Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации отдела кадров, образцы документов

Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка 2 2 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), статья 114. Ежегодные оплачиваемые отпуска Правила регулировки отпусков сотрудников, а также режима труда и отдыха подробно прописаны в Трудовом кодексе. Отдельные моменты оформления дополнительных отпусков регулируются также следующим законодательным актом:

Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днём в организациях, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884

Сотруднику отдела кадров следует знать о том, что есть определённый порядок работы с бывшими государственными служащими. Обратите внимание на важный момент: информацию о поступлении на работу бывшего госслужащего необходимо отчитаться в установленном порядке. Если этого не сделать на организацию наложат значительный штраф. Для того чтобы учесть подобные нюансы трудоустройства в организацию бывших государственных служащих, в отделе кадров должен быть закон:

Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утверждённые Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29

Вопросы оформления командировок сотрудников регулирует Трудовой кодекс. Отдельные моменты также прописаны в следующем правовом акте:

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

Начисление зарплат сотрудникам производит бухгалтерия, но отдельные моменты в плане оплаты труда необходимо знать также кадровым специалистам. Вопросы оплаты труда прописаны в нескольких нормативных актах:

Трудовой кодекс РФ

О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554

Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922

Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14—9 от 6 августа 1990 года

Выше перечислены основные законы и нормативы, которые должны быть в каждой организации. Обратите внимание, что для многих профессиональных отраслей (например, медицина, образование, строительство, перевозки) разработаны дополнительные законы и нормативы. В зависимости от специфики проводимых работ подборка вышеперечисленных законов и нормативов дополняется законодательными актами конкретной сферы деятельности. В медицинских учреждениях это нормативы, регулирующие взаимодействие с медицинским персоналом, а в образовательных учреждениях комплекс законов о педагогических работниках.

Следует отметить, что нормы трудового права, содержащиеся в федеральных законах, должны соответствовать Трудовому кодексу. В случае имеющихся противоречий между ТК РФ и федеральным законом, содержащим нормы трудового права, применяется Трудовой кодекс.

Подборка правовых актов необходима для выполнения требований трудового законодательства РФ. Не стоит забывать, что к действующим законам постоянно выходят поправки и дополнения. Поэтому подборку правовых актов необходимо поддерживать в актуальном состоянии, отслеживая все обновления в трудовой сфере законодательства.

Итак, библиотека основных законов и нормативных актов сформирована, теперь нужно подобрать специальную литературу по работе с кадрами. В действующих организациях, как правило, разрабатывают собственные методические пособия по работе с кадрами. Сюда входят различные памятки, инструкции, рекомендации, пособия, напоминания. Методическая литература разрабатывается сотрудниками отдела кадров и согласовывается с директором и с руководителями направлений деятельности, которую конкретное пособие затрагивает. Например, Положение об отправке в командировку, согласовывается с руководителем кадровой службы и с главным бухгалтером. Не обязательно сразу разрабатывать подобные документы для всех аспектов деятельности. Разработка пособий, рекомендаций, памяток может осуществляться постепенно в процессе работы отдела кадров. Необходимость в некоторых из них может быть обусловлена самим рабочим процессом. Например, Памятка по оформлению документов, может облегчить руководителю кадрового отдела взаимодействие с новыми сотрудниками и упростит их вхождение в трудовой процесс.

Пока вы стоите у истоков отдела кадров, будет логично опереться на работы специалистов в сфере кадрового делопроизводства и сделать для сотрудников службы персонала подборку соответствующей литературы. Книги и пособия можно собрать в традиционном бумажном виде и разместить на стеллажах, или сделать подборку электронной литературы. В этом случае методические пособия дублируются на компьютер каждого сотрудника.

Из пособий можно порекомендовать следующие работы:

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (традиционные и автоматизированные технологии). Т. В. Кузнецова.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой.

Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов.

Трудовое законодательство постоянно обновляется, поэтому в дальнейшем необходимо следить за поддержанием кадровой библиотеки в актуальном состоянии. Изменения в трудовом законодательстве подробно рассматриваются в периодических журналах. В настоящее время на тему работы отдела кадров выпускается немало периодических изданий:

Кадровая служба и управление персоналом

Отдел кадров

Секретарь-референт

и другие

В журналах приводятся образцы документов, статьи, разъясняющие актуальные вопросы, рассматриваются практические ситуации. Подписку на журналы можно оформить в традиционном бумажном виде или в электронном формате. Часть материалов доступна в интернете в режиме свободного ознакомления.