Тони Крэбб - БезУмно занят. Как выбраться из водоворота бесконечных дел

Вы можете обратить эффект Зейгарник себе во благо: чтобы дело пошло быстрее, нужно «открыть» посвященную ему «папку» как можно раньше. Мы имеем склонность откладывать большие, сложные дела или те задания, которые требуют творческого подхода, до последнего – но с этой привычкой можно покончить, если научиться открывать их «папки» за несколько дней до начала работы. На практике достаточно посвящать им всего по 20 минут в день – можно просто прокручивать их в голове и мысленно прикидывать, с какой стороны к ним лучше подступиться. Над остальным поколдует подсознание – и когда придет время браться за работу всерьез, идеи попрут сами собой.

Недавно я начал новую жизнь – или по крайней мере подарил новую жизнь своему компьютеру. Я ненавижу, когда мой ноутбук начинает работать все медленнее и медленнее, зависает и отключается. Поэтому я полностью стер информацию с жесткого диска и переустановил все заново. В процессе я очистил свою систему от всех ненужных программ и куки-файлов. Сделав это, я разгрузил процессор и позволил ему сконцентрировать все силы на выполнении моих команд. И он снова работает идеально.

Мозг функционирует почти так же. Мы можем обрабатывать одновременно лишь ограниченное количество информации. Любые дополнительные мысли, заботы и идеи, которые вы продолжаете крутить в голове, снижают скорость работы вашего «процессора». Избавьтесь от них. После прочтения книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» {22} 22 Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. – М.: Вильямс, 2007. я вынес из нее одну главную рекомендацию: создайте для своего мозга файловое хранилище. Найдите способ сливать из своей головы информацию куда-нибудь еще. Для большинства из нас этим «куда-нибудь еще» могут стать ноутбук или смартфон. Но здесь есть три важнейших правила. Во-первых, единожды выбрав какое-нибудь хранилище, вы должны всегда держать его под рукой. Во-вторых, записывая в него свои мысли, вы не должны пытаться сразу же их как-то рассортировать и проанализировать – это отвлечет вас от тех дел, которыми вы заняты в настоящий момент. Просто зафиксируйте их. И в-третьих, заведите привычку регулярно просматривать список своих отправленных в хранилище мыслей (я делаю это раз в неделю). Когда у вас появится возможность выкидывать из головы несвоевременные идеи, будучи уверенным, что те не пропадут, вы испытаете невероятное облегчение.

Представьте, что бы было, если бы каждый раз, когда вы надеваете ботинки, вам приходилось бы заново учиться завязывать шнурки. Вы бы изо дня в день тратили на это немало сил. Но, к счастью, с большинством операций, которые нам приходится совершать в своей жизни, работает один и тот же принцип: стоит лишь однажды освоить эти действия, и дальше память позволит воспроизводить их, не особо задумываясь. Этот автоматизм – одна из прекрасных способностей нашего мозга. Однако иногда она заставляет нас действовать неэффективно. У каждого человека работают две системы мышления: Система 1 – автоматическое, интуитивное, быстрое и простое мышление; Система 2 – сознательное, рациональное, медленное и напряженное. Когда мы заняты, мы в большей степени полагаемся на Систему 1 и беремся решать каждую новую задачу заученными способами.

И сколько же рабочих часов или даже недель мы потратили впустую из-за того, что взялись за дело, не обдумав его заранее? Причина здесь не в плохой организации работы, а в том, что мы не попытались создать индивидуальный путь решения для данной проблемы. Не притормозили, чтобы вникнуть в процесс и осознать, какого результата мы хотим достичь. Приведу вам примитивнейший пример: не так давно я понял, что трачу по несколько часов в неделю на составление для своих клиентов предложений о сотрудничестве и отчетов о проделанной работе, потому что я категорически против использования «стандартных» формулировок. И тут я подумал: «Неужели нельзя найти способ попроще?» Стоило мне остановиться и пораскинуть мозгами, мне в голову тут же пришло элементарное решение: я стал писать предложения и отчеты не в формате Word, а в виде презентаций PowerPoint, добавив в них визуальных элементов и сократив число слов на 80 %. Клиенты были в восторге, а я сэкономил массу времени.

Так неужели нельзя пожертвовать минуткой, чтобы сократить часы работы?

Мы все знаем, что время от времени нужно давать себе передышку – но правда ли, что перерыв перерыву рознь? Марк Берман, ассистент профессора психологии в Университете Южной Каролины, пришел в одном своем исследовании к интересным выводам: если люди проводили свой короткий перерыв в дендрарии, прогуливаясь среди деревьев, эффективность их умственной работы возрастала на 20 % {23} 23 Marc G. Berman, John Jonides and Stephen Kaplan (2008), ‘The Cognitive Benefits of Interacting With Nature’, Psychological Science , volume 19, number 12, pp. 1207–1212. . Если же они гуляли не на лоне природы, а вдоль оживленной улицы, перерыв не способствовал сколько-либо заметным улучшениям в их продуктивности. Причиной тому внимание. Когда мы работаем, нам приходится его напрягать, и это нас утомляет. Прогуливаясь на природе, мы переключаемся в режим так называемого «непроизвольного внимания»: мы ни на чем не сосредотачиваемся, замечаем какие-то объекты, но почти сразу отвлекаемся на что-нибудь другое, – и за это время та часть нашего мозга, которая отвечала за сконцентрированное внимание, может восстановиться. Но на оживленной улице нам приходится сохранять бдительность, чтобы обеспечить себе безопасность.

Говорят, что менять виды деятельности так же хорошо, как и отдыхать, – а это исследование показывает, что смена занятий и есть отдых. Когда мы очень заняты, перерывы обходятся нам очень дорого – они крадут у нас бесценное время, которого и так слишком мало. Поэтому, если уж вы устраиваете перерыв (а я надеюсь, что это так), пусть он будет полезным. Займитесь чем-то отличным от того, что делали по работе: расслабьте глаза, если до этого во что-то пристально вглядывались, разомните тело, если до этого напрягали только голову, поболтайте всласть, если до этого молча пахали, и не бегите пить кофе, если уже взбудоражены!

Занятость – это не только складывающиеся обстоятельства, но и наше внутреннее состояние. Мы движемся по бесконечной спирали: работа давит на нас, мы начинаем сами себя подгонять и оттого чувствуем еще большее давление… Мой последний совет прост: не воспринимайте все так серьезно! Относитесь к жизни проще. И в нас самих, и в нашей жизни масса нелепого и смешного – мы с пугающей отчетливостью осознаем это в минуты больших потрясений. Но будничная суета слепит нас, и мы видим лишь ужасные бедствия, которыми нам прямо сейчас грозит очередная накладка, и свое светлое будущее, которое когда-нибудь непременно грядет (как доказал гарвардский психолог Дэниел Гилберт, мы смотрим на собственные перспективы через самые розовые очки на свете). И вот, застряв между сиюминутной паникой и радужными надеждами на будущее, мы становимся невыносимо серьезными (и немного занудными).