Павел Кузнецов - Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома

В среднем ведение бухгалтерии на аутсорсинге в доме на 300 квартир (вместе с выставлением квитанций и ГИС ЖКХ) стоит 12–20 тыс. руб. в месяц (в ценах 2019 года). Не всегда получается найти за эти деньги грамотного бухгалтера. Кроме того, на 1 руб. его заплаты будет приходиться 30 коп. налогов и сборов в пользу государства, т. е. вы будете выступать в качестве налогового агента.

Поэтому стоит взвесить все «за» и «против» при определении того формата учетно-финансового администрирования, который будет выбран.

Организация, управляющая многоквартирным домом, является оператором персональных данных, и на нее распространяются положения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

При управлении многоквартирным домом управляющая организация собирает и использует персональные данные (это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу, т. е. субъекту персональных данных).

Чаще всего такие персональные данные включают: фамилию, имя, отчество; год, месяц, дату рождения; место рождения; ИНН; паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства и адреса фактического проживания; количество проживающих и зарегистрированных в жилом помещении; контактный телефон; электронную почту (имейл), марку и номер транспортного средства; семейное положение; сведения о праве собственности на жилое помещение, сведения о собственниках помещений; размер начисленных жилищно-коммунальных услуг по месту нахождения жилого помещения.

Для реализации требований законодательства о защите персональных данных управляющей организации необходимо:

1. Обеспечить включение управляющей организации в Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных. Этот Реестр ведет уполномоченный орган — Роскомнадзор. По состоянию на март 2019 года в нем содержались сведения о почти 400 тыс. операторов персональных данных.

Для подачи уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных необходимо заполнить электронную форму на сайте Роскомнадзора: pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form. Уведомлению будет присвоен определенный номер. Затем необходимо распечатать это уведомление, подписать, поставить печать и передать в соответствующий территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора. В течение 30 дней ваша организация появится в Реестре операторов, и вы сможете ее найти по ИНН (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Уведомление необходимо подавать до начала обработки персональных данных. В законе определен ряд ситуаций, когда подавать уведомление не требуется:

— Обработка персональных данных в соответствии с трудовым законодательством (т. е. в связи с заключением трудовых отношений со своими работниками).

— Обработка персональных данных в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора.

Довольно редко бывает, когда договоры управления многоквартирным домом заключаются со всеми собственниками одновременно. А значит, останется какой-то процент собственников, чьи персональные данные управляющая организация будет обрабатывать без наличия заключенного договора. Следовательно, она обязана быть в Реестре операторов.

— Обработка персональных данных, включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов. Такие персональные данные находятся, в частности, в выписке из Реестра. Однако фактически управляющие организации не могут обрабатывать только эти данные, и им необходимы сведения о дате регистрации права собственности, количестве собственников по жилому помещению и иная информация, относимая к персональным данным.

— Обработка персональных данных без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных.

Так, в силу п. 3.1 ст. 45 ЖК РФ управляющие организации обязаны вести реестр собственников помещений в многоквартирном доме, который содержит сведения, позволяющие идентифицировать собственников помещений в данном многоквартирном доме, а также сведения о дате регистрации права и доле в праве каждого собственника. В случае передачи данного реестра третьим лицам (собственникам, которые хотят провести общее собрание) согласие собственников на передачу персональных данных, содержащихся в реестре, не требуется.

— Обработка персональных данных с помощью платежных агентов, т. е. лиц, которые привлекаются кредитной организацией в целях осуществления отдельных банковских операций. Основной функцией платежного агента в данных отношениях является прием от плательщика денежных средств на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в соответствии с ЖК РФ и осуществление последующих расчетов с поставщиками указанных услуг. За свои посреднические услуги платежный агент вправе взимать с плательщика вознаграждение в размере, определенном соглашением между платежным агентом и плательщиком. Если у управляющей организации заключен договор на внешнюю бухгалтерию с платежным агентом, то согласия на обработку персональных данных от каждого субъекта не требуется (п. 16 ст. 155 ЖК РФ).

2. Назначить распорядительным актом лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (п. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, получает указания непосредственно от исполнительного органа организации, являющейся оператором, и подотчетно ему. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано:

— осуществлять внутренний контроль за соблюдением оператором и его работниками законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

— доводить до сведения работников оператора положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;

— организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов (ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).