Павел Кузнецов - Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома

В числе документов можно выделить обязательные, предусмотренные требованиями, а также факультативные, которые собирают для удобства процедуры проведения общего собрания.

Основным документом, который зафиксирует решения общего собрания, будет протокол. Его можно подготовить после проведения общего собрания и подсчета голосов.

Законом установлены обязательные приложения к протоколу. В их числе:

1. Реестр собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий сведения обо всех собственниках помещений в многоквартирном доме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) собственников — физических лиц; полного наименования и ОГРН юридических лиц; номеров принадлежащих им помещений и реквизитов документов, подтверждающих права собственности на помещения; количества голосов, которым владеет каждый собственник помещения в многоквартирном доме.

Обратите внимание, что при оформлении протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в качестве сведений о реквизитах документа, подтверждающего право собственности физического лица на помещение в таком доме, необходимо использовать данные, содержащиеся в выписке из ЕГРП (ЕГРН). Такая позиция изложена в письме Минстроя России от 07.10.2016 № 33077-АТ/04.

Часто возникает вопрос о том, нужно ли заказывать выписку из ЕГРН, если есть свидетельство о государственной регистрации права. Важно то, что информация о собственнике должна быть актуальной на дату проведения общего собрания. С 15.07.2016 свидетельство о государственной регистрации права не выдается. Таким образом, собственник мог измениться, а инициаторы проведения общего собрания, руководствуясь старыми данными, могут уведомить прежнего собственника, но не уведомить нового. Эта ситуация будет основанием для отмены принятых общим собранием решений, что следует из п. 1 ст. 184.1 ГК РФ.

При этом срок действия выписки из ЕГРН законодательством не установлен. Однако информация в этих документах должна быть актуальной, поэтому выписки должны быть представлены в разумный срок с даты их получения. Эта позиция изложена в письме Минэкономразвития России от 02.06.2008 № Д08-1593.

2. Копия текста сообщения о проведении общего собрания.

3. Реестр вручения собственникам помещений в многоквартирном доме сообщений о проведении общего собрания (либо почтовые уведомления о вручении сообщений).

4. Списки присутствующих и приглашенных лиц.

5. Документы (их копии), удостоверяющие полномочия представителей присутствующих и приглашенных лиц.

6. Документы, рассмотренные общим собранием в соответствии с повесткой дня общего собрания.

7. Письменные решения (бюллетени) собственников помещений и их представителей, принявших участие в проведенном общем собрании, которые должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать лиц, заполнивших их (в случае проведения общего собрания в форме очно-заочного или заочного голосования).

8. Иные документы в случае их упоминания в содержательной части протокола общего собрания.

Это определено в п. 20 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах от 28.01.2019 № 44 / пр.

В реестр собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий сведения обо всех собственниках помещений, рекомендуется включать сведения о распределении долей.

Такой реестр может одновременно являться листом регистрации собственников, пришедших на общее собрание.

До момента проведения общего собрания у его инициаторов должны быть:

— реестр собственников помещений в многоквартирном доме (в котором собственники будут голосовать и расписываться);

— сообщение о проведении общего собрания, где будет обозначена повестка, по которой ведутся обсуждения и голосование;

— документы, по которым принимаются решения

— бюллетени для их раздачи собственникам, если собрание носит очно-заочный характер.

В реестре собственников оптимально предусмотреть следующую информацию:

— местоположение многоквартирного дома (почтовый адрес);

— данные по площади жилых помещений многоквартирного дома, которые берутся за 100 % числа голосов;

— номер жилого помещения собственника;

— режим права собственности на данное помещение (индивидуальная, общая совместная или общая долевая);

— фамилию, имя, отчество (наименование) собственника, а также сведения о документе, подтверждающем право собственности на такое помещение (с 15.07.2016 года вместо номера и даты выдачи свидетельства о государственной регистрации права собственности или выписки из ЕГРП (ЕГРН) целесообразно указывать номер и дату государственной регистрации права или правоустанавливающего документа);

— фамилию, имя, отчество (наименование) представителя собственника (если собственник на постоянной основе определил своего представителя либо имеет своего законного представителя);

— количество голосов, принадлежащих собственнику помещения;

— информацию по количеству вопросов повестки голосования с возможностью проголосовать «за», «против», «воздержался»;

— место для подписи, подтверждающей факт голосования собственником.

Повестка вопросов общего собрания имеет обязательную и факультативную части.

Факультативная — это те вопросы, решения по которым необходимо принять на общем собрании.

Обязательная часть определена нормативами, и без нее есть риск признания протокола недействительным. При любой форме проведения общих собраний обязательным элементами повестки вопросов должны быть:

— выбор председателя и секретаря общего собрания;

— выбор членов счетной комиссии общего собрания;

— определение места (адреса) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений (если ранее такое место не было определено).

При очном голосовании на общем собрании собственники принимают решения по всем вопросам путем одновременного голосования по заранее согласованной повестке.

Для проведения очного голосования выбирается место. Специальных требований к нему нет, обычно общие собрания проводятся около подъездов, на детской площадке или в иных пригодных для этого местах придомовой территории.

Место проведения собрания обязательно следует определять в сообщении, т. к. в дальнейшем эта информация будет отражена в протоколе как обязательный реквизит.

В качестве даты проведения собрания имеет смысл выбирать вечер воскресенья, чтобы обеспечить большую явку собственников на собрание.