Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Второй этап – разделяю область контекстного планирования на разделы. Заполняю «слонов». У меня в жизни есть несколько крупных проектов, все они красуются за соответствующим стикером. По некоторым указываю этапность или ключевые вехи, которые необходимо помнить в рамках проекта. Отдельный раздел выделен для людей. Такие кайросы, как идеи подарков, темы встреч, совместные проекты, полезные связи и тематические события, связанные с конкретными персоналиями, попадают в этот раздел.

Отдельно оставляю несколько страничек для заметок. Есть такие ни к чему не привязанные, но полезные заметки, которые нужно иметь под рукой довольно часто, но занимать под них свою память сложно или нецелесообразно.

Теперь о пустографке планирования дня. Тут все как по нотам. В начале недели – задачи на неделю на выделенном для этого листе. Это приоритеты недели. Далее с вечера составляю план дня, заполняю пустографку. Главное дело дня (событие дня, сделка дня); важные события по времени, в основном встречи; одна-две «лягушки». Далее контекстные события строго в порядке приоритетов. На свободной странице в executive version снизу отчеркиваю треть, туда пишу личные дела и задачи, в том числе из перечня личных «слонов» (подача документов в «Мои документы», подписание договора по клинингу дома, звонок мастеру по отоплению и др.). Верхние две трети – рабочая область для заметок в течение дня.

Пустографка готова, теперь можно с ней «переспать», утром освежить и приступить к эффективному поглощению запланированного.

В конце дня красной ручкой отмечаю завершенные задачи, совершенные встречи и помечаю переносы. Иногда в свободной области красной же ручкой записываю мысли или тезисы по итогам дня. Далее ежедневный ритуал планирования повторяется.

После того как мы заложили основы системы персонального стратегического планирования, настало время структурировать стратегически важные элементы картины мира, выяснить и расставить приоритеты, определить ключевые направления развития и их взаимосвязи – словом, осуществить стратегическое самоопределение, позиционирование персональной корпорации, которой вы управляете.

Природа стратегического решения и роль обзора в его принятии

Стратегия в классическом понимании этого слова тесно связана с ситуацией неопределенности , в частности борьбы, при этом за нечто жизненно важное (вспомним изначально военное происхождение самого понятия «стратегия»). Отсюда современные определения наподобие «стратегия – способ достижения долгосрочного конкурентного преимущества». В приложении к личной стратегии борьбу можно понимать и как борьбу с внешними обстоятельствами за достижение своих целей [8] См., например: Альтшуллер Г.С., Верткин И.М. Как стать гением: жизненная стратегия творческой личности. Минск: Беларусь, 1994. Технологии достижения человеком своих целей рассматриваются в книге в форме шахматной партии «Ход внешних обстоятельств – ответ творческой личности». – неодушевленность «соперника» вносит свою специфику, но не отменяет борьбы как существенного элемента стратегического действия.

Итак, неопределенность, борьба и жизненная важность затрагиваемых вопросов. В этом разделе мы обратим особое внимание на неопределенность, как правило, свойственную ситуации стратегического выбора, принятию жизненно важного решения.

Первый шаг к снижению неопределенности – создание обзора , т. е. достаточно полного представления о проблеме, относительно которой принимается решение. В отношении планирования личной работы вообще обзор означает наличие ясной картины ключевых направлений деятельности, основных задач и их взаимосвязей и т. д. Кроме полноты, к необходимым свойствам обзора можно отнести компактность, дающую возможность представить проблему или ситуацию целостно , одновременно увидеть все существенные стороны вопроса.

Очевидно, обзор проблемы является необходимым условием создания адекватной ее модели; обзор собственной деятельности – необходимым условием адекватности собственной картины мира. Именно поэтому говорят: нарисуй проблему – и ты найдешь решение. Действительно, простое и компактное (желательно схематическое и разноцветное) изображение проблемной ситуации создает идеальный обзор, а потому подсказывает нужное решение.

Заметим, что обзор выполняет еще одну важную функцию: помогает перестать бояться проблемы . Множество людей испытывают стрессы только из-за того, что боятся прямо смотреть на проблемы и принимать ясные решения. Обзор помогает вместо страшного, глухо ворчащего «нечто» с горящими глазами, притаившегося в глубине темной пещеры, ясно увидеть тигра, с которым предстоит бороться лицом к лицу, и тем самым сильно увеличивает шансы на успех. Тем более загадочное, глухо ворчащее существо часто при ближайшем рассмотрении оказывается всего лишь кошкой.

В.К. Тарасов в «Искусстве управленческой борьбы» отмечает, что стратегическое решение является результатом не столько знания , сколько понимания . Он сравнивает это с разглядыванием детской картинки «Найди среди ветвей дерева пионера Петю». Пионера можно или не видеть вообще, или увидеть сразу и целиком (и удивиться: как же я раньше его не замечал?!).

Иначе говоря, стратегическое решение дискретно, скачкообразно. Подробно это явление мы объясняем в прил. 2 «Непрожективный подход к организации деятельности»; здесь же отметим важность применения обзора для получения такого рода качественных скачков, радикальных сдвигов понимания. Обзор помогает вдумываться в проблему или ситуацию и поэтому является сильным способом поиска решения.

Принципы создания обзора

Говоря об обзоре, мы пока ничего не говорили о том, как упорядочивать обозреваемую информацию. Сформулируем принцип оптимального уровня порядка: необходимо ровно столько порядка, сколько нужно для наиболее эффективной ориентации в материале. Например, затраты времени на поиск нужного документа в одной толстой папке могут быть меньше, чем если те же самые документы систематизированно разложены по большому количеству тонких папок.

Следующий принцип можно назвать принципом материализации информации . Суть его заключается в следующем: чем меньше информации вы будете держать в голове, тем больше места в ней освободится для новых мыслей. Таким образом, чем больше информации о целях, задачах и замыслах вы будете выносить на бумагу, тем лучше. Как говорил один подполковник на нашей военной кафедре в университете, «самая острая память тупее самого тупого карандаша».