Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Электронная почта, вне всякого сомнения, является чрезвычайно полезным инструментом, но сама редко рассматривается как значимая работа. Поговорим, как сформировать четкое представление о том, на чем следует сосредоточить силы. Различают три категории, на которые можно разделить значимую работу.

Миссия.В рекомендациях по построению карьеры это обычно называется «найти свое призвание». Изобретатель Илон Маск хочет создать по-настоящему космическую цивилизацию , доктор Билл Томас стремится вернуть в Америке уважение к пожилым людям , а предприниматель Кимберли Брайант хочет дать цветным девочкам возможность обучиться искусству программирования . Это впечатляющие и даже пугающие цели. Но не стоит расстраиваться, если у вас нет цели, способной изменить мир. Иметь призвание вовсе не обязательно.

Проект. Следующая категория побудительных мотивов к работе – просто завершить данный проект. Он может быть любым. Возможно, вы хотите получить работу в Facebook, собрать 100 тысяч долларов на свой стартап, привлечь крупного клиента или написать книгу . В большинстве случаев значимая работа, которую мы делаем, связана с выполнением какого-либо долгосрочного проекта, будь то небольшой проект, например содержательная публикация в блоге , или чуть более крупный вроде запуска собственного сайта . Проекты могут быть в разной степени амбициозными, но для выполнения каждого из них требуется совершить определенные шаги. Изменять мир не обязательно – нужно просто завершить проект.

Навыки. Последняя категория – это работа, которая расширяет набор ваших умений и навыков. Возможно, вы хотите научиться создавать мобильные приложения или выучить новый язык программирования ; возможно, вы поставили себе цель усовершенствовать свое искусство переговорщика или улучшить владение литературным слогом . Как и в предыдущих случаях, здесь приемлем любой уровень амбиций. Смысл в том, чтобы выполнять задачи, которые помогают расти профессионально и/или личностно.

Когда вы определяете для себя значимую работу, она, скорее всего, окажется сочетанием перечисленных выше категорий. Например, на уровне миссии можно сказать: я хочу помочь людям сделать их работу более осмысленной и творческой . На уровне проекта я решаю две задачи: заканчиваю эту книгу и разрабатываю новый веб-сайт . На уровне навыков я бы хотела добиться лучшего продвижения своей работы и усовершенствовать свой навык публичных выступлений .

Когда вы задумаетесь о целях, у вас скорее всего получится похожий список. Некоторым людям доступна такая роскошь, как возможность сосредоточиться на чем-то одном (например, великой миссии), но большинство из нас в каждый момент времени преследуют несколько целей сразу. Важно, чтобы этот список был относительно коротким. Обратите внимание, что я работаю одновременно над двумя проектами и оба они непосредственно связаны с моей миссией, а хочу усовершенствовать два навыка, которые, в свою очередь, связаны с проектами. (Для создания нового веб-сайта требуется более активно и эффективно продвигать мою работу, а завершив книгу, я, вполне вероятно, получу новые возможности для публичных выступлений.)

Какие электронные письма соответствуют целям вашей значимой работы?

Прояснив, в чем заключается значимая работа – то есть устанавливая конкретные, взвешенные цели, – вы привносите ощущение осмысленности в свой рабочий день. С одной стороны, это формирует мощную силу, которая противостоит притяжению электронной почты, предлагая более полезное направление для вашей энергии. С другой стороны, это помогает быстро расставить приоритеты, когда вы открываете ящик входящих сообщений – оценить письма следует по степени важности для значимой работы.

Если вы не хотите тратить время на электронную почту, то должны посвятить его чему-то другому. Какими проектами вы хотели бы заняться? Чего вы желаете достичь?

Действия:

Тщательнейшим образом проанализировав ситуацию, запишите цели значимой работы на ближайшие три месяца .

Подойдет любое сочетание миссий, проектов и навыков. Реалистично оценивайте свои возможности и сократите список до минимума – всего не более 3 или 4 целей. Разместите список так, чтобы его было хорошо видно с рабочего места, и регулярно заглядывайте в него, когда составляете график на день или разбираете электронную почту. Если всегда помнить о значимых целях, то разумно распорядиться своим временем гораздо легче.

Между электронными письмами не может быть равенства. Сообщение от начальника отличается от сообщения, присланного привередливым бывшим клиентом или абсолютно незнакомым человеком. Важность письма определяется вашими взаимоотношениями с отправителем (или отсутствием таковых).

Теперь, когда вы определили, чего именно хотите добиться в своей профессиональной деятельности, пора переходить к следующему шагу и сосредоточиться на том, кто важен для вашей работы. Чтобы эффективно использовать электронную почту, необходимо мысленно построить иерархию людей, которые присылают вам сообщения, и определить их относительную значимость. Эту простую схему я использую для того, чтобы распределить свои контакты на несколько разных категорий.

ВИПы. На верхних ступеньках иерархии располагаются ВИПы. Это самые близкие к вам люди, сообщения от которых требуют немедленного внимания. Это люди, с которыми вас связывают личные отношения, а также те, от которых зависит ваше материальное благополучие. Важнее их никого нет. В число ВИПов обычно входит ваш начальник, ключевые клиенты, супруг и другие близкие родственники. Вы «уделяете им внимание», чего бы вам это ни стоило. Обычно вы отвечаете им в тот же день – в идеале в течение нескольких часов. Этот список должен быть коротким, не более 3–5 человек. Если вы придете к выводу, что для вас важны все люди, то окажетесь в тупике.

Ключевые сотрудники. На следующем уровне иерархии располагаются ключевые сотрудники. Это люди, с которыми вы поддерживаете тесные рабочие контакты, им требуется отвечать своевременно: и проекты, и взаимоотношения должны развиваться. К ключевым сотрудникам обычно относятся коллеги, с которыми вы регулярно взаимодействуете по работе, не очень крупные клиенты, с кем вы в данный момент реализуете какой-либо проект, а также консультанты, друзья и родственники. В зависимости от ритма вашей работы данная группа требует ответа в течение 1–3 дней. Этот список может быть немного длиннее, чем для ВИПов, и его размер определяется масштабом вашей работы (например, двое коллег или 25, в зависимости от ситуации). Тем не менее старайтесь сократить его до минимума.