Брайан Трейси - Тайм-менеджмент

Работа в многозадачном режиме представляется очень заманчивой, но на деле приводит к пустой трате времени – трате, остающейся почти незаметной. Такой режим труда может существенно навредить вашей карьере и способности выполнять самые важные задачи, от которых зависит ваш успех.

Примите сегодня решение завести привычку тщательно планировать свою деятельность, определять приоритеты и начинать работу с самых важных задач. Как только вы погрузитесь в самое значимое дело, примите решение целиком сконцентрироваться на нем, не отвлекаться и не переключаться на другие задачи, пока первое не будет выполнено.

Многие высокопродуктивные руководители пользуются хитрым приемом: они работают дома – по утрам, по вечерам или в выходные, – когда имеют возможность спокойно сосредоточиться и им никто не мешает.

Существует и другой метод сознательно уклоняться от отвлечения внимания. Не откликайтесь на каждый звонок телефона или сигнала входящей почты: пусть все подождут. Закройте дверь, выключите гаджеты, отложите все дела в сторону, чтобы полноценно поработать над одной, самой значимой задачей, которая принесет наибольшую пользу вашей компании или карьере на данном этапе. И когда такое поведение войдет у вас в привычку, ваша продуктивность и результаты быстро удвоятся и даже утроятся.

Наверное, вы слышали поговорку: «Оттягивать да откладывать – только время зря тратить». Один мудрый участник моих семинаров дополнил и развил ее так: «Оттягивать да откладывать – только жизнь зря тратить».

Нередко лишь от способности преодолевать естественную для человека склонность к промедлению и откладыванию дел, от умения выполнять свою работу строго по графику зависит, что вас ждет – успех или провал. Но если за всеми водится такой грех – медлить и оттягивать, то чем различаются высокоэффективные и низкоэффективные работники?

Ответ прост: высокоэффективные работники откладывают те задачи и виды деятельности, которые имеют небольшой приоритет. Низкоэффективные работники, наоборот, тянут с выполнением задач, имеющих большое значение для компании и их карьеры. Если вы хотите продемонстрировать и реализовать на работе весь свой потенциал, то должны принять решение: с сегодняшнего дня и впредь заниматься только «креативным отлагательством».

Что это означает? Заниматься «креативным отлагательством» означает сознательно и намеренно решать, с выполнением каких задач вы будете медлить. Вы не будете откладывать работу случайно или бессистемно, а сверитесь со своим перечнем дел и выберете из него те пункты, которыми не станете заниматься до тех пор, пока не выполните другие, гораздо более важные задачи. Вы будете оттягивать некоторые виды работ сознательно и целенаправленно, а не случайно, механически.

Мы всегда склонны тянуть с выполнением самых больших задач, которые, как правило, являются одновременно и нашими самыми важными обязанностями. Существует целый ряд приемов и методик, которые можно использовать, чтобы преодолеть или хотя бы взять под контроль стремление к отлагательству. На самом деле преодолению склонности к отлагательству посвящены целые библиотеки книг – парочку из них написал я сам. Но здесь я расскажу вам только о нескольких из самых удачных методик.

Возможно, самые действенные слова, которые можно повторять для повышения собственной продуктивности, – это «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!».

Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением важной задачи, начинайте энергично и воодушевленно произносить: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!» Самое удивительное, что, повторив про себя эту фразу раз 10, 20 или 100, вы почувствуете подсознательное желание взяться за конкретную работу и выполнить ее в первую очередь.

В течение дня, когда вас будут постоянно отвлекать люди, письма, телефонные звонки и прочие раздражители и вы будете чувствовать, как теряете боевой настрой и хотите отложить важное дело, попробуйте снова встать в строй, повторяя про себя: «Возвращайся к работе! Возвращайся к работе! Возвращайся к работе!» Если произносить эти слова энергично и убедительно, вы и вправду машинально вернетесь к выполнению самых важных задач. И когда кто-нибудь зайдет к вам в кабинет или позвонит по телефону, чтобы поговорить, скажите ему что-нибудь в таком духе: «Я бы с радостью побеседовал с тобой, но мне нужно возвращаться к работе!» Вы заметите, что больше никто не будет пытаться помешать вам «вернуться к работе». Как только вы скажете эти «волшебные» слова, люди сразу осознают, что им пора избавить вас от своего присутствия и идти досаждать кому-нибудь другому.

Генри Форд говорил: «Любая, даже величайшая цель достижима, если поделить ее на достаточно мелкие части».

Нет такой задачи, которую нельзя было бы выполнить, если разделить ее на достаточно маленькие «порции». Один из лучших методов такого деления называется деление «на один укус». Возьмите лист бумаги и запишите на нем все крохотные шажочки, которые вы должны осуществить в определенной последовательности – от первого до последнего, – чтобы выполнить задачу. А затем заставьте себя сделать первый шаг из составленного перечня. Иногда этого бывает достаточно, чтобы увлечься работой и быстро пройти и следующий шаг, и следующий, и все остальные. Стоит проявить дисциплину, начать трудиться над крупной задачей, как появляются энергия и инерция для доведения дела до победного конца.

Существует и другая разновидность описанного выше метода, которая называется «метод поэтапных мероприятий», или, более образно, «метод ломтиков салями». Точно так же, как вы не пытаетесь съесть колбасу целиком, а режете ее на тоненькие ломтики, так и большую задачу не стоит пытаться «осилить» за один присест. Ее необходимо «распилить» на маленькие этапы и проходить их последовательно, возможно, с перерывами.

Каждый раз, когда вы окажетесь перед лицом масштабной задачи, особенно если завалены и другой неотложной работой, вы можете выполнять по одному ее этапу по мере возможности, а затем переключаться на что-то другое. Эта стратегия позволит вам настроиться на проект, и после прохождения первого этапа следующие пойдут уже намного легче.

Одно из самых редких и ценных человеческих качеств в мире труда – это чувство безотлагательности. Считается, что только два процента людей способны действовать быстро и стремятся поскорее выполнить работу. Когда вы приобретете репутацию человека действия, умеющего быстро расправляться со всеми делами, вы начнете резко подниматься по карьерной лестнице. Мало какое качество в той же мере способствует быстрому профессиональному росту.