Вера Капылова - Кадровое дело: оформление сотрудников

Заявление составляют в свободной форме, как правило, на листе формата А4. Текст документа можно написать от руки или напечатать на компьютере. Заявление адресуется на имя руководителя организации, в которую трудоустраивается работник. В правом верхнем углу указывается адресат заявления: должность и Ф. И. О. руководителя организации в дательном падеже, наименование организации. Ниже сотрудник пишет собственные Ф. И. О. в родительном падеже и указывает адрес своего места жительства.

Заголовок документа размещается по центру бланка. Далее следует основной текст заявления, содержащий просьбу принять на работу с указанием должности и даты начала трудовой деятельности. Заявитель подписывает бланк заявления о приёме на работу и ставит дату оформления. После этого документ передаётся кадровому работнику или другому сотруднику, занимающемуся трудоустройством персонала в организации.

Подача заявления о приёме на работу не является обязательной для большинства организаций, потому что эту процедуру не предусматривает ТК РФ. Подача заявления обязательна лишь при поступлении на государственную и муниципальную службу, в соответствии со ст. 26 Федерального закона от 27.07.2000 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации». Однако по устоявшемуся порядку вещей большинство работодателей принимают от новых сотрудников заявление о приёме. Для работодателя заявление сотрудника является дополнительной гарантией его намерений приступить к трудовой деятельности.

Текст заявления о приёме на работу составляется следующим образом:

Заявление

Прошу принять меня на работу

в_______________________ (название организации)

на должность ________________с «___» ____________ 2016 года.

подпись, дата

В тексте заявления можно указать тип работы (основной или по совместительству), наличие или отсутствие испытательного срока, график и порядок оплаты, дополнительные условия при их наличии.

Документ, подписанный сотрудником, регистрируют в установленном в организации порядке, например, в журнале регистрации входящих документов или в журнале регистрации заявлений работников. Заявление может стать основанием для приказа о приёме работника на работу по форме Т-1.

В права и обязанности каждой организации входит разработка локальных нормативных актов – внутренних законов, которые принимаются работодателем. Локальные нормативные акты регламентируют основные аспекты деятельности организации в плане работы с персоналом и внутреннего распорядка: корпоративную культуру, действия, полномочия и права сотрудников, порядок поощрений и взысканий и т. д. Если эти важные аспекты не закреплены документально, организация рано или поздно столкнётся с правовыми последствиями. В Трудовом кодексе РФ закреплено право юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на оформление локальных нормативных актов и обязанность знакомить с ними сотрудников под подпись.

Таким образом, Трудовой кодекс РФ закрепляет право работодателя принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) и обязанность работодателя знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех организаций. Работодатель также имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений. Например, по вредным условиям производства, или график сменности при наличии сменной работы.

Вот перечень основных локальных актов, принимаемых работодателями:

штатное расписание

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (при приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под подпись.)

положение об оплате труда

положение о защите персональных данных работников (при приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под подпись)

инструкция по делопроизводству

должностные инструкции и инструкции по охране труда

положения о структурных подразделениях

положение о коммерческой тайне

положение об аттестации

положение о материальной ответственности

Эти документы оформляются в первую очередь. Даже если на начальном этапе в организацию планируется набрать всего несколько человек, информацию об их количестве и размере окладов необходимо закрепить в штатном расписании, а также составить график отпусков. Отсутствие этих документов, выявленное проверкой, приведёт к административным последствиям в виде штрафа.

Согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей деятельностью. Обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе, специалисте по кадрам или ином сотруднике, ответственном за оформление трудоустройства.

Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Своей подписью сотрудник подтверждает, что он ознакомлен с локальными актами и правилами трудового поведения, изложенными в них. В кадровой практике существует несколько вариантов оформления ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами:

Работники ставят подписи, подтверждающие факт и дату ознакомления на листе ознакомления, подшитом к локальному нормативному акту.

Сотрудники проставляют подписи в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов с указанием даты ознакомления.

Сотрудники проставляют подписи в листе ознакомления с локальными актами, прилагаемом к трудовому договору

В текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Трудовой кодекс устанавливает особенности ознакомления с локальными актами для дистанционных работников, учитывая тот факт, что с развитием информационных технологий, этот способ занятости обретает всё большую популярность. Согласно ТК РФ дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами путём обмена электронными документами. 4 4 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст. 312. 1