Евгений Кнутов - Офисный путь. Как подняться по карьерной лестнице и полюбить то, чем занимаешься

Благодаря контекстному планированию, видно, когда, что и в каком состоянии у меня находится на работе. Известно, кто – в отпуске, кто – на «больничном», какие встречи намечены, тут же – контакты и текущая информация по проекту.

А главное, это превращается в большую электронную базу с данными, всегда можно найти необходимую информацию по уже выполненным задачам: кто делал, какие встретились трудности, в какой срок работа была закончена.

Видны все deadline или, наоборот, несрочные задачи, которые в данный момент можно пока не выполнять. Очень гибкая система, не привязанная к жестким временным рамкам выполнения задач, а, наоборот, направленная на реализацию работы в благоприятные моменты или кайросы [5] Кайрос. У древних греков Кайрос – это бог счастливого мгновенья. Он обращал внимание человека на тот момент, когда нужно действовать, когда нужно решать, а не смотреть на время. Что такое кайрос в нашей жизни? Это просто благоприятный момент для действия. Это момент «приоткрытой двери», в которую вы вошли, а если не успели, то момент упущен, и к нему не вернуться. .

На некоторых предприятиях из-за режима информационной безопасности запрещено пользоваться Интернет-приложениями для деловой переписки, поэтому Outlook – отличное решение, так как почта располагается на внутренних серверах компании.

Данной системе организации задач я научился, пройдя практический тренинг у Николая Забровского, он является партнером Глеба Архангельского – автора книг по тайм-менеджменту. Если вы вдруг встретите где-нибудь информацию о проведении данного тренинга, обязательно запишитесь на него.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать утром, когда задачи только начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу, лучше сначала все обдумать – обращение, построение ответа, включение дополнительной информации. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте про быстрые и сокращенные ответы, которые многие привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружайте текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и емко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно, никому не интересно пробираться сквозь ваши уникальные умозаключения.

И, наконец, не забывайте про сетикет [6] Сетикет – правила поведения и общения в Сети, установленные неофициально, но признанные большинством. : обращение к получателю, стиль письма, информация по делу, контактные данные. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что еще помогает в эффективной работе – так это магнитно-маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идет мозговой штурм или решение серьезной задачи с промежуточными этапами.

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Маркерная доска еще и полезна с точки зрения экономии бумаги (вы не поверите, сколько тратится бумаги на объяснение своих идей и решений!) .

Благодаря визуальному мышлению (оно у всех есть) , люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем все видно и понятно.

От себя добавлю: мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще, хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит свою музыку включать для всех, помните: мы работаем не одни, и кому-то музыка будет только мешать.

Резюме «Организация рабочего пространства и времени»:

1. Поддерживать рабочее место в порядке.

2. Создать свою систему электронного документооборота.

3. Планировать свое рабочее время и задачи.

4. Оптимизировать работу с почтой.

5. Применять дополнительные инструменты для повышения эффективности.

Затрону самое интересное – как выбрать, где работать, куда устроиться и чем заняться. У меня есть хорошие мысли по этому поводу, может, где-то даже повторюсь.

Одна из главных и страшных, и в тоже время простых мыслей – придется искать ваше занятие, очень мало людей сразу знают, чего хотят на самом деле, а среднему человеку точно придется искать и не сдаваться. Хоть всю жизнь ищите, поверьте, в этом больше смысла, чем проработать там, где вам совершенно не хочется ничего делать.

Про себя скажу: я нашел то, что мне нравится делать каждый день, и пришел я к этому не сразу, через поиски, страдания и ошибки, но оно того стоило, поверьте. Так как заниматься тем, для чего ты предназначен, – одно из слагаемых счастья, если не главный компонент.

Для интереса: мое призвание – руководить проектами, планировать процессы и направлять людей, с последующим анализом событий. На каком бы предприятии я не работал, буду заниматься этим с усердием. Писательство – это мое серьезное увлечение, даже больше – это необходимость для того, чтобы моя жизнь была осмысленной.

Сначала я думал, что хочу быть экспертом в определенной области, но моя натура взяла свое после того, как поговорил с одним человеком, который задал мне вопрос: «Кто ты? Эксперт или руководитель?». Поэтому я часто прибегаю к советам специалистов, так как во многих вопросах не силен, но зато знаю, как необходимую информацию найти и как ее применить.

Ложные цели

Посмотрите вокруг, поговорите с людьми, посмотрите ТВ. Чего все хотят? Много денег, мало работы или вообще ничего не делать. И все начинают судорожно искать различные способы обогащения в виде собственного бизнеса, «мутных» схем, Интернет-заработков.

Многие бизнесмены и разные манимейкеры, да и просто «ученые люди», призывают: работа – зло, систему надо менять, хватит работать на дядю, вот вам великая кнопка «бабло», и вы, наконец, ничего не будете делать! Вы перестанете быть неудачником.

И люди начинают читать и слушать кучу инфокурсов, тренингов монетизации, сетевых маркетологов, «великих» предпринимателей. И затем пытаются всеми способами убежать с работы и начать другую бизнес-жизнь.

Начинают все визуализировать в мечтах: машины, рестораны, курорты и все остальное. А многие ли осознают: нужно ли им это? Их ли это цель или призвание? Они думают, что вот сейчас в бизнесе получат «большие» деньги и, наконец, разбогатеют. Да что там – вообще будет просто райская жизнь.