Марат Салихов - Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова

Квадрат B:важные, но не срочные дела

Основная деятельность. Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадратом – того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте – задачи из этого квадрата могут перейти в сектор А.

Квадрат C:срочные, но не важные дела

Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. Есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадрата А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрат D:не срочные и не важные дела

Удивительный квадрат, потому что тут находятся дела: не несущие никакой пользы, но они наши любимые. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т. к. именно они являются «пожирателями времени».

3) Метод Альпы (ALPEN).Альпен является аббревиатурой с немецкого языка и расшифровывается как:

A – задачи(все встречи и дела). Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать за день. Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.

L – продолжительность.Рядом с каждой задачей отметьте время, которое, потребуется для её выполнения. Не бойтесь неточных оценок! Всего через несколько дней вы будете точно знать, сколько времени вам нужно для определенных действий. Если вы укажете отрезок времени, то заставите себя придерживаться его последовательно и работать более эффективно, меньше отвлекаться.

Р – буфер времени.Резервируйте по крайней мере 40 % буферного времени! У вас будет доступно время для неожиданных и внезапных событий, которые вы просто не можете предвидеть.

Это означает, что вы должны запланировать только 6 часов из 10 рабочих часов или только 5 часов из 8 рабочих часов. Это требует строгого сокращения других видов деятельности.

Е – решения.Установите приоритеты. Принимайте решения о приоритете своей деятельности. Что для вас самое важное, что самое срочное? Где вы можете что-то сократить или делегировать другим?

N – последующая регистрация, обозначение.Запишите все вышесказанное в подробный график и обратите внимание на результаты. Насколько точным был план вашего дня?

Действуйте так, чтобы выполнить наиболее важные задачи в начале дня, менее важные суммируются в виде блоков задач или, при необходимости, в виде небольших перерывов.

Также обратите внимание, что бывают моменты в течение дня (или недели), когда вас беспокоят очень мало, и моменты, когда телефон постоянно звонит, или приходят посетители. При использовании метода Альпы важно также обращать внимание на самочувствие и свой биоритм.

Эти пять шагов определяют метод Альпы и должны выполняться каждое утро (вечер).

Теперь у вас определены долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели; вы выбрали удобный для себя метод планирования дня и нужно начать действовать. Важным аспектом на этом этапе будет правильная расстановка приоритетов. Тратьте ваше невосполнимое время на главное. Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» – не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Можно и нужно оказывать посильную помощь. Но если вы понимаете, что то, что у вас просят серьезно отвлечет вас от вашего плана, и, при этом, это не что-то жизненно необходимое – не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Но можно выделить такие критерии приоритетности:

1. Источник задачии его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вкладзадачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияниена работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интереск задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи – в первую очередь).

7. Наличиев данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность дел, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени вы выделяете на каждое из этих дел. Часто оказывается, что расходы времени на разные дела совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Как включаться в работу, не тратя время на раскачку, не разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «состояние потока». Предлагаю вам вспомнить ситуацию, когда вы были полностью погружены в какое-либо занятие, не важно, по работе, учебе или чему-либо еще. Речь идет о тех моментах, когда вы глубоко уходили в задачу, ваша работа шла более чем успешно. Наверняка вы когда-либо испытывали подобное состояние и впоследствии радовались полученным результатам – тому, что смогли столько сделать, да еще и за такой короткий промежуток времени. Именно это в психологии и называется состоянием потока. Его главные характеристики – высокая работоспособность, полная сосредоточенность на своей деятельности, высокая активность в рамках текущего занятия. Кроме того, человек в потоке демонстрирует позитивный настой, уверенность в себе и в своих силах. Все это приводит к тому, что мы справляемся даже со сложными задачами, находим необычные способы их решения и в целом демонстрируем необычную эффективность. К сожалению, данное волшебное состояние не всегда приходит тогда, когда мы в нем нуждаемся. Однако можно научиться входить в это состояние и удерживать его.