Кэролайн Флеминг - Говорите ясно и убедительно

Если кто-то хочет повысить качество устной речи, ему необходимо подумать об организации материала для выступления. Это первое, что приходит мне в голову, и последнее, что приходит в голову окружающим. Взять под контроль последовательность, в которой формулируются идеи, – наиважнейший принцип эффективной коммуникации. Человеческий мозг не воспринимает бессвязный поток идей и слов, он нуждается в четко структурированной и логично организованной информации, имеющей непосредственное отношение к делу. Например, бизнесмены особенно заинтересованы в том, чтобы вы сначала сформулировали тему своего сообщения и доходчиво объяснили, почему они должны вас выслушать.

Вы помните, как мы обсуждали различие между самовыражением и общением в разделе «Как эффективно выразить свои мысли» (глава 4)? Основная мысль заключалась в том, что говорить надо по существу. Мне нечего добавить к этому.

Джим мог потерять работу в своей финансовой организации, потому что никак не мог уложиться во время, отведенное для презентации. Это выводило из себя его начальника и коллег. Практически всегда во время его выступления звучал хор голосов: «Говорите по существу!» Какая неловкая ситуация! Обычно Джим строил свои презентации как повествование: «…И я позвал контролера в банке, но его не было на месте, и я тогда поговорил с его секретаршей, но она сказала мне, что записей нет, и тогда я в тот же день перезвонил и…» Джим был потрясен, когда узнал, что ему всего-навсего нужно было сказать что-то вроде: «Записи будут у меня сегодня днем». Джим был чуткий и общительный человек, и такая фраза показалась ему слишком краткой, недостаточно развернутой и грубой. Он с удовольствием разговаривал с людьми, легко вступал в контакт и был ценным работником, когда нужно было наладить общение, а самовыражение было только плюсом. Но ему нужно было научиться уважать потребности аудитории в деловой обстановке, где приоритетная роль отводится сухим фактам. Детали его общения с людьми в этом контексте никакого значения не имели.

Давайте научимся на этом примере тому, как следует организовать материал выступления, соблюдая интересы слушателей. Вы поймете, что именно в этом основной смысл общения – устанавливать общность. Мы рассмотрим два возможных подхода к такой организации, которые, по моим наблюдениям, полезны для структурирования ваших мыслей и представляемой информации. Джим попробовал применять оба этих подхода, много практиковался, чтобы научиться уверенно ими пользоваться и решать, какой из них более уместен в той или иной ситуации.

Лучшая схема делового выступления такова:

Скажите им, о чем будете говорить.

Расскажите об этом.

Скажите о том, о чем именно вы рассказали.

Части этой схемы можно обозначить как «начало», «основная часть» и «заключение», но это так скучно! Начните выступление с вводной фразы, из которой будет понятно, о чем вы будете говорить и почему вас стоит выслушать. Это самый лучший способ заставить собеседников решить, стоит вас внимательно слушать или нет. Поскольку люди склонны помнить то, что было в начале выступления – принцип первичного сообщения , – то сразу приступайте к делу:

В ближайшем будущем нас ждут изменения в составе руководства компании.

Компания Х стала более активным конкурентом.

Городу нужен новый мэр, и мы знаем, кто это!

Обществу по защите животных нужна ваша постоянная поддержка.

В этих примерах то, о чем вы говорите, может стать частью доклада или описанием предпринимаемых в данный момент действий, и люди заинтересуются: а что же дальше? Что если вам нужно завоевать внимание аудитории, которая незнакома с темой вашего выступления?

Используйте вводные фразы для того, чтобы перекинуть мост между вами и аудиторией, привлекая ее интерес. Вы расскажете не только о том, о чем собираетесь говорить, но и о том, почему это может иметь значение для слушающих. Отличный способ сделать это – поговорить о присутствующих и о том, почему в их интересах выслушать вас. Наведите справки и выясните, о чем думают эти люди и к чему стремятся, чтобы сразу можно было принять во внимание их потребности. Если люди чувствуют, что их услышали, что их понимают, что содержание вашей речи их заинтриговало, то больше шансов быть услышанным. Вот несколько примеров того, как этот принцип работает.

Продажи . Распространенная ошибка начинающих торговых агентов заключается в том, что они просто перечисляют достоинства своего товара («Это точило для ножей выполнено из суперпуперпрочного материала, протестировано во многих научных лабораториях и получило одобрение Института домашнего хозяйства»), но не объясняют, в чем польза от его использования («Вспомните все эти противные бесполезные ножи, которые валяются у вас в ящике кухонного стола! Вы хотите купить еще один набор ножей или отточить до идеального состояния те, что плохо служили вам до сегодняшнего дня?»).

Научные исследования . «Этот новый тест на словарный запас был проведен с участием 800 000 детей из Сиэтла и его окрестностей, а также многократно апробирован на представителях национальных меньшинств». Или: «Как большинство учителей, вы крайне недовольны тем, как обстоят дела с обеспечением подростков литературой, адекватной их уровню языка, из-за того, что тесты, оценивающие их словарный запас, были составлены некорректно». Учитель, услышавший вторую фразу, будет в большей степени нацелен на потребности учеников, а не на общие характеристики теста.

Благотворительность . «Стоимость обучения ребенка с расстройством слуха в начальной школе составляет 35 000 долларов и не покрывает затрат на слуховой аппарат и медицинские услуги». Или: «Подумайте, что значит для вас способность слышать музыку, голос матери или крик вашего первого ребенка». Во второй фразе мы ухватили самую суть: слух необходим для того, чтобы общаться с окружающими, и заставили аудиторию сопереживать.

Ваша точка зрения станет откровением для людей, которые будут слушать внимательно, если вы затронете их интересы и чувства.

Скажите им .и не раз. Будьте готовы снова и снова повторять основную мысль своего выступления. Поскольку она встроена в более сложный контекст, слушатели могут и не выделить основные пункты вашего сообщения. Повторяя и перефразируя основную мысль, вы обеспечите внимание к ней аудитории, и она поймет вас. Вас, вероятно, беспокоит, как воспримут слушатели такие повторы. Думайте о том, что вы привлекаете внимание к своей основной идее. Сомневаюсь, что аудитория заметит повторы. Зато, когда ее спросят, о чем было выступление, она, вероятнее всего, точно воспроизведет основное сообщение. Значит, все получилось как надо.