Алексей Гладкий - Интернет на 100%. Подробный самоучитель: от «чайника» – до профессионала

• Вежливость и учтивость. Тон делового письма должен быть доброжелательным (но ни в коем случае не фамильярным) либо нейтральным. Использование сленговых, жаргонных и т.п. слов и выражений категорически запрещается.

Деловое письмо обязательно должно включать в себя приветствие, изложение сути вопроса и подпись.

Перед тем, как приступить к созданию делового письма, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – максимально дополнить информацию о себе в режиме настройки учетной записи. В этом случае получатель почтового сообщения при добавлении отправителя в адресную книгу будет обладать максимумом необходимой информации о нем.

При ведении деловой переписки следует по возможности избегать различного рода сокращений. Например, из двух вариантов подписи почтового сообщения: С ув. Петров С.А.и С уважением, Петров Семен Александровичдля делового письма нужно однозначно выбрать второй вариант.

Кстати, о подписи. Существуют разные мнения по поводу того, какую информацию следует включать в подпись делового письма. Содержимое подписи может определяться личными соображениями отправителя, корпоративной этикой, общепринятыми правилами и т.д. Наиболее оптимальный вариант – включить в подпись делового почтового сообщения те же данные, которые обычно содержатся в визитной карточке.

Деловое письмо должно быть оформлено в строгом фоне. Не допускается применение фривольных и экзотических шрифтов, а также анимированных элементов. Желательно обойтись без бланков, в крайнем случае – использовать нейтральный, строгий бланк; абсолютно исключены яркие и красочные бланки. Помимо всего прочего, никто не может дать гарантии, что почтовая программа, используемая получателем почтового сообщения, корректно отобразит подобное оформление.

Если деловое письмо содержит прикрепленные файлы, то правилом хорошего тона считается кратко упомянуть в тексте письма об этих вложениях и их содержимом.

При создании почтового сообщения обязательно нужно заполнить поле Тема. Во-первых, это проявление вежливости по отношению к получателю делового письма, во-вторых – повышает вероятность того, что письмо не будет отсеяно как спам или как носитель вируса. Кроме этого, если получателю приходится работать с большими объемами электронной корреспонденции, то значение поля Темапозволит быстрее распознать данное письмо среди остальных почтовых сообщений.

При заполнении поля Теманужно принимать во внимание электронный адрес получателя. Если этот адрес принадлежит конкретному человеку, то в поле Темадостаточно краткого изложения сути вопроса. Однако в некоторых фирмах не принято регистрировать почтовый ящик на каждого сотрудника, и для всех сотрудников используется один корпоративный почтовый ящик. В этом случае в поле Темаследует указать также фамилию и инициалы сотрудника, которому адресуется деловое письмо.

Если деловое письмо отправляется иностранным партнерам, то, согласно деловому этикету, оно должно быть составлено на языке страны получателя либо на английском языке (так как английский язык является языком международных переговоров). При этом во вложенном файле рекомендуется отправить оригинал письма на языке страны отправителя (если отправитель россиянин – то на русском языке) – это позволит избежать неясностей, которые могут возникнуть при проявлении тех либо иных языковых нюансов.

При создании ответного сообщения рекомендуется процитировать исходное письмо, а если оно слишком большое либо это невозможно по другим причинам – то хотя бы его заголовок.

И еще один важный момент: в деловых письмах не допускается использование постскриптумов. Электронное почтовое сообщение – не бумажное письмо, и в него всегда можно внести требуемые изменения и дополнения.

В данном разделе мы узнаем, как ведется работа с электронной корреспонденцией на почтовом сервере, с использованием специально предназначенного интерфейса. Для примера возьмем один из самых популярных ресурсов – www.yandex.ru. При этом будем считать, что электронный почтовый ящик уже имеется (как мы только что отмечали, завести его никакой сложности не представляет).

Чтобы войти в свой электронный ящик, нужно на главной странице ресурса в соответствующих полях ввести логин и пароль (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Ввод логина и пароля для входа в почтовый ящик

После ввода учетных данных и нажатия кнопки Войтина экране отобразится интерфейс почтового ящика, изображенный на рис. 5.2.

Рис. 5.2. Интерфейс почтового ящика на www.yandex.ru

Так выглядит почтовый интерфейс, который предлагается по умолчанию. Как показывает практика, он вполне устраивает большинство начинающих пользователей. Однако вы всегда можете изменить настройки электронной почты по своему усмотрению – для перехода в соответствующий режим используйте ссылку Настройка, которая находится справа вверху интерфейса рядом со ссылками Выходи Помощь. Кстати, ссылка Помощьпредназначена для вызова справочной информации: если у вас возникли какие-то затруднения при работе с электронной почтой, щелкайте на этой ссылке мышью и ищите ответ на появившийся у вас вопрос.

В левой части интерфейса отображается перечень папок, предназначенных для хранения электронной корреспонденции. По умолчанию предлагается следующий набор папок.

• Входящие. Эта папка предназначена для поступающих в почтовый ящик электронных писем. Иначе говоря, если вы ждете от кого-то письмо – ищите его в папке Входящие.

• Отправленные. В этой папке сохраняются все отправленные вами электронные письма. Отметим, что вы можете отключить в настройках почтового ящика эту возможность – тогда письма будут удаляться сразу после отправки.

• Удаленные. Все письма, которые удаляет пользователь, попадают в папку Удаленные. Окончательное удаление писем производится именно из этой папки. Такой механизм реализован для того, чтобы предотвратить случайное удаление важных писем.

• Спам. В данную папку поступают письма, которые почтовый сервер распознает как спам. О том, что представляет собой спам, мы говорили ранее.

• Черновики. В данную папку помещаются черновые копии почтовых сообщений. Например, если вы пишете письмо не за один раз, а за несколько, то сохранять написанный текст можно в папке Черновики. Также вы можете настроить автоматическое сохранение писем в эту папку, что полезно в случаях, когда написание сообщения требует много времени. В этом случае через определенные промежутки времени оно будет автоматически сохраняться в папку Черновики, что позволит впоследствии восстановить введенный текст в случае утери письма при аппаратных или программных сбоях.