Дэвид Аллен - Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса

Для немедленного внедрения системы GTD в жизнь не нужно приобретать какой-либо специальный программный продукт или овладевать новыми навыками. Достаточно обычного здравого смысла. Единственные безусловные требования – наличие какого-нибудь инструмента для фиксации информации, разумный подход и надежное место, где вы сможете хранить списки своих дел. Эта универсальность и послужила причиной популярности системы.

За многие годы я не обнаружил какой-то особой категории людей, которой система GTD подходила бы больше, чем остальным. Ее с успехом используют президенты ведущих корпораций и обычные дети, люди искусства и руководители проектов, целые семьи и представители духовенства, студенты и пенсионеры. Мы проводили GTD-тренинги и в корпорациях, входящих в список Fortune 50, и в некоммерческих организациях, и в компаниях, работающих в области высоких технологий, и на семейных предприятиях, и в правительственных учреждениях. Мы знакомили с этой системой представителей кредитно-финансовых и коммунальных услуг, здравоохранения и энергетики, транспорта и аэрокосмической промышленности, науки и образования и, конечно же, практически всех сфер бизнеса. Ее одинаково воспринимали и в Германии, и в Саудовской Аравии, и в Эстонии, и в Пуэрто-Рико, и в Канаде, и в Бразилии. Мы не обнаружили каких-либо различий в восприятии этих методик в зависимости от типа личности, стиля обучения или пола.

Если бы система GTD помогала решать только какие-то уникальные проблемы, ее востребованность была бы ограничена. Если бы она была панацеей от малосущественных проблем, глупо было бы ожидать ее широкой популярности.

Сейчас люди все чаще и чаще испытывают стресс, ощущение полной потери контроля над ситуацией. Поэтому во всем мире растет осознание потребности в восстановлении душевного равновесия.

Чего мы в итоге хотим? Мы хотим больше свободы и меньше работы. В то же время мы хотим быть постоянно готовыми к неожиданностям, которые сейчас происходят чаще, чем когда-либо прежде. Короче говоря, мы все отчаянно хотим узнать, как управлять – нет, не информацией – делами. И понять, как все наши дела влияют друг на друга.

Меня часто спрашивают: «Дэвид, в чем новизна вашего метода с точки зрения технологий, межличностных коммуникаций, информации, то есть именно тех факторов, что вызывают стресс?» Мой ответ всегда прост: «В нем нет ничего нового. Новизна – исключительно в повышении частоты обновления ваших дел без стресса».

Перемены, даже положительные, всегда влекут за собой стресс. Ведь все новое неминуемо связано с перенастройкой отношений и изменением представления о самом себе. Так было, и так будет впредь. Сегодня за какие-то три дня происходит столько глобальных перемен, возникает столько новых проектов и происходит столько переоценок ценностей, сколько во времена молодости наших родителей случалось в течение целого месяца или даже года. Поэтому они спокойнее переносили стрессы. Мы живем фактически в условиях постоянного стресса: новые технологии позволяют любой информации оседать в вашем электронном почтовом ящике, а любое голосовое сообщение способно в любой момент взорвать ваш внутренний мир и разрушить ваши приоритеты, как карточный домик.

Основные популярные системы самоусовершенствования ориентированы на решение двух проблем: управление временем (тайм-менеджмент) и управление информацией. Их решение, как правило, состоит в простом вводе ваших проектов в заданную систему. При этом используется календарный план и почасовое расписание, применяются такие опции, как темп, пространство, сортировка, выбор инструментов и технологий.

Как бы то ни было, ни время, ни информация сами по себе не могут стать источником стресса. На деле вы не можете управлять временем: это типичная гипербола. Вы можете руководить только своими действиями и фокусировкой внимания. Время – это то, что помогает уяснить, в условиях каких ограничений, то есть где и когда вам нужно выделить конкретные ресурсы (силы и средства). Если вы действительно эффективно управляете своими делами, фактор времени практически нейтрализуется. У вас отсутствует ощущение дефицита ресурсов, конфликтов или дисбаланса.

Реальной проблемой в этих условиях становятся серьезные перегрузки. Природа – один из самых сложных внешних миров, с которыми мы сталкиваемся, – помогает нам расслабиться благодаря своей удивительной органичности и постоянной изменчивости. При этом информация, поступающая к нам из природы, понятна, очевидна и оставляет в памяти позитивные воспоминания.

Информация же, поступающая по электронной почте, зачастую бестолкова. Нужно открыть соответствующую папку, прочесть письмо, понять и оценить его, после чего системно интегрировать все поступившие сообщения и факты. При этом нагрузка такова, как будто вы в течение дня сталкиваетесь с сотней медведей, пчел и других «движущихся объектов».

Как показывает практика, справиться с таким стрессом можно проверенным способом, применяя по отношению к каждой из контролируемых позиций эффективные интеллектуальные методики и сортируя всю входящую информацию по соответствующим папкам. Именно этому учит система GTD. И именно поэтому она эффективно работает в довольно жестком режиме.

Другим фактором широкого распространения системы GTD стало повышение требований к собственной эффективности. Мир, в котором мы живем, требует умения быстро приводить свои дела в порядок и добиваться поставленных целей. Энтузиазм и инновации являются критически важными факторами. И если, например, компания или индивидуум не могут выполнить разработанный план, любые, даже самые замечательные идеи и стратегии становятся бесполезными.

Но я утверждаю, что научиться добиваться поставленных целей действительно можно. До сих пор широко распространено мнение, что одни люди от природы более продуктивны, а другие изначально не обладают этой способностью. Подобное предвзятое мнение было характерно для менеджеров по продажам, но лишь до того дня, когда некто понял, что процесс продаж можно регламентировать, разложив его на специфический набор процедур, которые можно изучить и воспроизводить.

Похожие случаи часто происходят в области творчества и инноваций. Раньше считалось, что человек от рождения наделен или же обделен талантом к открытиям и творчеству. А это не так. Если строго следовать своеобразному регламенту, то на выходе любой человек получит ворох творческих и инновационных идей и решений.