеджера следующим образом [67]. Такому человеку нравится ходить на работу. Часто он предпочитает приходить на работу пораньше, чтобы позаниматься в спокойной обстановке. Он всегда планирует свой день, включая в план список приоритетов. Эффективный тайм-менеджер интуитивно чувствует, что должно быть сделано и когда. Наиболее важные дела он выполняет, когда его обычно никто не отрывает – в период так называемого «красного» времени. В «зеленое» время такой сотрудник более открыт для внешних контактов, и его могут отвлекать от главного как люди, так и менее важные дела. В его распорядке дня предусмотрены и непредвиденные обстоятельства. Если тайм-менеджер планирует уйти в 17.00, то пытается завершить дела, скажем, уже к 16.00.

Внутренне наш герой обычно сохраняет спокойствие, не часто выходит из себя и не повышает голос. Сталкиваясь с трудностями, он, скорее, пытается разрешить их, чем давать им распространяться. Отлично выполняя работу, эффективный тайм-менеджер почти всегда выполняет свои обязательства и в итоге меньше страдает от стресса на службе. Он не только преуспевает на работе, но и уходит домой вовремя.

Таких, как наш герой, характеризует уважительное отношение окружающих. Эффективный тайм-менеджер говорит то, что думает, определяет все возможные варианты, предлагает их и позволяет принять лучшее решение.

Если кто-либо пытается навязать эффективному тайм-менеджеру какое-нибудь задание, то это задача не из легких. Человек, который ценит время, не возьмется за что-либо просто потому, что задание как будто свалилось с потолка. Он четко выяснит, сколько времени потребует выполнение, постарается вникнуть в то, что ему поручают, и потом выполнит все настолько хорошо, насколько сможет.

Такой человек одержим своей работой. Он заинтересован в ней и знает ценность того, что делает. Эффективный тайм-менеджер знает высоту планки, которую может взять, и, когда требуется, готов к сотрудничеству с руководством. У нашего героя хорошие профессиональные взаимоотношения с боссом, потому что он очень надежен. Если такой человек дает обещание, то руководитель может полагаться на него.

У эффективного тайм-менеджера отношение к перерывам в работе иное, чем у большинства сотрудников. Во-первых, стоит хорошо подумать, прежде чем пойти и прервать его деятельность. Если у вас есть вопрос к нему или проблема, то для начала вам придется хорошо все продумать и сформулировать. В противном случае он может настоять на том, чтобы вы описали проблему или заполнили специальную форму. Если вы заранее не подготовились к беседе, то уйдете с ощущением, что вам вообще не следовало приходить.

Дважды подумайте, прежде чем подойти к нему с вопросом: «Ты вчера вечером смотрел матч (или сериал)?» Если попадете в его «красное» время, то явно получите отказ. Не мечтайте даже подойти к нему в последнюю минуту со срочным делом, иначе услышите: «Недостатки вашего планирования – ваши проблемы». Он может «спасти вашу шкуру», но только в виде исключения, о чем сразу же и предупредит.

Эффективный тайм-менеджер практически никогда сразу не соглашается с предложением. У него масса способов сделать так, чтобы собеседник не почувствовал, что ему отказали. Один из его любимых методов – увеличить крайний срок выполнения, о котором вы просили, в два или три раза. Допустим, в понедельник в 11.00 вы подходите к нему с каким-то неотложным делом, которое необходимо выполнить сегодня к обеду (к 13.00), то есть за два часа. Он невозмутимо ответит вам: «Невозможно, но к концу дня (к 17.00) я постараюсь». То есть запрос на 2 часа обернулся ответом на 5 часов (11-13 и 14-17).

В целом, люди, которые преуспевают на работе и уходят домой вовремя, довольны положением дел на работе, потому что могут выбирать ход вещей и умеют согласовывать его с вышестоящим руководством.

У эффективного тайм-менеджера нет чувства вины, особенно когда он уходит с работы в 17.00. Кроме того, уходя, он не беспокоится о работе. Такой человек не ищет одобрения окружающих. Его работа говорит сама за себя, сама себя утверждает и в других комментариях не нуждается. Как говорили древние римляне: «Когда факты перед глазами, к чему слова?»

Обычно у эффективных тайм-менеджеров хорошее чувство юмора – оно незаменимо в напряженных ситуациях. Такие люди не обвиняют других и не пытаются освободить себя от ответственности. Если они не выполнили что-либо к обещанному сроку, они сознаются в этом и принимают на себя все последствия. Эффективные тайм-менеджеры не боятся проиграть и готовы брать риск на себя.

Вы тоже можете стать таким: исполнять все вовремя, ощущать удовольствие от работы и вкус жизни в целом – вне зависимости от того, какой у вас руководитель, компания, культура, сектор индустрии. Решение стать эффективным тайм-менеджером можете принять только вы сами. Вы можете принять его сегодня – если захотите.