Дэвид Аллен - Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса

Система GTD по сути представляет собой простую компиляцию трех моделей. По большей части я их обнаружил и проверил в процессе ежедневного общения с людьми, нуждавшимися в уточнении своих жизненных ситуаций и выборе направления дальнейших действий.

Выношу на ваш суд краткое описание этих трех моделей. Чуть позже в этой книге я подробно разъясню, как они работают и как работать с ними.

Модель управления рабочим процессом состоит из пяти этапов [2] Более детальная схема представлена в Приложении IV . :

● сбор/выявление;

● сортировка;

● упорядочение;

● обзор состояния дел;

● исполнение.

В сущности это методика, разработанная как самый эффективный способ сбора/выявления, анализа, упорядочения и управления списками «рутины». То есть того, что мы должны систематизировать и победить. Эта методика подразумевает тщательное фиксирование всего необработанного входящего материала, принятие соответствующих решений по каждой позиции, упорядочение полученных результатов по категориям, оценку всей системы в целом и отдельных ее частей, а также выбор правильного варианта действий. Этот компонент, отражающий «горизонтальную» часть методов самоорганизации, в наибольшей степени связан с системой GTD. Он является наиболее простым прикладным средством, способным немедленно повысить продуктивность.

Планирование и управление проектами, как правило, подразумеваются моделью рабочего процесса, но не рассматриваются в качестве самостоятельных целей. Сортировка собираемой информации (в электронной почте, в лотке для входящей информации или в протоколах совещаний) обязательно сопряжена, с одной стороны, с вычленением и инициированием проектов по мере появления соответствующих идей, а с другой – с разработкой плана мероприятий по реализации этих проектов.

Как бы то ни было, часто приходится работать над реализацией целей, требующих кропотливого и тщательного продумывания. К таковым, например, относятся ваша свадьба, новый сайт, написание книги или долгожданный отпуск. Для планирования и реализации таких проектов я сформулировал простую модель с пятью фазами.

На заре эпохи управленческого консультирования тема «Планирование проекта» для моих клиентов представляла второстепенный интерес. Как правило, они задавали один и тот же вопрос: «Какая модель или программное обеспечение лучше всего подходит для планирования проекта?» Им казалось, что все разработки, имеющиеся в этой области, изначально либо слишком просты, либо чересчур сложны.

Я говорил им об обычном подходе к планированию, когда мы размышляем о делах, не особенно стараясь упорядочить их и добиться поставленных целей. Отрадно заметить, что при этом мы все-таки в большинстве случаев тратим свое время эффективно, но не очень четко осознаем, каким образом все это делаем. Даже просто выходя из дома пообедать или поработать на садовом участке, мы так или иначе занимаемся своего рода планированием. По моему убеждению, вообще невозможно прожить день и при этом не планировать свои действия.

Независимо от того, большой или маленький проект находится в работе, наше сознание в процессе воплощения замыслов в реальность естественным образом проходит через пятиэтапный процесс, который выглядит так [3] См. Приложение II и Приложение III . :

● предназначение и принципы;

● видение;

● мозговой штурм;

● упорядочение;

● планирование последующих мероприятий.

Мы вынашиваем свой замысел, осознаем свое предназначение. При этом направление наших мыслей и модель поведения определяются нашей системой ценностей. Затем мы разрабатываем видение, то есть свое представление о том, какая реальность удовлетворила бы нас по факту выполнения своего предназначения. Несоответствие действительности эталону повергает нас в стресс, и мы автоматически начинаем генерировать идеи о том, как добиться реализации своего видения (мозговой штурм). Далее мы приступаем к сортировке полученных идей по компонентам, очередности и приоритетности (то есть упорядочиваем их). Так формируется наш личный план действий, направленных на то, чтобы добиться поставленной цели.

Эта модель планирования естественна и не является стандартным регламентом. Тем не менее она может использоваться как эффективный способ фокусировки сил и средств без всякого непроизводительного напряжения и позволяет сформировать «вертикальный» срез размышлений, необходимый для разного рода проектов, ситуаций и тем.

Осталась еще одна движущая сила, которую обязательно нужно рассмотреть, – расстановка приоритетов.

Управление – это всего лишь распределение ограниченных ресурсов (сил и средств), подразумевающее владение искусством выбора, или искусством расстановки приоритетов. Мне всегда казалось, что способ, с помощью которого большинство моделей тайм-менеджмента и стратегического консалтинга изображают процесс расстановки приоритетов, совершенно негоден. По крайней мере он проработан явно недостаточно, без учета всех факторов, которые действительно влияют на наши действия.

Все мы обычно естественным образом расставляем приоритеты, но можем еще более оптимизировать этот процесс. С этой целью я выявил шесть горизонтов фокусирования и исследовал их роль, проверив все факторы, влияющие на наш выбор.

Горизонты фокусирования я открыл для себя в какой-то степени случайно. Однажды ко мне обратились с просьбой организовать сессию коучинга для одного топ-менеджера с Уолл-стрит. Главной проблемой для этого человека было «чрезмерное количество совещаний». Его помощник постоянно отбивался от сотрудников, жаждавших записаться на прием к шефу, притом что график был забит на месяцы вперед.

Когда я пришел к нему в офис, он закрыл дверь и тут же умоляюще спросил: «Что мне делать с этим графиком?» Я решил начать с уточнения перспективы и на доске, висевшей у его рабочего стола, записал свою версию таких важнейших моментов, как:

● предназначение и принципы;

● видение;

● цели;

● зоны ответственности;

● проекты;

● планы мероприятий.

Каждый из этих уровней имел свое содержание, которое могло оказать влияние на результат нашей беседы. И не успел я завершить список, как мой визави воскликнул: «Я понял!» – «Что вы поняли?» – спросил я. «Нет, я не по поводу совещаний… Это я о своих детях!»

После этого он вплотную занялся анализом своих совещаний, убежденный, что наша встреча поможет ему разобраться в причинах его крайне жесткого ритма. Его озарило, что бесконечные заседания украли у него массу времени, которое он мог бы с пользой потратить на общение со своими подрастающими сыновьями. Цель не стоила затраченных усилий.