Лиза Соломон - Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Братья Дэвид и Амброс понимали, что для создания значимых стратегий, направленных на развитие прихода, от всех братьев требуется осознание того, что число последователей Ордена стремительно сокращается. Они также понимали, что это задача не из простых с учетом естественного стремления братьев избегать проблем или оставлять их решение руководителям.

В тесном сотрудничестве с Дэвидом и Амбросом проектная группа разработала трехдневное стратегическое совещание для 20 лидеров прихода, включая трех не имеющих отношения к духовенству партнеров (т. е. коллег, но не братьев). «Пожалуйста, поймите, что это мероприятие не просто очередное совещание по планированию, – написал брат Дэвид в приглашении к участникам. – На карту поставлена жизнеспособность всей миссии в приходе».

Совещание, проведенное в марте 2002 г. в тихом австралийском курортном городе Наруме в 350 км к югу от Сиднея, включало в себя ряд уже знакомых нам мероприятий по стратегии и планированию и два ключевых экспериментальных элемента.

В первый день большая часть времени была посвящена обзору информации по проблеме и определению приоритетности ключевых вопросов. Первый «эксперимент» состоялся после ужина, когда группа смотрела получивший премию документальный фильм «Нарушая тишину» (Breaking Silence: The Story of the Sisters at Desales Heights). В фильме рассказывается о ликвидации 150-летнего монастыря в Западной Виргинии. Эта история о том, как 12 пожилых монахинь готовятся к тому, чтобы оставить единственно знакомый им как уже взрослым людям образ жизни и войти в совершенно неизвестный внешний мир. В фильме показана боль женщин, целиком отдавших себя служению Богу и осознающих теперь, что все, что они делали, больше не имеет значения.

И если сами братья держались во время просмотра этого очень грустного фильма стоически, некоторые из присутствующих гостей (не входящих в конгрегацию) были впечатлены и расстроены буквально до слез. После окончания фильма все ушли спать молча. Это был очень напряженный момент, обсуждение которого нужно было отложить на другой день.

А утром после обсуждения фильма началось главное мероприятие: имитационная игра под названием «Демография в действии». Цель игры заключалась в том, чтобы в режиме реального времени, зная о выходе на пенсию 24 братьев – что составляет одну треть монахов, работающих в 18 школах прихода, – спланировать работу на следующие восемь лет.

Участников разделили на три команды по восемь игроков в каждой. Каждая команда представляла собой окружной совет (руководящую группу) с одним участником в роли инспектора, который имел право принимать окончательные решения. Каждая команда проигрывала события предстоящих восьми лет на большой, красочной, выполненной вручную игровой доске, передвигаясь по всей территории прихода, где работали братья. «Фигурками» на этой игровой доске были 79 братьев, каждый из которых был представлен веселым (безымянным) персонажем наподобие мультипликационного героя. На ботинке у него была указана дата его выхода на пенсию.

Командам давалось несколько минут на то, чтобы ознакомиться с предполагаемыми датами выхода на пенсию и составить план. После этого звенел звонок, оповещающий о том, что прошел один год – а значит, с доски необходимо убрать всех братьев, которые должны уйти на пенсию в 2003 г. Командам дали немного времени, чтобы принять определенные меры – закрыть или объединить учебные заведения, в соответствии с этим перераспределить братьев, продвинуть коллег (не состоящих в ордене) на руководящие роли или оставить все на своих местах. И так повторялось восемь раз – каждый год с 2003-го по 2010-й был отмечен звонком, после которого давалось время на реагирование. С каждым звонком времени выделялось все меньше и меньше, чтобы ускорить развитие событий и создать ощущение ускользающего времени.

К удивлению проектной группы, заряд энергии у участников совещания был очень высок. Они даже получали удовольствие, преодолевая возможные трудности, вызванные сокращением их числа.

«Игра потрясла всех участников, – вспоминает брат Амброс. – Она захватила воображение каждого из нас и помогла выпустить ситуацию на волю. Как только вы попадаете в атмосферу игры, появляется возможность отбросить стандартное восприятие многих проблем». Если, имея дело с неопределенной и тягостной ситуацией, вы преобразовываете ее в игру, в течение которой группа может предпринять определенные действия, появляется больше шансов достичь результатов, которых в противном случае все стараются избегать.

Впоследствии, обсуждая игру, участники отметили, что главной ее целью была провокация. Все три команды представили разные вариации трех основных идей. Первая идея: «Нам необходимо распределять нашу энергию более эффективно и перестать браться за несколько дел одновременно». Вторая идея: «Если мы будем действовать на опережение, то сможем оставаться в хорошей форме и иметь больше вариантов выбора в будущем». Третья идея: «Если у вас нет хорошего плана действия, вы будете постоянно застигнуты врасплох». И хотя каждая из трех команд сделала во время игры свой выбор, они не стали дискутировать на тему, чей план был лучше. Они осознавали, что на этом этапе пути составление плана было не главной задачей. Участники отнеслись к игре серьезно, но не преувеличивали ее значимость. И хотя каждый из братьев мог легко определить свое место и свою школу на игровой доске, никто из них не стал тратить время на то, чтобы отстоять свою территорию. В конце концов, это была «просто игра».

«Более того, – рассказывает брат Дэвид, – просмотр документального фильма в сочетании с настольной игрой помог нам открыто взглянуть в лицо неприглядным перспективам. Сам фильм – эмоционально очень тяжелый – задел чувства участников. А затем игра внесла в работу групп оживление. Совещание в целом стало катализатором последующих действий».

Но даже если игра удалась бы сама по себе, она была бы другой, если бы не просмотренный накануне фильм. Он создал некое эмоциональное напряжение, требующее высвобождения – которое и произошло при выбросе положительной энергии во время настольной игры.

Нужна ли была вся эта проектная работа? Что, если бы проектная группа выбрала более стандартный подход и представила подробные отчеты с конкретными рекомендациями, исходя из того, какие ресурсы имеются у прихода? «Это было бы абсолютно стандартно, – говорит брат Амброс. – Вряд ли это произвело бы такое впечатление».

В течение нескольких месяцев после совещания лидеры прихода совершали поездки по региону, проводя совещания и задействовав почти всех братьев, проживающих в разных уголках этих трех стран. На каждом совещании они показывали фильм и играли в настольную игру. Так они запустили непрерывный процесс стратегического планирования, который до сих пор дает удивительные результаты.