Сергей Потапов - Как управлять проектами

...

Часто члены группы бывают настолько уверены в величии своих целей, что мыслят соответственно лозунгу «цель оправдывает средства».

...

Совещания не обязательно должны быть такими, какими они видятся критикам. Это полезный инструмент, без которого нельзя обойтись при планировании и реализации проекта.

Типы совещаний

Для простоты обсуждения совещаний также выделяют их возможные типы. Следует заметить, что в данном случае об их совмещении речь идти не может, поскольку совещания разных типов существенно отличаются друг от друга как своими целями, так и результатами, а также правилами проведения. Совещания разных типов требуют различного подхода к организации и проведению, поэтому попытка совмещения, вероятнее всего, к положительному результату не приведет. Всего можно выделить 4 общих типа совещаний:

• информационные;

• проблемные;

• стратегические;

• финальные.

Информационные совещания

Целями таких совещаний являются .инструктаж работников, передача распоряжений, указаний и просто информации. На таких совещаниях не принимаются решения, не составляются планы будущей деятельности; их задача – всего лишь передать нужную информацию.

...

Предприятия, характеризуемые централизованной системой управления, будут наиболее часто прибегать к информационным заседаниям.

Проблемные совещания

Такие совещания имеют формально утвержденную повестку дня и проводятся с целью обсуждения значимых для организации вопросов, решения возникших проблем и обмена информацией.

Стратегические совещания

Такие совещания бывают посвящены разработке политики и стратегии организации, планированию ее текущей и будущей деятельности, выявлению ее краткосрочных и долгосрочных целей.

...

Комитеты, которые порой называют рабочими группами, являют собой наименее формальный тип совещаний.

Финальные совещания

Такие совещания и заседания проводятся с целью заслушивания отчетов о результатах проделанной работы, обсуждения достигнутых успехов, оценки прогресса, достигнутого организацией, а также анализа допущенных в ходе деятельности ошибок.

Функции совещаний

Утверждения о бесполезности совещаний часто бывают необоснованны, и их, несомненно, можно оспорить. При реализации проекта процесс проведения совещания является распространенным методом общения участников проекта. В целом совещания имеют несколько функций, объединенных в следующие группы:

• работа с информацией;

• оценка состояния дел;

• принятие решений;

• распределение ресурсов и обязанностей.

Работа с информацией

Эта наиболее обширная группа функций важна на всех этапах работы с проектом и включает в себя сбор информации (в том числе озвучивание знаний, опыта и претензий участников совещаний), предоставление информации и озвучивание выводов из имеющихся данных.

Оценка состояния дел

Оценивая сложившееся положение, важно не только суметь сосредоточиться на текущем состоянии дел, но и попытаться спрогнозировать последствия как положения в настоящий момент, так и планируемых изменений.

...

Помните

Успешное выполнение функции по оценке состояния дел напрямую связано с эффективной обработкой информации.

Принятие решений

Принятие решений (как организационных, так и стратегических) о будущих действиях фирмы вытекает в свою очередь из процесса оценивания состояния дел фирмы.

К этой группе функций относится и решение проблем, возникших в результате неэффективной работы с информацией, неверной оценки ситуации или по каким-либо другим причинам.

...

Продуктивность 4 совещания на прямую зависит от степени понимания стиля совещания и соответствия этому стилю. Примерами такой продуктивности могут s служить как более эффективное использование уже имеющихся в вашем распоряжении возможностей, так и оказание влияния на сам стиль совещания, изменение его на более приемлемый и способствующий оптимальному достижению целей, поставленных фирмой.

Распределение ресурсов и обязанностей

Данная группа функций включает В себя распределение ресурсов, которыми располагает фирма для реализации проекта, и распределение обязанностей между участниками и исполнителями этого проекта. Кроме того, к этой группе следует отнести повышение духа сотрудничества и развитие инфраструктуры организации, а также развитие умения согласовывать действия отдельных участников проекта.

Двумерный анализ совещаний

Здесь речь пойдет о стилях совещаний. Стиль совещания определяет характер и объем работы, с которым может справиться совещание, характер принимаемых решений и доступных участникам способов влиять на ход и результаты совещания, равно как и степень эффективности совещания и удовлетворенности его участников.

Стили совещаний

Всего можно выделить два стиля совещаний, отражающих не только организационный принцип их проведения, но также и культуру организации:

• стиль противопоставления;

• стиль взаимоприемлемое;

Эти стили выделяются на основе общности или разности интересов, подхода к обсуждению разногласий и решению проблем.

Стиль противопоставления

Этот стиль характеризует совещания, интересы и мнения участников которых принципиально различны. Проведение таких совещаний, как правило, характеризуется частыми дискуссиями и обсуждением всех возникающих проблем и разногласий, при этом каждый участник может высказать свое мнение и отстаивать его, но прийти к единому мнению удается очень редко.

Стиль взаимоприемлемости

Совещания, участники которых имеют схожие мнения и интересы, можно отнести именно к этому стилю. Такие совещания сопровождаются обменом мнениями в атмосфере доверия и взаимопонимания. Интересы группы превыше интересов отдельного участника совещания, при этом участники могут быть уверены в том, что их мнение не останется без внимания.

Модель анализа

Для классификации существующих стилей совещаний обычно используется так называемый двумерный анализ. Для проведения этого анализа необходимо построить координатную сетку, оси которой будут представлять собой обобщенно сформулированные стили, которые нечасто бывают представлены в чистом виде, а, как правило, в комбинации друг с другом. При этом вертикальная ось будет изображать степень формальности или неформальности проводимого совещания, а на горизонтальной оси будет показан стиль совещания по признаку противопоставления или взаимоприемлемости.

Причины неэффективности совещаний

Совещания зачастую оказываются неэффективными и бесполезными, отнимающими много времени и вносящими хаос и сумятицу в процесс деятельности организации. Тому может быть несколько причин.