Ольга Лукинова - Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете

Если сроки не горят и вы готовы ждать ответа столько, сколько нужно, можете попросить получателя написать, сколько ему времени понадобится, чтобы подготовить запрашиваемую информацию. Контрольная точка во времени нужна вам обоим, чтобы дело не ушло в песок.

Если вы получили письмо и не можете сразу содержательно ответить собеседнику, то предупредите его, когда ждать ответа. Ну, и дальше, конечно, будьте пунктуальны: отвечайте тогда, когда пообещали.

Не нужно сразу после отправки письма звонить, писать СМС или стучаться в чат, чтобы уточнить, получил ли адресат письмо. Если вы, конечно, не отправляли его Почтой России. Письмо и так оповестит получателя о том, что оно пришло. Лишние уведомления и сигналы будут только раздражать вашего собеседника и отнимут время, которое он мог потратить на решение вашей задачи. Писать сообщения «Проверьте почту» тоже не нужно.

Если вам непременно хочется знать, получил ли адресат ваше письмо, то попросите его прислать вам подтверждение, что письмо получено. Ну и, конечно, если вы получили письмо, автор которого просит вас подтвердить получение, обязательно сделайте это, чтобы не получать дополнительные звонки и СМС от встревоженного отправителя.

Для того чтобы отправлять вдогонку к письму еще СМС или сообщение в мессенджере, причина должна быть очень веская: или собеседник не отвечает больше суток, или дело срочное. Но если дело действительно очень срочное, то лучше сразу звонить.

Когда я прошу своих коллег по почте что-то сделать и получаю ответ: «Не проблема, все сделаю», – то начинаю тревожиться. Мне кажется, что получатель ответил мне и отметил мое письмо как прочитанное, а значит, может забыть, что обещал к завтрашнему дню что-то прислать. Как правило, эти мои тревоги оказываются необоснованными. Но поволноваться я все равно успеваю.

Итак, чтобы у вас было основание напомнить о своей просьбе, у просьбы должны быть сроки. Тогда в назначенное время, не получив ожидаемого ответа, вы можете напомнить, что чего-то ждете.

Спорный вопрос: нужно ли напоминать человеку о том, что вы от него чего-то ждете, например, за сутки до дедлайна? Ведь назначенное время еще не наступило, зачем напрасно дергать человека? Но в то же время мы очень волнуемся и хотим удостовериться, что завтра точно получим то, о чем договаривались.

Я стараюсь действовать мягко. Вариант первый. Мне на мою просьбу пишут: «Завтра пришлю». Я отвечаю на это письмо не сразу, а на следующий день: «Спасибо, буду ждать». Для того, чтобы мое «спасибо» в день дедлайна стало ненавязчивым напоминанием.

Вариант второй. На мою просьбу отвечают: «Эту задачу смогу выполнить к следующей среде». Значит, в понедельник-вторник можно спросить, не нужна ли какая-то помощь или дополнительная информация для того, чтобы завершить решение задачи. Тем самым я предлагаю помощь, напоминаю про важность задачи и не произвожу впечатления недоверчивого контролера.

Я СТОЛКНУЛАСЬ С ПРОБЛЕМОЙ: ОТПРАВЛЯЮ ПРОСЬБУ, ПОЛУЧАЮ ОТВЕТ: «ДА-ДА, ПРИШЛЮ!» – И В МОЕЙ СОБСТВЕННОЙ ГОЛОВЕ ЗАДАЧА ВОСПРИНИМАЕТСЯ КАК РЕШЕННАЯ. ЧТОБЫ НЕ ЗАБЫВАТЬ О СВОИХ ПРОСЬБАХ И ПРОКОНТРОЛИРОВАТЬ ИХ ВЫПОЛНЕНИЕ, Я ИСПОЛЬЗУЮ ТАКОЙ ЛАЙФХАК: ВСЕМ ОТПРАВЛЕННЫМ ПИСЬМАМ С ПРОСЬБОЙ ПРИСВАИВАЮ ЯРЛЫК «TO FOLLOW» И ОТСОРТИРОВЫВАЮ В ОТДЕЛЬНУЮ ПАПКУ. ЕСЛИ ОТВЕТ ПОЛУЧЕН, ЯРЛЫК СНИМАЮ. В КОНЦЕ НЕДЕЛИ ПРОСМАТРИВАЮ ВСЕ ПИСЬМА В ЭТОЙ ПАПКЕ И ОТПРАВЛЯЮ НАПОМИНАНИЯ В СЛУЧАЕ НЕОБХОДИМОСТИ.

ВТОРОЙ СПОСОБ. МОЖНО СТАВИТЬ СЕБЯ В КОПИЮ, КОГДА ОТПРАВЛЯЕТЕ ПРОСЬБЫ. ТОГДА В ЯЩИКЕ ОНИ БУДУТ ПОМЕЧЕНЫ КАК НЕПРОЧИТАННЫЕ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА НЕ ПРИДЕТ ОТВЕТ ОТ СОБЕСЕДНИКА.

Если несколько дней у вас не будет доступа к почте, поставьте автоматический ответ, который будет приходить всем, кто напишет вам письмо. Это избавит ваших собеседников от тревожного ожидания, лишних звонков и дополнительных писем, чтобы выяснить, куда вы подевались.

В автоматическом ответе укажите:

• как долго вы не сможете проверять почту;

• к кому можно обратиться за помощью во время вашего отсутствия;

• какой есть альтернативный способ связи с вами для экстренных случаев.

«Спасибо за ваше письмо. До 18 августа у меня не будет регулярного доступа к интернету, я не смогу проверять почту. По всем вопросам вы можете обращаться к моей коллеге Алине. Если вопрос очень срочный и не терпит отлагательства до моего возвращения, можно позвонить мне по номеру…»

Если вы сторонник того, что в выходные дни нужно отдыхать, а не работать, а ваши коллеги все равно присылают вам письма в нерабочие дни, можете установить автоматический ответ и на выходные. Напишите: «Спасибо за письмо, я смогу ответить на него в понедельник».

Есть несколько способов, как подготовиться к отпуску.

1. Перед отпуском написать всем адресатам, что вы уходите в отпуск и куда обращаться для решения вопросов.

Подходит тем, у кого мало адресатов и кому не пишут незнакомые люди.

+: Вы всех заранее предупредили, люди могут планировать свою работу без вас.

–: Письмо могут получить те, кому информация про ваш отпуск не актуальна, и наоборот, есть риск не предугадать, кому эта информация понадобится.

2. Поставить автоматическую переадресацию писем вашему коллеге, который вас заменяет.

Подходит тем, у кого нет личных переписок в рабочей почте и есть заменяющий коллега.

+: Письмо без задержки будет приходить человеку, который на него отреагирует.

–: Вы можете подставить автора письма, если он напишет вам то, что не планировал сообщать третьим лицам.

3. Поставить автоматический ответ: «Я в отпуске до 24 января. Пока меня нет, пишите моей коллеге на адрес…»

Подходит тем, у кого есть заменяющий коллега.

+: Автор письма сам решит, насколько оно срочное и нужно ли его пересылать вашему коллеге.

–: Когда вернетесь из отпуска, придется вручную перепроверить, какие письма отправители пересылали вашему заменяющему коллеге, а какие решили оставить до вашего возвращения.

Если вы отправили письмо и получили автоматический ответ про отпуск, ответьте на такое письмо.

Вы отправили письмо и получили автоматический ответ: «Я в отпуске до 25 августа, по срочным вопросам пишите коллеге Алине».

Рекомендация может показаться неочевидной, но напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:

• «Вопрос не срочный, дождусь тебя».

• «Написал коллеге, уже решаем».

• «Сам справлюсь, не беспокойся».