Брайан Трейси - Тайм-менеджмент

Еще одной прекрасной методикой пользуются буквально все быстро продвигающиеся по службе менеджеры и руководители. Она настолько простая и действенная, что ее стоило бы запретить. Необходимо всего лишь встать чуть раньше и приехать в офис за час до приезда всех остальных сотрудников. Используйте этот один час для того, чтобы организовать свой день и погрузиться в работу, пока вас никто не отвлекает. Затем поработайте в обеденный перерыв – так вы выиграете еще один час продуктивного времени. И наконец, задержитесь в офисе на часок после работы, когда все остальные разъедутся по домам, чтобы завершить дела за день и довести до конца выполнение самых важных задач.

Это удивительная методика! К тому же она позволяет избегать пробок по дороге из дома и домой в часы пик. Так вы получите три ценных часа для продуктивной работы ежедневно. Можете не сомневаться: вам удастся выполнить вдвое, втрое и даже в пять раз больше работы, чем среднестатистическому сотруднику компании, приходящему в офис в обычные рабочие часы. Эта стратегия позволит вам удвоить свои достижения и преобразит вашу карьеру.

Еще одна продуктивная стратегия предусматривает более рациональное использование времени, которое уходит на перелеты по делам из одного места в другое. Превратите самолет в свой летающий офис.

Несколько лет назад одна крупная авиакомпания, стремясь повысить продажи билетов в первый класс, выделила деньги на исследование «продуктивности в воздухе». Как выяснилось, один час непрерывной работы во время полета первым классом равняется целым трем часам работы в загруженной офисной среде. Что это значит? Да то, что если вы в течение трехчасового полета сможете использовать свое время с умом, вам удастся сделать столько, сколько вы выполнили бы за целый день на рабочем месте.

Чтобы извлечь максимальную пользу из времени, проведенного в крылатой машине, полезно его распланировать заранее. Составьте перечень задач и укажите в нем все то, что нужно иметь с собой для их выполнения в воздухе. Как только самолет взмоет в небо, сразу же открывайте портфель и начинайте работать. Работайте без остановки все время полета. Вы удивитесь, как много успеете сделать.

Помните: вы потенциальный гений. Одна из областей, в которых можно проявить свои креативные способности, – это область организации времени блоками, которые помогут вам сделать больше и продвинуться в карьере быстрее.

Неожиданные и незапланированные перерывы – одна из основных статей расхода времени в бизнесе, да и в любом другом деле. Перерывы принимают самую разную форму: то телефон зазвонит, то придет текстовое сообщение, то колокольчик входящей почты зальется трелью, то люди в кабинет заглянут, потому что им нужно поговорить.

Как известно, люди – самые большие «пожиратели» рабочих минут. Примерно 50 процентов времени, проводимого на работе, тратится на неспешные разговоры с коллегами. Многие приходят утром в офис и сразу же начинают болтать с сослуживцами – и так на протяжении двух-трех часов. Во многих компаниях серьезная работа начинается только после 11 часов утра, когда до обеденного перерыва остается совсем чуть-чуть. После обеда люди возвращаются в офис и снова начинают сплетничать с коллегами. К настоящей работе они возвращаются опять-таки лишь через час-полтора.

Вы должны руководствоваться другим правилом: «Работать все рабочее время». Как только доберетесь до офиса, сразу же беритесь за работу. Не болтайте с окружающими, не читайте газет, не «разгуливайте» по интернету. Поскольку вечером вы уже составили себе план на день, незамедлительно приступайте к его реализации: начните с главной задачи и далее по очереди – продолжайте выполнять задуманное, пока не переделаете все самые важные дела.

Если кто-нибудь позвонит вам, сразу же переходите к сути разговора. Скажите что-нибудь в духе: «Привет, Билл. Рад слышать твой голос. Что я могу для тебя сделать?»

Берите быка за рога. Не тратьте время попусту. Если вы сами собираетесь позвонить Биллу, сначала составьте краткую повестку разговора: перечислите основные пункты, которые хотите обсудить с ним. Связавшись с коллегой, скажите: «Я знаю, что ты очень занят. У меня есть три вопроса, которые мне нужно обсудить с тобой, после этого я сразу же оставлю тебя в покое». Таким образом вы продемонстрируете одновременно и вежливость, и профессионализм. По-настоящему занятые деловые люди оценят то, что вы сразу перешли к делу и, обсудив волнующую тему, положили трубку.

Если кто-нибудь зайдет в кабинет, чтобы поболтать, вы можете сказать: «Мне бы очень хотелось с тобой посидеть и поговорить, но сейчас я действительно должен вернуться к работе. Думаю, я закончу ее во второй половине дня».

Как только вы произнесете волшебные слова «я должен вернуться к работе», человек немедленно встанет и уйдет.

Существует и другой эффективный способ контроля перерывов. Когда кто-нибудь заходит в ваш кабинет, сразу же вставайте из-за стола и выходите к нему навстречу со словами: «Как раз собирался уходить. Что я могу для тебя сделать?» После чего выходите со своим посетителем в коридор, продолжая беседу, пока он не закончит говорить. Затем позвольте человеку вернуться к своей работе, а сами возвращайтесь к своей.

Можно поступить и по-другому. Отведите нежданного гостя в другое помещение, например в комнату для переговоров, – только не оставляйте его у себя в кабинете! – и затем вежливо установите временной лимит для предстоящей беседы. Скажите что-нибудь в таком духе: «Я жду важного телефонного звонка от нашего представителя в Лондоне. Он должен позвонить ровно в 15:35, и мне нельзя его пропустить. Полагаю, мы успеем обсудить все дела к тому времени».

Питер Друкер в своей книге «Эффективный руководитель» [9] Друкер П. Эффективный руководитель. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. Прим. ред. делает одно важное замечание: не только другие люди «съедают» ваше время, но и вы нередко переводите впустую время окружающих. Поэтому он предлагает набраться храбрости и спросить у своих коллег: «В какие моменты вам кажется, что я зря трачу ваше время?» Если вы попросите людей быть предельно откровенными, отвечая на ваш вопрос, то будете весьма удивлены их мнением, а также идеями о том, каким образом вы могли бы повысить их эффективность и производительность, а заодно и свои собственные.