Вера Капылова - Кадровое дело: оформление сотрудников

© Вера Капылова, 2016

ISBN 978-5-4483-4464-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Документы по кадровому составу подлежат хранению в течение 75 лет, от правильности представленных в них сведений зависит оформление пенсий сотрудников. За ненадлежащее ведение кадровой документации российское законодательство предусматривает штрафы для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Документированию подлежит приём, кадровое перемещение и увольнение сотрудников. Приёму на работу новых сотрудников предшествует предварительная подготовка в виде ознакомления с документами, подтверждающими образование, опыт работы, состояние здоровья. Причём работодатель имеет право запросить у соискателя только определённые документы, предусмотренные трудовым законодательством. Если принято положительное решение о приёме сотрудника, то работодатель знакомит его с локальными нормативными актами, заключает с ним трудовой договор и издаёт приказ о приёме на работу. На основании приказа в трудовую книжку и личную карточку сотрудника вносится запись о приёме на работу с указанием должности и структурного подразделения.

В процессе работы может возникнуть ситуация с изменением в положении сотрудника, например, перевод на другую должность в связи с повышением, трудоустройство по совместительству, перевод в другое территориальное подразделение и т. д. В подобных случаях оформляется кадровое перемещение, инициатором которого может выступать сотрудник или работодатель. Кадровое перемещение требует документально оформленного согласия заинтересованных сторон, после достижения которого издаётся приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Процедура увольнения регулируется ст. 77—83 Трудового кодекса Российской Федерации. Самые распространённые основания увольнения сотрудников – по собственному желанию или соглашению сторон. Также нередко необходимость увольнения возникают в связи с жизненными обстоятельствами: призывом сотрудника на военную службу, наложением ареста, утратой права доступа к государственно тайне и т. д. Каждое основание подразумевает свои особенности в оформлении документов.

В трёх разделах раскрываются вопросы относительно подготовки и оформления приёма на работу, кадрового перемещения и увольнения сотрудников. В книге приводятся формы основных кадровых приказов, и образцы заполнения трудовых книжек сотрудников. Книга рассчитана на сотрудников кадровых отделов, а также на руководителей, бухгалтеров, менеджеров и индивидуальных предпринимателей, которым приходится совмещать обязанности по кадровому делопроизводству со своей основной деятельностью.

Приём на работу нового сотрудника связан с необходимостью проверки личных данных, оформлением определённых документов, и, в ряде случаев, прохождением медицинского осмотра. Работодателю необходимо удостовериться в уровне квалификации и опыте работы претендента на вакансию. Перед тем как приступить к оформлению кадровых документов нужно понимать, что будущий сотрудник соответствует должности: имеет необходимое образование, опыт работы и нормальное состояние здоровья. Эти факты подтверждаются документально – претендент предоставляет в кадровый отдел диплом об образовании, трудовую книжку, медсправку. Уровень компетенции, деловые и личные качества, необходимые для конкретной работы, соответствие требованиям по должности выясняется во время собеседования или конкурса на должность, если таковой предусмотрен.

Предварительные медицинские осмотры при трудоустройстве необходимы для определения соответствия состояния здоровья претендента предстоящей работе. Это нужно для снижения риска аварий в связи с человеческим фактором и для предотвращения травм и заболеваний, связанных с профессиональной деятельностью. Состояние здоровья оценивает специальная медицинская комиссия. Не всем соискателям нужно проходить медосмотр, но только тем, к которым такие требования предъявляет закон.

Предварительный медицинский осмотр при заключении трудового договора должны проходить:

работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе работа под землёй)

лица моложе 18 лет

работники транспорта

работники пищевой промышленности

работники, деятельность которых связана с общественным питанием и торговлей

работники водопроводных сооружений

работники медицинских учреждений

работники детских учреждений

работники вахтовым методом

люди, устраивающиеся на работы в условиях Крайнего Севера и приравненные к ним местности

спортсмены

судьи

парикмахеры и косметологи

Для того чтобы определить, подлежит ли принимаемый работник (кандидат) по той или иной должности, профессии медицинскому осмотру, нанимателю необходимо свериться с Трудовым кодексом РФ, а также с Федеральными законами и Санитарными правилами и нормами для каждой конкретной области работы. Например, требования к прохождению медосмотра работниками вахтовым методом, выдвигает Трудовой кодекс, а требования к прохождению медосмотра сотрудниками таможенных органов Федеральный закон №114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской федерации». Для прохождения медосмотра сотруднику необходимо получить направление от работодателя и обратиться в медицинское учреждение, проводящее подобные осмотры.

Работодатель узнаёт необходимые сведения об образовании, предыдущем опыте работы и состоянии здоровья кандидата на вакансию из документов. Часть информации о себе, подтверждённая сотрудником документально, в случае трудоустройства, будет внесена в его личную карточку. Однако работодатель не имеет права требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные законодательством. Это будет нарушением.

Сотрудник при трудоустройстве в обязательном порядке предъявляет нанимателю только те документы, которые предусмотрены ТК РФ:

документ, удостоверяющий личность; документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу)

трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей

диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение этой работы