Руслан Исмагилов - Как превратить 24 часа в 48

Более подробно инструмент «Поточная карта» рассмотрен в книге И. А. Калинина «Самоучитель по тайм-менеджменту».

4. Босс может применить для решения задачи матрицу «Срочность – важность» – дать понять сотруднику, какие задачи обладают наивысшим приоритетом, а какие могут быть отодвинуты на время. При этом нужно показать, что важные, но несрочные задачи через какое-то время могут перейти в ранг важных и срочных. Их лучше решать заранее, чтобы не оказаться в цейтноте и не работать над ними в стрессовой ситуации.

5. Босс решает, что отдельные функции сотрудника на время могут быть отменены или по крайней мере приостановлены. Например, стоит важнейшая задача – сдать квартальный отчет. От ее решения зависит премия всего отдела. Конечно, нет времени рассуждать о высоком. Надо срочно взяться за весла и грести быстрее, отложив на время другие дела.

Противоречие

Сотрудник должен брать на себя ответственность и иметь мотивацию к работе.

Сотрудник не должен брать на себя ответственность и иметь мотивацию, так как это требует усилий.

Идеальный конечный результат: работа сама обеспечивает высокую мотивацию сотрудника.

Вновь рассмотрим несколько решений проблемы.

1. Босс должен понять, какие эмоциональные триггеры зажигают конкретного сотрудника.

Существует несколько типов мотивации: инструментал, профессионал, хозяйственник, патриот, люмпен.

Инструменталу можно пообещать дополнительное вознаграждение. Его привлекают обычные радости жизни – новая игрушка в виде сотового телефона, машины, шубы и т. д. Дайте ему возможность приблизиться к мечте, и он будет успешно принимать задачу. Для него четко прослеживается связь между задачей и мечтой о новом телефоне.

Профессионала привлекают интересные и трудные поручения. Здесь он может реализовать свои профессиональные качества. Дайте ему возможность пошевелить мозгами, проявить интеллект, получить порцию эндорфина. Уже это позволит ему получить кайф без дополнительного финансового допинга.

Хозяйственника мотивируют возможностью вести дело от начала до конца. Он воспринимает себя как хозяина конкретного дела. Он чувствует себя, как гладиатор на арене Колизея. Его девиз – «Со щитом или на щите!».

Патриота мотивируют признание и уважение со стороны коллег и начальника. Ему нравится выступать в роли матери Терезы, спасателя, который спешит на помощь. Дайте ему возможность почувствовать свою востребованность в этом мире, получить внешнюю оценку, повесьте благодарственное письмо на видное место.

Люмпена трудно чем-либо мотивировать, но он выступает в роли козла отпущения. Люмпен четко понимает, что сфера его интересов лежит вне пределов организации: например, рыбалка, вышивание крестиком, вырезание лобзиком, компьютерные игры. Там он чувствует себя профи. Работа ему необходима, чтобы просто не умереть от голода. Все остальное ему просто по барабану, в том числе похвала или ругань босса. Босс может использовать непробиваемость люмпена в своих интересах: при всех ругать его и хвалить других работников за успехи в работе. На фоне люмпена другие сотрудники чувствуют себя крутыми перцами и готовы пластаться ради права чувствовать себя выше люмпена. В итоге все довольны – люмпена ругают, но не увольняют и платят заработную плату. Люмпен понимает, что за право плевать на все с высокой колокольни надо сыграть роль козла отпущения. Сотрудники за счет люмпена вырастают в собственных глазах и не замечают, что босс ловко подсадил их на крючок гордыни. Босс использует ресурс пофигизма люмпена для мотивации остальных.

2. Использование принципа минимального вклада. Сотрудники имеют более высокую мотивацию к работе, когда вознаграждение приходит сразу после ее исполнения. Сделал задачу – получил хотя бы устное одобрение или похвалу руководства. Тем самым формируется условный рефлекс: работа приводит к похвале и росту самооценки.

Пример: руководитель дал поручение сотруднику привести документ большого объема в требуемую форму и распечатать его. Сотрудник столкнулся с проблемой: кончилась краска в принтере, сам документ был оформлен с ошибками. Сотрудник нашел множество вариантов решений и довел задачу до финиша. Босс при всех сразу же похвалил его за находчивость и проявленный профессионализм. Основная фишка – награда сразу же нашла своего героя, а не пылилась в голове у босса.

3. Босс обеспечивает информационный обмен между сотрудниками. Проблема современного мира – безумная скука и пресыщенность людей. Отсюда бесконечные сплетни в социальных сетях и просмотр пустых фотографий в Интернете. Дайте людям предмет обсуждения – делегированные задачи и проблемы при их решении. Пусть люди обращаются друг к другу за консультацией. Один сотрудник выступает исполнителем и отвечает за конечный результат, а второй играет роль консультанта, эксперта, который с умным видом может ляпнуть какую-нибудь фразу. Основной смысл фишки – общение направляется в деловое русло.

4. Боссу надо понять, насколько сбалансированы обязанности сотрудника и реальные ресурсы. Если у сотрудника элементарно нет доступа к принтеру или Интернету, ему приходится обращаться за помощью к другим сотрудникам. Происходит потеря времени, и снижается мотивация.

Если сотруднику дают поручения, ему надо дать и полномочия и объявить всем остальным, что просьбы сотрудника должны восприниматься как просьбы самого босса.

Пример: однажды начальник организации собирал людей на конференцию. Организовали группу сотрудников для обзвона предприятий. Телефоны стояли в каждом отделе, но они нужны были для текущей деятельности. Возникла проблема – звонить надо, а доступ к телефонам ограничен. Тогда босс сам позвонил во все отделы и прямо сказал, что в ближайший час телефоны находятся в распоряжении сотрудников, занятых обзвоном. В результате каждый из них получил в свое распоряжение телефон и без помех выполнил работу.

Ставить задачи можно несколькими способами:

• по проблеме;

• по результату;

• по алгоритму.

При постановке задачи по проблеме руководитель формулирует проблему, но не описывает, как ее решать.

Достоинства

• Сотрудник может подойти к задаче творчески, что обеспечивает его рост и статус.

• Экономится время.

Недостатки

• Трудно контролировать ход выполнения задачи.

• Неясен результат.

Применить этот способ возможно при высокой квалификации исполнителя.