Кэролайн Флеминг - Говорите ясно и убедительно

Что делать? Не готовьте развернутые ответы, достаточно тезисов с цифрами, словами, короткими ключевыми фразами. Так вы будете общаться раскованнее, подбирая слова, наиболее подходящие для беседы.

Точка зрения . Допустим, вам задали вопрос, почему вас заинтересовала именно эта должность, на которую сейчас претендуете, и вы отвечаете примерно так: «Мне всегда нравилось работать с людьми. Даже когда я была маленькой девочкой, мне хотелось помогать кому-то. Я была такая маленькая мама, ха-ха-ха! Студенткой я работала волонтером в католической больнице… я не очень хорошо помню, в какой именно… Неважно, главное, что мне это доставляло такую радость, когда…» Но тем, кто проводит собеседование, это неинтересно. Им скучно. Вы рассказываете о событиях из своей личной жизни, которая никого здесь не волнует.

Что делать? Посмотреть на ситуацию с точки зрения тех, кто организовал собеседование. Почему они об этом спрашивают? Чего они хотят? Возможно, они ждут такого ответа: «У меня двенадцатилетний опыт работы в сфере клиентского сервиса, из них четыре года – в качестве руководителя. В описании вакансии, на которую я претендую, указано, что кандидат должен иметь достаточный опыт в сфере сервиса, и такой опыт у меня есть».

Ясная речь . Вы будете волноваться и от этого, возможно, станете тараторить. Но посмотрите на себя со стороны глазами организаторов собеседования. Они вас слышат в первый раз, и им необходимо время, чтобы осмыслить услышанное. Многие люди так озабочены словами , которые нужно произнести, что забывают о том, как это звучит, поэтому сказанное с трудом доходит до собеседников.

Что делать?

• В обычной обстановке вы разговариваете не так, поэтому попросите кого-то из своих друзей задать вам вопросы, которые могут прозвучать на собеседовании. Запишите свой разговор, через некоторое время прослушайте аудиозапись. Это самый действенный способ изменить свою речь к лучшему. Вы захотите попрактиковаться, сознательно отслеживая новый стиль своей речи. Вы ведь стремились к тому, чтобы произносить слова более отчетливо, верно?

• Запись поможет вам осознать странные привычки и услышать слова-пустышки, которые вы НЕ СОБИРАЛИСЬиспользовать (ну эта… типа…). Возможно, вам неприятно это слышать, но это первый шаг к изменениям.

• Вы выполните все предлагаемые в этой книге упражнения, чтобы повысить эффективность своей речи. На настоящем собеседовании вы почувствуете признательность за то, что потратили на это время.

Я слышала об одном человеке, который получил работу сразу после собеседования только потому, что его речь и манера держаться произвели на работодателей благоприятное впечатление, хотя его квалификация не соответствовала предлагаемой должности. Для него даже придумали должность, соответствующую его подготовке. Я хочу верить, что такое действительно произошло, более того, пусть происходит снова.

Уверена, что вам нравятся такие сообщения на автоответчике, когда понятно каждое слово, ясно, о чем идет речь, и которые длятся ни на йоту дольше, чем нужно. И мне тоже, и всем моим знакомым. Мы можем повысить эффективность сообщений, присылаемых на автоответчик, выполняя несколько простых требований. Я расскажу вам о том, как начинать, продолжать и заканчивать текст таких сообщений (как оригинально!), и буду ждать от вас идеально оформленных текстов.

Четко представьтесь. Даже если сообщение предназначено вашим друзьям или постоянным клиентам, не следует думать, что они сразу узнают вас по голосу. Правда, невежливо заставлять их теряться в догадках (отвлекая от основного содержания сообщения). Внятно произнесите свое имя и цель звонка. Особенно четко артикулируйте сложное или иностранное имя. Вам легко и просто произносить его, потому что вы к нему привыкли, а для другого человека оно превращается в поток трудноразличимых звуков, особенно если вас не видят. Произнесите свое имя так, словно оно напечатано прописными буквами или подчеркнуто, чтобы оно прозвучало весомо. Сделайте паузу до и после того, как оно прозвучит, чтобы тот, кто слушает запись, все понял.

Даже если вы звоните другу, помните, что у него много знакомых по имени Джоан, Джон или Пэт. Назовите свою фамилию, не испытывайте его терпение.

Всегда указывайте свой номер телефона после имени. Не стоит надеяться, что все хранят в памяти код города. Снова следует вспомнить, что для вас этот номер стал привычным, а для слушающего – нет. Четко и ясно произнесите номер телефона. Помните: люди могут недослышать, в комнате может быть шумно, на телефонной линии возникают помехи. И если только номер будет плохо слышно, то пропадет весь смысл вашего звонка. Когда со мной происходит такое, мне приходится выбирать – звонить по первым десяти номерам, которые приходят мне на ум или махнуть на это рукой. Догадайтесь, какой из этих вариантов я выберу?

Когда мы звоним по телефону, то знаем, когда вероятнее всего застать нужного нам человека по этому номеру. Прежде чем набрать номер и позвонить, стоит подумать и о содержании сообщения, которое вы оставите на автоответчике. Поскольку некому задать встречные вопросы, лучше тщательно сформулировать текст сообщения, чтобы человек получил всю информацию, которая ему необходима.

Оставьте сообщение . Не нужно звонить и говорить: «Позвони мне». Скажите так: «Я хочу наконец пообедать с тобой, как обещал. Как насчет четверга или пятницы на следующей неделе?» Или: «Я звоню, чтобы обсудить с тобой один щекотливый вопрос. Весь день меня можно будет застать вот по этому номеру». Или: «Я звоню по поводу кулера, который подтекает». Оставив сообщение, вы делаете шаг на пути к эффективному общению.

Переходите к делу. Я люблю, когда оставляют четкие и краткие сообщения («Кэрол, нам придется отменить нашу встречу и перенести ее на завтра. Можете мне перезвонить? Перезвоните, пожалуйста, на номер…»). Здесь можно добавить некоторые детали, но не заставляйте меня выслушивать бесконечный рассказ, который ведет непонятно куда. Меня это просто бесит.

Одно сообщение – одна тема. Наше внимание работает именно так. Вы быстрее получите ответ на сообщение, если сделали эффективный запрос. Еще необходимо учесть, что ваше сообщение может услышать кто-то еще. А вам это совсем не нужно. Автоответчик – дело ненадежное.

Скажите, как скоро вы ожидаете ответа, если нужно. Вы можете сказать: «Можно не перезванивать. Если…»

Снова повторите свое имя, номер телефона и когда лучше вам перезвонить. Пусть человеку будет просто сделать это. Если вы снова продублируете информацию в конце сообщения, то номер точно не перепутают. Мобильные телефоны часто искажают звучание голоса, поэтому тот, кто наговаривает сообщение на автоответчик, должен перекрыть шум вокруг и снова повторить номер телефона. Уважать время того, кому вы звоните, – это основной принцип хороших телефонных манер. А вежливость всегда себя оправдывает.