Евгений Кнутов - Офисный путь. Как подняться по карьерной лестнице и полюбить то, чем занимаешься

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке, вы точно знаете, где и что находится. Так же надо и на рабочем месте – все должно быть разложено аккуратно и по делу, больше ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего все начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола.А обычно там – кипы бумаг, разбросанная канцелярия, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние на таком рабочем месте? Расхлябанное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже все решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой – уже никакой.

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. И когда вам не хочется ничего делать с утра, начните день с уборки пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, вымойте свою чашку из-под кофе, распланируйте свой календарь – настройте себя на рабочий лад. От этих простых действий у вас появится энергия для последующей работы.

Идеальное рабочее место – это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимая канцелярия и простая мебель для сотрудника.

Как вам работать: стоя или сидя? Решать вам, но надо искать свою эргономику, никто за вас не знает, как лучше работается именно вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно делать перерывы – пройтись, выполнить небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице.

Мой режим работы: 45 минут – полное погружение в задачу, 15 минут перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха, и так ежедневно в течение рабочего дня.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка шкафчика должна выполнять свою функциональную роль и не пересекаться с другими элементами. Так будет лучше для автоматической работы с документами и принадлежностями.

Электронный документооборот

Все свои наработки, документы, проекты, служебную информацию, хранящуюся на рабочем компьютере, дублируйте на сервер компании или в «облачное» хранилище. Спланируйте периодическое резервирование свой рабочей информации – например, раз в неделю.

Сколько люди тратят нервов и сил по поводу потерянных данных, из-за того, что компьютер сломался, «завис», кто-то удалил случайно важную информацию. Не повторяйте их ошибку, контролируйте обстоятельства, не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу. Необходимо периодически выполнять бэкап – резервное копирование своих наработок.

Придерживайтесь единообразия в приложениях, большинство необходимых операций выполняется в стандартных пакетах программ. Ничего не устанавливайте лишнего – того, что мешает, дополняет или дублирует основное. Если вы в совершенстве владеете определенным инструментом для работы, будьте настойчивы в просьбах и ходатайствуйте перед руководством или IT-отделом, чтобы вам его установили, аргументируя тем, что вы работаете в нем особенно эффективно.

Еще простой совет: старайтесь в своем электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы Яндекса, выбирайте их, если сервисы от Google – работайте с ними. Так лучше для организации своей работы, потому что вы будете знать все слабые и сильные стороны сервисов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправдана, иногда лучше подходить консервативно и настраивать под себя свои любимые «примочки».

На рабочем компьютере создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в «кашу»: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг, и вы в этом крутитесь без конца и края. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и эта одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

Большинство пользуется блокнотами и ежедневниками. Да это хорошо, но бумага – это «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в страницах. Блокнот или ежедневник – это уже архаичный способ. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не поймете, когда лучше делать одно, а когда – другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Только представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию!

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего графика. И поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. Todolist (простой список задач) позволит вам эффективно организовать свое рабочее время. В него можно записать все – от списка покупок до важных деловых встреч – и таким образом эффективно управлять своими временем и оперативно решать поставленные задачи.

Советы по организации рабочего времени:

• Планируйте гибко, а не жестко привязывайте все ко времени;

• Научитесь понимать, что главное, а что – нет;

• Легко расставайтесь с незначительными делами;

• Цените качество проведенного времени, а не само потраченное время;

• Говорите себе и другим людям: «нет», когда это необходимо;

• Начинайте день с трудных и неприятных заданий;

• Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте сроки их выполнения.

И напоследок, короткий лайфхак: выполнив задачу, вычеркивайте ее из списка или ставьте «галочку» напротив соответствующей строчки, что даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Это мощный психологический прием, который позволяет увидеть, что рабочий день прошел не напрасно, вы работаете с пользой.

Лично я на работе использую систему контекстного планирования в среде Outlook. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, знакомое с детства приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования за короткое время можно обучить любого сотрудника.