Марат Салихов - Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова

Я приведу несколько советов, как войти в потоковое состояние и удерживать его. Как и все универсальные советы, они нуждаются в модификации под ваш характер, под условия конкретной задачи и в целом под вашу ситуацию. Попрактиковавшись, вы поймете, что лучше всего работает для вас в том или ином случае. Следование этим советам в целом поднимет вашу продуктивность. Иными словами, даже если у вас не получится (или не сразу получится) достичь желаемого состояния потока, то ваши старания точно не пропадут зря.

Само по себе состояние потока чаще всего приходит тогда, когда вы заняты любимым и интересным делом, приносящим положительные эмоции. Соответственно, если сейчас вы делаете что-то не самое любимое и не самое интересное, постарайтесь найти положительные черты и в этой работе, замотивируйте себя на ее выполнение. Например, если вы выполняете очень скучную задачу, попробуйте повысить свою мотивацию тем, что скоро вы завершите это дело и оно больше не будет висеть над вами. Пообещайте себе что-то после выполнения задачи – вкусный кофе, перерыв на гимнастику и т. д. Поставьте параллельную цель, которая сделает весь процесс для вас более интересным. Например, если вам надо отсканировать кипу документов, поиграйте сами с собой на скорость (при условии, что дадите самому себе обещание не жульничать и не халтурить).

Чтобы погрузитьсяв работу, а затем войти в состояние потока, можно использовать какой-либо ритуал, который настроит вас на нужный лад и послужит своеобразным переходом от праздного ничегонеделания (или от каких-либо личных дел) к выполнению необходимых задач. Такой ритуал позволит вам сказать самому себе, что работа началась, даст время вспомнить, на чем вы закончили вчера, что хотели сделать и т. д. Это может быть работа со списком дел, полив цветов, музыка для работы и т. д.

Состояние потокалегче всего достичь, когда задача оптимально соответствует вам по соотношению сложности и простоты. Слишком простая задачка будет скучной, за слишком сложную не захочется браться. Если вам предстоит выполнить простое, но большое и занудное дело, усложните его – например, как я говорил выше, привнесите в нее элемент игры, устройте соревнование с самим собой или с коллегой. Что касается слишком сложных задач, то их можно упрощать так: разбейте большое дело на несколько дел поменьше. Поставьте ряд промежуточных целей и двигайтесь от одной к другой. Это сделает задачу в целом более понятной и восприниматься она будет как более легкая.

Есть еще один метод – «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Если вы ежедневно выполняете одинаковые или похожие задачи, то завести таблицу регулярных дел. Слева выписаны все ваши ежедневные рутинные дела. Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе – покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы организации информации. Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьтесебе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

2. Применяйте сразу. Прочитали страницу – внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритетыв ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Простые правила оптимизации общения с телевизором. Смотрите интересующие вас передачи в удобное для вас время. Постарайтесь уменьшить количество телевизионного фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу. Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. Бессмысленное переключение каналов многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.

Аналогичный подходработает и с другими источниками новостей (новостная лента в социальных сетях). Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой – отсутствие прочувствованных жизненных целей и желания к их достижению?

Электронная почта– великолепный инструмент. Ее преимущество в том, что почта не требует «одновременности» контакта —, вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время. Рекомендую следующие приемы оптимизации работы с электронной почтой. Отключите оповещение о приходе нового письма. Проверяйте почту с установленной периодичностью и не отвлекайтесь на нее в другое время. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям и настройте автоматическую сортировку почты.

От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т. п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации. Рекомендую использовать для этого метод «ограниченного хаоса».

1. Создаем «место хаоса»– входящий накопитель, в который складываем абсолютно все документы.

2. Мысленно сравниваем«расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).

3. Когда «расходы на хаос»становятся недопустимо велики, то есть, когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдельную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы – только во входящий накопитель.