Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Вторая причина: приложения, которые мы используем для выполнения самой значимой работы, зачастую «скрывают» от нас прогресс. Составляя предварительный набросок в Word или Google Docs, мы выделяем фрагменты, удаляем ненужное, начинаем снова, пока не добьемся желаемого результата, – и все это в одном файле. К тому времени, когда вы получите готовый результат, первая, вторая, третья и четвертая попытки словно перестают существовать. Эти варианты просто исчезают. Аналогичным образом мы постоянно «вырезаем и удаляем» свой прогресс в других приложениях, от Photoshop до Powerpoint. И даже если вы педантично сохраняете все версии файлов, они обычно спрятаны в цифровой папке – с глаз долой, из сердца вон.

В этом состоит парадокс прогресса: технология позволяет без труда видеть прогресс при выполнении относительно мелких, занимающих немного времени задач и в то же время скрывает прогресс в реализации долговременных творческих проектов, которые оказывают гораздо большее влияние на нашу жизнь.

Изменить перспективу:

Как создать то же самое четкое ощущение прогресса в том, что для вас действительно важно, значимо?

Необходимо не отвлекаться от осмысленной, целенаправленной работы – и не поддаваться желанию проверить электронную почту. Вот тогда наступит явный прогресс. Попробуйте в течение дня фиксировать, что полезного вы сделали (сколько слов написали, сколько ошибок нашли, скольким клиентам дозвонились). Разбивайте большие проекты на этапы недельной продолжительности, чтобы поддерживать удовлетворение от достигнутой цели, ведите дневник своих «маленьких побед», чтобы сохранять мотивацию. Вывешивайте на стену черновики планов, наброски документов, чтобы видеть, насколько далеко вы продвинулись. Придумайте «метки прогресса», и тогда другая работа тоже вызовет привыкание, как проверка электронной почты.

В деликатных вопросах общения электронная почта, похоже, становится нашим слабым местом и начинает походить на криптонит. Сколько раз вы получали плохо сформулированное сообщение, которое вызывало у вас приступ гнева? А вы сами разве никогда не отправляли письмо, не обдумав его хорошенько, и не получали яростный ответ, которого вы, как вам казалось, не заслужили? Почему мы не умеем нормально общаться по электронной почте?

Главная причина – отсутствие обратной связи. При личной беседе и даже разговоре по телефону мы обычно считываем тысячи едва заметных социальных сигналов и по ним решаем, что нам делать дальше. Зачастую мы начинаем о чем-то говорить, но затем – на основе невербальной обратной связи с собеседником – меняем тему.

При общении посредством электронной почты эта петля обратной связи отсутствует. Вместо того чтобы продвигаться мелкими шагами – я говорю, вы реагируете, а затем я меняю свой ответ или поясняю мысль, – я (отправитель) просто вываливаю вам (получателю) все сразу, надеясь на лучшее. Более того, мы склонны составлять письмо, предполагая, что собеседник получает те же невербальные социальные сигналы, что и при личном общении, хотя мы, естественно, набираем текст в одиночестве.

Дэниел Гоулман, ученый, который ввел в обиход термин «эмоциональный интеллект», изучал это явление и обнаружил нечто удивительное. В отношении электронной почты у людей присутствует так называемое негативное смещение. Гоулман выяснил, что если отправитель настроен позитивно, то получатель обычно остается нейтрален. Если отношение отправителя к письму нейтральное, то получатель, как правило, испытывает негативные чувства. Другими словами, в отношении положительных эмоций электронная почта действительно подобна криптониту: любое отправленное вами сообщение по пути к получателю автоматически опускается на несколько ступеней по шкале позитива.

Ситуация, знакомая всем: вы составляете электронное письмо, по вашему мнению, оно превосходно, вы его отправляете, но получатель почему-то обижается на это, казалось бы, абсолютно невинное послание. Исследование Гоулмана показывает, что ваш получатель вовсе не обладает повышенной ранимостью – по крайней мере не больше, чем любой другой. Дело в том, что все мы чрезвычайно чувствительны к тону электронных писем, поскольку они лишены главного компонента успешного социального взаимодействия – обратной связи в режиме реального времени. В них нет ни выражения лица, ни жестов и интонаций, которые обычно помогают интерпретировать слова собеседника. А без этих подсказок мы склонны предполагать худшее.

Это подводит нас к одному из самых спорных вопросов, связанных с электронной почтой: использовать смайлики и восклицательные знаки или нет? Противники таких средств выражения часто убеждены, что это «непрофессионально». Но так ли это?

Если сообщение скорее всего будет воспринято негативно – а такова судьба всех электронных писем, – разумное использование смайликов и восклицательных знаков может послужить полезным противовесом. В сущности, они играют роль социальных подсказок, сообщая, что вы шутите, взволнованны или сочувствуете, и избавляя вас от многословия. Точнее передавая свои намерения, вы повышаете вероятность благожелательного отношения к вашему письму – а значит, получения желаемого ответа. Разве это не профессионально?

Конечно, я понимаю желание отказаться от этих несерьезных инструментов. Были времена, когда я считала, что использовать смайлики – ниже моего достоинства. Но теперь, после пятнадцати с лишним лет общения по электронной почте с клиентами, писателями, дизайнерами и лекторами, я могу с радостью сообщить, что избавилась от этого предубеждения. Мне приходилось упрашивать, убеждать и критиковать сотни людей, которые работали на меня или на которых работала я, и мне не удалось бы справиться с этим без многочисленных социальных подсказок, вставленных в мои письма.

Негативное смещение реально, и следует приветствовать любые средства для его преодоления [1] Для смайликов тоже существуют ограничения: два смайлика следует использовать редко. Смайлики – это не значки для выражения эмоций, или эмодзи. (Использование эмодзи допустимо лишь в узком кругу коллег – в противном случае это «непрофессионально».) Кроме того, необходимо воздержаться от смайликов, пока вы не познакомитесь с человеком, которому адресуете письмо. Вам ведь не придет в голову подмигивать во время интервью при приеме на работу – поэтому не стоит подмигивать и в рассылке. . Добиться результата – это более профессионально, чем не отступать от бессмысленных принципов.