Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Предсознаниеможет контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), можно держать в поле зрения еще пять – девять, но не больше! Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент (кайрос) для выполнения которых может наступить в ближайшее время.

Подсознаниеработает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Ошибка многих людей состоит в том, что они пытаются удержать в сознании и предсознании гораздо больше дел, чем те способны вместить. Таким образом и сознание, и предсознание используются нерационально.

Искусство эффективного управления задачами состоит в том, чтобы не пытаться решать все проблемы одновременно, а концентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв о всех прочих. Но для этого нужно создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между уровнями сознания.

Как мы уже говорили, все дела и мысли должны быть материализованы, вынесены за пределы мозга для его разгрузки. Ваша система личной работы – это как бы продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, она должна быть структурирована так же, как структурировано ваше сознание.

Фокус внимания– область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

Область ближайшего вниманиясоответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для памяти. Именно в этой области должна находиться желтая папка, чтобы в момент пробегания Скумбриевича вы о ней вспомнили.

Область далекого вниманиясоответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация. Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить указатель на это дело из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2.

Особо отметим, что внутри этих трех областей может царить полный хаос. Главное – жестко придерживаться поставленных границ и правил перемещения дел через границы. Это даст гарантию того, что вы вспомните о нужном деле в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свободна для мыслей и творчества.

Любители стикеров могут организовать такую систему весьма наглядно на доске планирования. Сторонники бумажных ежедневников – с помощью выделения разделов, посвященных тем или иным контекстам. Адепты электронного планирования – с помощью системы категоризации задач [17] На примере наиболее распространенного в российских корпорациях планировщика Microsoft Outlook этот подход подробно описан в книге Архангельского Г.А. «Формула времени: тайм-менеджмент на Microsoft Outlook» (М.: Манн, Иванов и Фербер, несколько переизданий). Подход может быть реализован в любом программном продукте, позволяющем группировать задачи по категориям. Из наиболее популярных и удобных отечественных упомянем «Битрикс24». .

Систему, позволяющую вводить в поле зрения нужные дела в нужное время и основанную на вышеописанных свойствах сознания, мы будем называть системой структурирования внимания. Возникает вопрос: можно ли перенести тот же метод на дела большего масштаба, чем дневной, и сделать систему структурирования внимания основой всего стратегического планирования? Ответу на этот вопрос посвящены следующие разделы.

Приложение метода к задачам долгосрочного планирования

Что является аналогом внимания человека, когда мы говорим о больших промежутках времени? Мы можем сказать: «Иван Иванович сконцентрировал внимание на докладной записке», но ведь мы можем сказать и: «Иван Иванович сконцентрировался на проекте постройки нового завода – ни о чем другом слышать не хочет, по другим вопросам почти не принимает».

Очевидно, такое «обобщенное внимание» напрямую связано со структурой затрат времени . Чем больше времени вы выделяете на какой-то проект по сравнению с другими, тем сильнее вы на нем сконцентрировали внимание.

Условно назовем такое внимание стратегическим, в противоположность обычному, физиологическому. Для стратегического внимания сохраняют силу все закономерности, о которых мы говорили в приложении к обычному вниманию. Как правило, оно не меньше, чем физиологическое, раздроблено на множество дел и проектов.

Как и обычное внимание, стратегическое лучше концентрировать, а не распылять. Работа над объектами высокой сложности, с множеством взаимосвязей требует долгой «раскачки» мозга, вживания его в тему, пропитки информацией. При такой концентрации подсознание начинает само вылавливать из окружающего мира информацию, касающуюся проблемы или проекта, что также повышает эффективность работы над ним.

Что в этой системе будет аналогом структуры «сознание – предсознание – подсознание»? Удобная аналогия просматривается в трех базовых горизонтах планирования: день, неделя, год.

Уровень дневного оперативного планирования – это ваше стратегическое сознание, которое может быть более или менее сконцентрировано на каком-либо проекте.

Уровень недельного тактического планирования – это ваше стратегическое предсознание, в котором может находиться одновременно несколько проектов, между которыми вы переключаетесь. Доля этих проектов в структуре времени вашего сегодняшнего дня невелика, т. е. они находятся на периферии сознания.

И наконец, уровень годового стратегического планирования – это ваше стратегическое подсознание, в котором может быть сколько угодно замыслов и целей. Сейчас вы на них почти не тратите времени, но постепенно они могут перейти в предсознание, т. е. вы начнете выполнять по ним какие-то подготовительные операции, и затем в благоприятный момент они перейдут в сознание – вы сконцентрируетесь на их выполнении.

Нетрудно заметить, что эти горизонты планирования соответствуют трем масштабам проектов, которые мы задавали раньше. Как и тогда, деление на уровни нечеткое. Задачи дневного горизонта планирования требуют выполнения в течение ближайших 2–3 дней, недельного – в течение 2–3 недель, годового – в течение времени, выходящего за эти рамки.