Кэролайн Флеминг - Говорите ясно и убедительно

Расскажите им… – это основная часть вашего сообщения. Этот материал должен быть прост для восприятия, иначе слушатели не будут уверены в том, что именно вы имели в виду. Попробуйте вставить в свое выступление тематические подзаголовки. Это простая, но эффективная модель выступления, которая учитывает способность среднестатистической аудитории осмысливать услышанное и спасла многих выступающих от беспомощного барахтанья в потоке информации. Проверьте, есть ли в материале вашего обращения к аудитории эти три основные части.

Ознакомьте аудиторию с основными логическими частями своего выступления, например: «Я представлю вам: 1) цель исследования; 2) тестовые материалы; 3) результаты исследования трехлетних детей». Теперь все знают, чего ожидать, понимают, как будет строиться ваше выступление, и всем будет проще понять вашу точку зрения.

Другой пример: «Мы уверены, что вы захотите заказать наши ножи, потому что: 1) они прекрасно сконструированы; 2) красиво оформлены; 3) у них приемлемая цена». Затем более подробно рассказываете об этом по плану.

Джим знал, что такая организация выступления поможет его слушателям воспринять основную мысль, но его удивило, что и для него в этом был плюс, потому что ему стало проще осмыслить материал для выступления и исключить все лишнее.

Скажите о том, о чем именно вы рассказали .Завершающие фразы так же важны, как и вступление, так как люди склонны запоминать последний блок информации ( правило заключения ). В конце своей речи вы делаете резюме, дополняете или комментируете вышесказанное либо еще раз перечисляете основные тезисы, прозвучавшие в выступлении.

Схема «Скажите им» – своеобразный скелет выступления, основное содержание речи, на которую может уйти пять минут или пятьдесят. Если вы понимаете, из чего состоит такой скелет, то можете сократить или развернуть свое выступление в зависимости от потребности аудитории. Джиму нужно четко организовать свое выступление, последовательно выстраивая и излагая мысли. Он осознал эту структуру.

Шаблон содержания речи снимает значительную часть проблем, потому что выступающему проще запомнить и применить скелет речи. Хотя этот подход кажется таким простым, для многих он представляет большую проблему. Им приходится отказываться от привычки непринужденно излагать свои мысли и вместо этого действовать строго в рамках, которые установлены потребностями слушателей. Для этого необходимо тщательно все продумать до того, как выйти к аудитории. Нужно отделить основные идеи от второстепенных и разработать логичную последовательность представления их слушателям. Вы, без сомнения, слышали о том, что сначала надо подумать, а потом говорить? Обдумав немного свое выступление, вы сможете уверенно и точно выразить свои мысли.

Джим, о котором мы уже упоминали, был просто в ужасе, когда пытался втиснуть свои соображения в эти узкие рамки. Он все понимал, но просто никогда не делал этого раньше. Если у вас возникнут сложности со структурированием материала для презентации, знайте: понадобятся тренировка, усилия и много практики для того, чтобы вы отказались от своих представлений, но у вас все получится. Что касается Джима, то я попросила его присылать на мой электронный адрес краткий конспект его очередного выступления, и постепенно это стало для него привычкой.

Четкая организация материала для презентаций помогает слушателям осознать ее основные моменты, потому что во время выступления аудиторию отвлекает множество внешних и внутренних факторов.

Тим должен был представить информацию на встрече с высшим руководством своей компании (большими шишками), оформить ее нужно было особенно тщательно. Что сработает с привычной аудиторией, может не сработать с теми, кто наделен особыми полномочиями. Они будут поглядывать на часы и не постесняются прервать вас.

(Об этом я советую прочитать в книге Фредерика Гилберта «Говорите громче». Она предназначена для менеджеров среднего звена, которым приходится выступать перед руководителями компаний. Гилберт знает, как делать презентации в жестких условиях бизнеса, поскольку у него огромный опыт консультирования менеджеров среднего и высшего звена.)

Руководителей Джима интересовала суть дела, это и стало для него отправным пунктом. У него не было ни раздаточного материала, ни слайдов, только он сам и его факты. Представьте себе эту самую суть дела в виде вершины пирамиды, в основании которой лежит заключительная часть речи.

Обычно это простая идея, которая подводит черту под информацией, логично изложенной в «верхней части пирамиды». Например, мы начинаем выступление с фразы «Нам необходимо поменять поставщика офисной бумаги». Тогда большой босс может сказать «Меняйте!» или спросить: «Какие еще варианты?»

Тогда вы переходите к блоку информации, на которую это утверждение опирается, и говорите: «Это или Тайвань, или компания “Милпитас”».

Большой босс может перебить вас в любую минуту, в зависимости от того, сколько времени он решил на это потратить. Например, есть еще вопросы: «Что мы знаем о соотношении времени и цен?» Но вы предвидели этот вопрос и готовы ответить и про Тайвань, и про «Милпитас». Пирамида информации будет выглядеть вот так:

Посмотрите, как простая мысль о том, что надо логически структурировать содержание выступления, учитывает потребность аудитории в ясности изложения и экономии времени. Мы повернулись лицом к слушателям. Вы никогда не будете давать им больше информации, чем необходимо, или не ту информацию, которая им нужна.

Но – стоп! Большой босс может продолжить задавать вопросы: «Зачем тратить наше время на разговоры о бумаге, боже мой!» Как и многие выступающие, мы тут же зацепимся за вопрос и приступим к ответу. Есть особая вводная структура, которая позволяет кратко изложить историю вопроса. Формат такой: ситуация – детали – вопрос – ответ.

Ситуация: Мы всегда закупали бумагу в компании «Краун».

Детали: У них только что был серьезный пожар, и они закрываются. Вопрос: Где нам теперь брать бумагу?

Ответ: Вот информация по этому вопросу (и переходим к исходному тезису о том, что нам нужен новый поставщик бумаги).

Следуя такому подходу, вы увидите, что все присутствующие согласны, кивают головами и готовы принять ваш вариант, потому что понимают, с чем это связано. Обратите внимание, что сам по себе вопрос далеко не очевиден. Можно и другие задать. («Может быть, нам написать им письмо и выразить сочувствие?») Ответ должен содержать лишь ту информацию, которая связана с конкретно заданным вопросом и выстроена в соответствии с предлагаемой логикой общения.