Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации отдела кадров, образцы документов

© Вера Капылова, 2019

ISBN 978-5-4474-9478-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Кадровое делопроизводство – необходимый процесс в работе каждой организации. Кадровый отдел взаимодействует с главным ресурсом компании – человеческим. Подбор и трудоустройство персонала требуется грамотно документировать. Ошибки в кадровых документах ведут к административной ответственности, в том числе штрафам до 200 000 р.

Деятельность кадрового отдела с самого начала следует организовать правильно. Если в документации нет порядка, привести дела в отделе кадров в правильное состояние будет намного сложнее, дольше и дороже, чем сделать всё грамотно с самого начала.

В структуре каждой организации отдел кадров занимает значимую позицию, уже потому что именно в этот отдел первым попадает новый сотрудник. Основная функция отдела кадров на предприятии – документная работа с сотрудниками, ведение, учёт и сопровождение персонала. Документированию подлежат основные действия сотрудников внутри организации: приём на работу, перемещение на другую должность, обучение, изменение оплаты труда, отпуска и командировки, увольнение.

Сотрудники отдела кадров выполняют в организации следующие задачи:

подбор персонала

подготовка штатного расписания и других локальных нормативных актов

оформление приёма на работу сотрудников

выдача справок и копий документов

прием, выдача, заполнение и хранение трудовых книжек

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков

организация обучения и аттестаций

оформление увольнения сотрудников

Работу по организации кадрового отдела с нуля можно представить в виде понятного пошагового алгоритма. Исполнение этого алгоритма приведёт к выполнению задач по запуску во вновь открывшейся организации кадровой службы. Представленный ниже вашему вниманию план действий можно также использовать для приведения в порядок дел кадрового отдела в уже работающей компании.

Алгоритм организации кадрового отдела с нуля состоит из девяти этапов:

1. Подборка актуальных законов в сфере трудовых отношений и методической литературы по кадровому делопроизводству, выбор и установка программы по учёту кадров. Одним словом, подготовка рабочего места.

2. Изучение учредительных документов организации, из которых предстоит узнать реквизиты для оформления кадровых бумаг и порядок приёма на работу директора.

3. Составления перечня документов, необходимых в работе кадрового отдела.

4. Оформление директора с учётом требований учредительных документов и обязательным информированием налоговых органов и заинтересованных банков.

5. Составление локальных нормативных актов, регламентирующих правила поведения в организации, режим работы, порядок взаимодействия с персоналом.

6. Разработка образца срочного или бессрочного трудового договора с указанием существенных и несущественных условий работы.

7. Подготовка документов для ведения кадровой работы, включая бланки приказов, договоров, соглашений и журналов регистрации.

8. Назначение сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и передача ему полномочий по ведению трудовых книжек от директора.

9. Оформление сотрудников, включающее ознакомление с нормативными актами организации, заключение трудового договора, издание приказа о приёме на работу и внесение записи в трудовую книжку.

В представленной Вашему вниманию книге «Организация отдела кадров с нуля» подробно раскрывается порядок выполнения каждого пункта этого алгоритма. Если Вам предстоит организовывать кадровый отдел в открывающейся компании, книга поможет в короткие сроки грамотно оформить этот процесс. В книге Вы найдёте образцы необходимых кадровых документов, рекомендации по организации кадрового делопроизводства, порядок оформления директора, порядок разработки внутренних нормативных актов и трудового договора, нюансы работы с кадровой документацией, порядок оформления сотрудников.

Книга станет отличным помощником для новичков кадрового дела, менеджеров или бухгалтеров, которым доверили оформление персонала, индивидуальных предпринимателей или руководителей небольших компаний, где только принято решение набрать штат сотрудников.

Организацию кадрового делопроизводства с нуля начинать нужно непосредственно с обустройства рабочего места – отдела кадров. У сотрудников кадрового отдела должен быть доступ к актуальным законодательным актам в сфере трудовых отношений и к справочно-методической литературе, разъясняющей вопросы кадрового делопроизводства. Далее следует позаботиться о техническом и программном обеспечении кадровой деятельности. Для этого с руководителем согласовывается приобретение мебели для офиса, канцтоваров, необходимых печатей и штампов. Также кадровый отдел не сможет обойтись без оргтехники и компьютерных программ по автоматизированному учёту кадров.

На первом этапе организации отдела кадров формируется подборка законов, регулирующих трудовые отношения. Доступ кадровым сотрудникам к необходимым законодательным актам можно обеспечить следующими способами. Законодательные акты можно собрать в традиционном бумажном виде и хранить на полках офисного шкафа в виде правовой библиотеки. Доступ к правовой информации можно также обеспечить с помощью установки на компьютеры информационно-справочной системы, в которой всегда доступна подборка актуальных правовых актов, обновляющихся по мере выхода поправок к законам. На современном рынке существует несколько правовых информационно-справочных систем, наибольшее распространение получили «Консультант» и «Гарант».

Что входит в понятие трудовое законодательство? Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства является создание необходимых правовых условий для достижения согласования интересов сторон трудовых отношений в следующих вопросах:

организации труда и управлению трудом

трудоустройства

дополнительного профессионального образования работников непосредственно у работодателя